Учет денежных средств в кассе

   Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 «Об осуществлении комплексных  мер по своевременному и полному  внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей» предусмотрена  следующая ответственность за нарушение  правил ведения операций в наличными  денежными средствами:

   1) за неоприходование (неполное  оприходование) в кассу денежной  наличности – штраф в 3-кратном  размере неоприходованной суммы;

   2) за осуществление расчетов наличными  денежными средствами с другими  предприятиями, учреждениями и  организациями сверх установленных  предельных сумм – штраф в  2-кратном размере суммы произведенного  платежа.

Согласно  пункту 5 письма ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с  покупателя;

   3) за несоблюдение действующего  порядка хранения свободных денежных  средств, а также за накопление  в кассах наличных денежных  средств сверх установленных  лимитов – штраф в 3-кратном  размере выявленной сверхлимитной  наличности (под сверхлимитной кассовой  наличностью понимается средняя  величина, рассчитанная исходя из  суммы и количества дней превышения  лимита остатка денег в кассе).

   На  руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством  размере минимальной месячной оплаты труда.

   За  неустановление лимита кассы ответственность  не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из учреждений банков, лимит остатка считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность – сверхлимитной. Не установлены штрафные санкции также полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена между предприятием и банком.

   В том случае, если по условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание о сборе денежной наличности между предприятием, обслуживающем его банком и управлением инкассации установлен сверхлимитный остаток в кассе в случае неприезда инкассатора, то это не является нарушением порядка ведения кассовых операций.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   1.4. Документальное оформление  кассовых операций

   С принятием ГК РФ по статистике постановления  № 88 от 18 августа 1998 г. «Об утверждении  унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Внесены изменения в постановление № 241 от 28 декабря 1989 г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций»

Утверждены  согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные  формы первичной учетной документации вступающие в действие с 1 января 1999 года: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». Надо отметить, что постановление № 88 не внесло изменений в перечисленные первичные документы.

         Прием наличных денег  кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная  главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата. (Приложение 2)

   Кассир  выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям (№№ Т-49; Т-51) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). (Приложение 3)

   Расходные кассовые документы подписываются  главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна  и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

   При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

   Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указание / полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При  получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

   Заработную  плату, пособия по  временной нетрудоспособности, премии кассир  выплачивает по платежным  ведомостям.  На  титульном листе   платежной ведомости делается  разрешительная  надпись в кассу о выдаче  денег за  подписями руководителя   предприятия и главного бухгалтера,  с указанием сроков  выдачи денег   и их  суммы (прописью). (Приложение 4). 

   По  истечении  трех  рабочих  дней  после получения денег  из учреждения  банка  для  оплаты  труда,  пособий,  премий  кассир  в  платежной  ведомости  против фамилии  лиц, не  получивших деньги, делает  пометку  от  руки  “Депонировано”,  затем  составляет  реестр    депонированных   сумм.  В  ведомости  кассир  делает  надпись    о  фактически   выплаченных   и  неполученных   суммах,   которую  заверяет  своей  подписью. На выписанный  по платежной   ведомости  сумму  выписывают  расходный  кассовый  ордер.

   Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. (Приложение 5)

   Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

   Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления  этих документов. Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

   При завершении операций кассир обязан подписать  расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью: приходные – «Получено», расходные -  «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

   Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО – 3) (Приложение 6). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

 
 
 
 

   1.5. Аналитический учет  кассовых операций

   Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

   Все поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитывают в кассовой книге  (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу (Приложение 7). 

   В обязанность кассира входит ведение кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

   Записи  в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах  через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

   Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

   В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

   На  предприятиях, при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись  автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

   Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера предприятия.

   Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном ордере или  в другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

      На  предприятиях, где работает несколько  кассиров, их работу координирует старший  кассир, который перед началом  рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных  операций сумму наличных денег под  расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма  №КО-5). Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед  главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным  документам, и сдать остаток наличных денежных денег и кассовые документы  по произведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге  учета принятых и выданных кассиром денег.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.6. Инвентаризация денежных  средств, ревизия  кассы

 

   В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 «Об  утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.                                                 |

   При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты я др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные в обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

   Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляется актом (форма инв.-15). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира.