Бухгалтерський облік і аудит розрахунків з підзвітними особами підприємства

Список таких осіб затверджує керівник підприємства, кошти на відрядження видають у міру необхідності в межах сум, передбачених кошторисом.

Об’єкт обліку — грошові кошти (підзвітні кошти), які видані фізичній особі для здійснення оперативно-господарських витрат (купівлі предмета, використання під час службового відрядження тощо).

Грошовий аванс - це грошова сума у національній або іноземній валюті, видана підзвітній особі в рахунок майбутніх платежів за виконані роботи, надані послуги, на купівлю цінностей, покриття витрат на відрядження. Як правило, грошовий аванс становить 100 % від величини майбутніх платежів. Однак можливий й інший варіант - виконання завдання підзвітною особою, а потім розрахунок з ним підприємства на підставі авансового звіту [5, с. 26].

 Видача грошового авансу  під звіт може здійснюватися  з таких джерел:

  1. з каси підприємства, при цьому можливі два варіанти:

а) видача готівкових грошових коштів з каси підприємства за рахунок залишку в касі або виручки, що надійшла;

б) видача готівкових грошових коштів з каси підприємства за рахунок отриманих касиром за чеком грошових коштів з поточного рахунка підприємства в банку на витрати на відрядження у національній або іноземній валюті, господарські потреби, закупівлю сільськогосподарської продукції, закупівлю товарів, оплату послуг і виконаних робіт;

 2. за грошовим чеком з поточного або валютного рахунка в установі банку; при цьому в бланк грошового чека вносяться паспортні дані підзвітної особи як одержувача грошових коштів за чеком;

 3. грошовим (поштовим або телеграфним) переказом через установу зв’язку в місце перебування підзвітної особи;

 4. за допомогою гарантованого платіжного доручення через банк.

Зауважу, що три останні джерела, тобто отримання коштів тільки з установ банку, передбачені для підприємств, що мають податкову заборгованість.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі [11, c. 103]:

1. господарські витрати;
2. службові відрядження;
3. наукові експедиції;

Гроші, видані під звіт, повинні використовуватись лише на ті потреби, на які вони видані. Видача грошей під звіт дозволяється тільки робітникам свого підприємства із своєї каси. Грошові чеки для одержання підзвітних сум безпосередньо з розрахункового рахунку в банку, як правило, не видають.   Підзвітній особі видають гроші на основі її письмової заяви з дозволу керівника підприємства при наявності довідки бухгалтерії про те, що за даною особою немає заборгованості по раніше виданих авансах [8, 36].

Завдання бухгалтера — контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів,  називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити,  і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки,  підписи і таке інше). Якщо всі додані документи є достовірними,  суму "списують " з підзвіту,  так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином,  підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків.

Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти,  то підприємство до моменту їх відшкодування буде мети кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів) [7, с. 102 - 104].

Виконання обов’язків підзвітної особи передбачає здійснення таких функцій [2, c. 16]:

1. отримання завдання;
2. отримання грошового авансу для оплати витрат, пов’язаних з виконанням отриманого завдання. Підзвітній особі також можуть бути видані розрахункова чекова книжка для розрахунків з партнерами і довіреність на отримання цінностей;
3. скерування на інше (інші) підприємство для виконання завдання (одержання цінностей, послуг, робіт і, при потребі, їх оплата) в тому ж населеному пункті, в якому розташоване підприємство, місце основної праці підзвітної особи, або поза місцем основної роботи, тобто під час службового відрядження;
4. оформлення документів на отримання цінностей, послуг, робіт і їх оплату, з позначенням у документах реквізитів підприємства, яке скерувало (відрядило) підзвітну особу;
5. передача цінностей матеріально відповідальній особі свого підприємства, а документів на їх отримання і оплату - в бухгалтерію. Якщо працівник був відряджений, то в цьому випадку в бухгалтерію здаються документи, які підтверджують його витрати на відрядження (квитки, квитанції та ін.);
6. складання звіту про використання одержаних грошових коштів і врегулювання грошових відносин, що виникли (повернення залишку невикористаних за призначенням готівкових коштів, отримання додаткових готівкових коштів на покриття визнаної обґрунтованою перевитрати та ін.).

Статус підзвітної особи підприємства залежно від мети її відрядження нормативною базою встановлений не для всіх категорій працюючих.

У відрядження може бути відправлена фізична особа, з якою відносини підприємства регулюються трудовим договором (угодою, контрактом) на постійній основі або як зі сумісником. Тобто, якщо з таким працівником відносини підприємства регулюються цивільно-правовими договорами, він не може їхати в службове відрядження від цього підприємства. Що стосується сумісника, то він може мати два посвідчення про відрядження (переважно в один пункт і, очевидно, з однією метою) - одне з основного місця праці, друге - з місця праці за сумісництвом [8, с. 15].

Для впорядкування обліку відряджень і усунення конфліктів з перевіряючими органами при віднесенні витрат на відрядження до витрат підприємства, доцільно внутрішнім письмовим розпорядженням встановити перелік осіб, які не є працівниками підприємства, але є членами його керівних органів і можуть бути скеровані в службове відрядження підприємством. Таким документом може бути наказ про облік операцій з підзвітними особами.

 Статус підзвітної  особи підприємства передбачає, з одного боку, право підприємства  вимагати відшкодування грошових  витрат і завданого підприємству  збитку з вини такої особи, з іншого - право особи вимагати  від підприємства відшкодування  затрачених особистих грошей. Цей  правовий аспект відносин вирішується  укладенням договору про повну  матеріальну відповідальність з  особами, уповноваженими підприємством  придбавати матеріальні цінності  для нього. У бухгалтерському  обліку можливе формування заборгованості  як підзвітної особи, так і  підприємства перед такою особою.

 Відповідно до ст. 134 Кодексу законів про працю [9] передбачається повна майнова відповідальність працівника стосовно майна підприємства, переданого працівнику під звіт.

Набуття статусу підзвітної особи може входити в його службові обов’язки, може поєднуватися з матеріальною відповідальністю. Такий статус може визначатися службовими обов’язками такої особи.

При направлені працівника підприємства в службове відрядження спеціального надання йому статусу підзвітної особи не передбачається: вона набуває такий статус автоматично під час отримання грошового авансу з каси підприємства на підставі розпорядження керівника; статус підзвітної особи закінчується складанням авансового звіту й остаточним розрахунком за одержані від підприємства грошові кошти. У разі якщо мета відрядження передбачає розрахунки за отримання цінностей для підприємства, з нею укладається договір про матеріальну відповідальність. На практиці ж частіше є ситуації, коли у відрядження, що передбачає придбання цінностей, скеровується матеріально відповідальна особа [10, с. 234].

Розпорядження керівника (наказ, службова записка, усне розпорядження, вказівка, розрахунок і т.д.) є основою для видачі грошового авансу підзвітній особі, тобто відбувається другий етап відносин. Ця стадія відносин знаходить відображення в бухгалтерському обліку [2, с. 14].

Так як в практичній діяльності будь-якого підприємства розрахунки з підзвітними особами носять масовий характер, ця ділянка бухгалтерського обліку є досить трудомісткою. Склад первинних документів за розрахунками з підзвітними особами, з одного боку, досить вузький - це авансові звіти, заяви на видачу грошей з каси. З іншого боку, склад документів, супутніх розрахунках з підзвітними особами, надзвичайно широкий і різноманітний, оскільки розрахунки з підзвітними особами пов'язані з багатьма іншими розділами обліку, наприклад, операціями по касі, розрахунками з постачальниками та підрядниками, операціями по руху матеріальних цінностей і т . д. Раціональна організація розрахунків з підзвітними особами сприяє зміцненню розрахункової дисципліни, підвищенню відповідальності підприємства за дотриманням розрахунків, скорочення дебіторської та кредиторської заборгованості, прискоренню оборотності оборотних коштів підприємства. Велика роль при цьому відводиться бухгалтерському обліку, за допомогою якого суцільним чином, безперервно і взаємопов'язане відбиваються всі документально підтверджені господарські операції, чим забезпечується достовірність, своєчасність і точність інформації. Правильна організація обліку розрахунків з підзвітними особами, з одного боку, забезпечує дієвий контроль використання на підприємстві грошових коштів, з іншого боку, дозволяє підприємству уникнути конфліктних ситуацій у взаєминах з податковою службою.

2. Теоретичні аспекти обліку і аудиту розрахунків з підзвітними особами

З каси підприємства підзвітній особі відповідно до розпорядження керівника може видаватися грошовий аванс лише на вказані в розпорядженні цілі (можливий варіант видачі авансу одночасно для вирішення виробничих питань підприємства і на витрати на відрядження, якщо це передбачене керівником).

Видача готівки з каси передбачає два варіанти: з використанням витратного касового ордера і видачу за відомістю. У разі оформлення касиром витратного касового ордера, в ньому вказується мета, на досягнення якої видається готівка підзвітній особі (відрядження, придбання цінностей і т.п.). Якщо на документі - додатку до витратного ордера (наказ, розпорядження, розрахунок і т.д.) є дозвільний підпис керівника, на витратному касовому ордері його підпис не обов’язковий. Цей варіант частіше використовується при разових виплатах підзвітним особам.

Другий варіант - це видача коштів під звіт, на службові відрядження за платіжно-розрахунковими (платіжними) відомостями, без оформлення касових ордерів.

 Видача коштів особам, яких нема в списковому складі (сумісники, виконавці трудових договорів (контрактів), члени органів управління  та ін.) може здійснюватися або  за витратними касовими ордерами  на кожного такого працівника  або за окремою відомістю. Порядок  встановлюється керівником підприємства.   Невикористані суми готівки, видані  під звіт на господарські, повинні  бути повернені підзвітною особою  в касу підприємства не пізніше  наступного дня після їх видачі. Повернення оформляється прибутковим  касовим ордером. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту такої підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Факт наявності заборгованості підзвітної особи встановлюється бухгалтерією [15, с. 17- 19].

Після виконання доручення підзвітна особа повинна подати авансовий звіт про здійснені витрати.  До нього прикладають рахунки, квитанції, товарні чеки, залізничні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. На документах про придбання матеріальних цінностей повинні бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Авансовий звіт підписує підзвітна особа. Готівка, має бути повернена до каси підприємства не пізніше 5 робочих днів після закінчення відрядження, а видана на всі інші цілі - один робочий день з дня видачі її під звіт.

Подані авансові звіти перевіряють в бухгалтерії в частині обґрунтованості здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена керівником підприємства. Після затвердження авансового звіту бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує суму витрат за авансовим звітом, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси. У випадках неповернення підзвітних сум вони мають бути утримані із оплати праці [6, с. 105].

У зв’язку з підвищеною відповідальністю розрахунків з підзвітними особами для оперативного обліку отримання і повернення грошових коштів на підприємстві бажано мати спеціальний обліковий реєстр, наприклад, Журнал контролю видачі і повернення грошових коштів підзвітним особам.

Працівник бухгалтерії, який веде такий журнал:

• відстежує погашення заборгованості працівником одержаних готівкових коштів;
• інформує адміністрацію про наявність сум за підзвітними особами, про які немає звіту за виданими раніше грошима при оформленні заявки на отримання готівки в банку;
• підтверджує відсутність заборгованості конкретної особи за раніше отриманими грошима для отримання нової суми грошових коштів.