Бухгалтерский учет, анализ, аудит денежных потоков

На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организации. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

В малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организации, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

Существенные ограничения  по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации от 18.08.96 г. № 1212. В соответствии с данным Указом организациям запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц (физических и юридических), минуя свой счет. За несоблюдение этого порядка налоговые органы налагают на организацию штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Организациям запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка  налоговые органы налагают штраф  в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам. Для расчетов с физическими лицами и предпринимателями без образования юридического лица предельный размер расчетов наличными не установлен.

 В кассе можно хранить  небольшие денежные суммы в  пределах установленного банком  лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки  и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов  в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

Для установления лимита остатка в кассе организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание расчет по форме №0408020 « Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешении на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу».

Расчет лимита денежных средств в кассе организации рассчитывается  исходя из сумм, поступивших в кассу за последние  три месяца и делится на количество рабочих дней  за данный квартал. В расчет не берутся суммы, полученные из банка для выплаты заработной платы.

Для учета кассовых операций применяются типичные межведомственные формы первичных документов и учетных регистров, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999г.

Поступление в   кассу   и  оприходованием  наличных  денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1)3 , состоящим из приходного кассового ордера и квитанции к нему.  Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером.  По строке  «Основание»  указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «В том числе» - сумма НДС цифрами.

      Вторая часть  приходного кассового ордера-квитанции является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Квитанция также подписывается главным бухгалтером и заверяется печатью и регистрируется  в  Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Затем квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с  погашенным  штампом  «Оплачено»  прилагается  к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по  оприходованию денежных средств.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным  кассовым ордером  (ф. №  КО-2 ) с учетом тех же требований, которые предъявляются к выписке приходного кассового  ордера. Но  расходный кассовый ордер подписывается и руководителем организации. Все приходные и расходные ордера до передачи в кассу на исполнение регистрируются в бухгалтерии в специальном документе  форма № КО-3 « Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров».

          Журнал  построен таким образом, что по  его данным контролируется целевое  назначение полученных и израсходованных  наличных денежных средств организаций, присваивается номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность.

Для учета кассовых операций применяется типичная форма первичного документа и регистра аналитического учета - кассовая книга форма  № КО-4 . Ежедневно кассир записывает в кассовую книгу остаток наличных денег в кассе на начало дня, приход и расход по каждому приходному и расходному ордеру в течение дня и остаток денежных средств на начало следующего дня. Все записи в кассовой книге выполняются под копирку на основном и отрывном листах. Первый экземпляр остается в кассовой книге (хранится у кассира), а второй, вместе с первичными документами передается в бухгалтерию и служит отчетом кассира. Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована, опечатана, подписана  главным бухгалтером и руководителем  организации. После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных и расходных ордеров. Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги ) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы- ордера)

Для синтетического учета кассовых операций предназначен основной денежный активный счет 50 «Касса»

           В дебет его записывают поступление денежных средств  в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), вокзалов.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

     Из кассы  денежные средства выдаются на следующие цели:

     - на выплату заработной  платы;

     - под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

     - на командировочные  расходы;

     - на оказание материальной  помощи работникам;

     - на выплату пособий  по временной нетрудоспособности;

     Схема учета кассовых операций представлена на рисунке 1

Первичные документы
Приходный к/о № КО-1		Расходный к/о№ КО-2

Кассовая книга ф. № КО-4
Приход		Расход

Дт 50		Кт 50
Журнал-ордер № 1

                                           Главная книга

                                                   БАЛАНС

Рисунок 1 Схема учета кассовых операций

Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы - по заработной  плате. 

Основным документом на выплату заработной платы является  платежная ведомость. На первом (титульном) листе ее делается разрешительная надпись на выплату  денежных  средств  за  подписями руководителя и главного бухгалтера организации.  В платежной  ведомости  каждый работник расписывается против своей фамилии. Если выдача заработной платы осуществляется другому работнику, он должен предъявить кассиру доверенность, оформленную надлежащим образом. В платежной ведомости работник должен записать:  «по доверенности» с указанием даты и своей подписи. Доверенность кассир прилагает к ведомости в качестве оправдательного документа.       Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано» или сделана запись от руки. На депонированные суммы составляется реестр.

      В конце платежной ведомости кассир указывает итог  на  сумму фактически выплаченных   и   подлежащих   депонированию  денежных средств. В кассовую  книгу  записывается  фактически  выплаченная сумма. Депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.4              

Не реже одного раза в месяц комиссией, назначенной руководителем предприятия,  производится внезапная инвентаризация  кассы. При инвентаризации  кассы  проверяется фактическое наличие денег, ценных бумаг и других ценностей, находящихся там. При подсчете  фактического наличия денег в кассе принимаются к учету денежные знаки,  почтовые  марки,  марки  государственной пошлины. Предъявленные  кассиром почтовые марки и марки государственной пошлины принимаются по номинальной стоимости.

      Расписки и другие  документы  на  позаимствованные  в  кассе деньги  в  остаток наличности не включаются.  Заявление кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию,  во внимание не принимаются. До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей кассир  должен  составить кассовый отчет.  До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается подписать расписку в том, что к  началу инвентаризации  все  приходные  и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы  в  бухгалтерию,  все  денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Комиссия проверяет правильность составления кассового отчета  и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации.  Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных ордеров комиссия должна сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету,  с записями в журнале регистрации,  чтобы убедиться  в полноте учета последних кассовых операций.  После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе.  Денежные  средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности.  При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись,  в которой указываются достоинства купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. После проверки  денег и других ценностей,  хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать  расписку о том,  что все указанные в акте инвентаризации наличия денежных средств суммы,  документы и другие ценности приняты им  на ответственное  хранение.  При установлении излишков или недостачи денег и других ценностей в кассе,  а также при наличии  временных расписок о заимствовании денег из кассы комиссия обязана потребовать от кассира письменное объяснение о  причинах  недостачи  или излишка.