Бухгалтерський облік і аудит розрахунків з підзвітними особами підприємства

Тепер зупинимось на помилках при оформленні звітів про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт. В цих звітах часто відсутні наступні реквізити: дата сплати по документу, що надається до звіту, відсутній дебет рахунку по наданим до списання витратам, назва підприємства, номер звіту, дата заповнення і надання в бухгалтерію, підпис бухгалтера і директора, що затверджують звіт, не заповнюється і ліва частина лицьового листа звіту, що визначає стан розрахунків по кожній підзвітній особі. У звіті про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт відсутній підпис підзвітної особи, а це свідчить про те, що витрати не підтверджені. Зустрічаються помилки в розрахунках, що пов’язані з невірним використанням нормативних актів.

Часто робляться помилки при списанні витрат на відрядження. Якщо витрати на відрядження не пов’язані з виробничою діяльністю підприємства, то вони не відносяться на рахунок податкових витрат, а списуються за рахунок  витрат підприємства тільки в бухгалтерському обліку.

Потрібно пам’ятати, що витрати на відрядження належать до витрат подвійного призначення. Ключовими моментами, що надають право платнику податку включати такі витрати до складу витрат, зокрема, є: фізичні особи, які направляються у відрядження,  повинні  перебувати у трудових відносинах з таким платником податку або бути членами його керівних органів; таке відрядження має бути пов'язане з господарською діяльністю такого платника податку; і нарешті, такі витрати мають бути підтверджено відповідними первинними документами.

Винятком, коли витрати на відрядження не потребують документального підтвердження, є сума добових витрат [13, c. 321 - 322].

 

 

3. Нормативно – законодавче регулювання обліку і аудиту розрахунків із підзвітними особами

 

 

Ведення бухгалтерського обліку та аудиту розрахунків з підзвітними особами здійснюється відповідно до нормативних документів, що мають різний статус. Одні з них обов'язкові до застосування, інші носять рекомендаційний характер.

У залежності від призначення і статусу нормативні документи доцільно представити у вигляді такої системи:

• 1-ий рівень (законодавчий) - визначає сутність бухгалтерського обліку, його завдання, основні поняття, використовувані в обліку, порядок регулювання, організації та ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності.
• 2-ий рівень (нормативний) - встановлює базові правила формування повної та достовірної інформації з окремих розділів бухгалтерського обліку та подання інформації в бухгалтерській звітності.
• 3-й рівень (методичний) - документи цього рівня носять рекомендаційний характер, в них викладені методичні вказівки, роз'яснення з питань постановки бухгалтерського обліку.
• 4-ий рівень (організаційний) - організації, керуючись законодавством України про бухгалтерський облік, нормативними актами органів, регулюючих бухгалтерський облік самостійно формують свою облікову політику.  
  У силу того, що розрахунки з підзвітними особами зачіпають декілька розділів як бухгалтерського, так і податкового обліку перелік законодавчих актів досить великий [5, с. 41].

Основними нормативними документами, що регулюють облік розрахунків з підзвітними особами є:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999 р.
2. Закон “Про аудиторську діяльність” (останніми роками зміни і доповнення до нього вносились тричі 15.12.2005р., 19.01.2006р. та 14.09.2006 р).
3. План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій» №291 від 30.11.99
4. Кодекс законів про працю України № 322-VIII від 10.12.71 р.
5. Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» з подальшими змінами №663  від 23.04.99 р.
6. Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.09.98 р. у редакції наказу Міністерства фінансів   України №362 від 31.08.2012.
7. Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПА України № 996 від     23.12.2010 р.
8. Наказ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» Зареєстровано в Міністерстві юстиції України  13 січня 2011 р. за N 44/18782. 
9. Положення про ведення касових операцій у національній  валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ №637 від 15.12.2004 р.
10. Указ Президента України „Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 11.05.99 № 491/99

11.  Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість».

12. Цивільний кодекс України., від 2003, NN 40-44 (Редакція станом на 19.01.2013).

13. Господарський кодекс N 3322 – VI (3322 – 17) від 21.05.2011.

14. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI (Редакція станом на 01.04.2013).

15. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 «Баланс», затвердженого наказом Мінфіну України від 31.03.99 р. № 87

16. Міжнародний стандарт аудиту 300 "Планування".

17. Міжнародний стандарт аудиту 500 "Аудиторські докази".

В таблиці 1.7. продемонстровано значення вищенаведених документів з організацією обліку з підзвітними особами.   

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                       Таблиця 1.7        

Документ та його сутнісне значення при організації обліку з підзвітним особами

Документ	Пояснення
Закон України від 16.07.1999 р. №996-XI»«Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»	Даний закон затверджений з метою дотримання підприємством протягом звітного року єдиної методики відображення в бухгалтерському обліку і звітності господарських операцій та порядку оцінки об'єктів обліку. Обов'язки головного бухгалтера визначаються посадовими інструкціями, розробленими у відповідності з вимогами п.7 ст.8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
План  рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобовязань і господарських операцій підприємств і організацій № 291 від 30.11.	Вказаний рахунок 37 "Розрахунки з різними дебіторами" і відповідний субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами". На вказаному субрахунку ведеться облік розрахунків з підзвітними особами.
Кодекс законів про працю України от 10.12.71 р. № 322-VIII	Гарантії і компенсації при службових відрядженнях. Працівник повинен виконувати розпорядження керівника правильно і доцільно використовувати підзвітні суми.
Постанова КМУ від 23.04.99 р. №663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» з подальшими змінами.	Порядок оплати службових відряджень в межах України та за кордон
Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні N 637  від 15.12.2004	Вжито термін "підзвітна особа" та передбачено, що підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки Звіт про витрачання одержаних у касі сум у певні строки

 

 

Продовження табл. 1.7

Наказ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» Зареєстровано в Міністерстві юстиції України  13 січня 2011 р. за N 44/18782.		Вимоги щодо  надання  коштів  на  відрядження. Витрати,  пов'язані  з  відрядженням  чи   виконанням   деяких цивільно-правових  дій,  оплачених  з  використанням корпоративних платіжних карток,  дорожніх,  банківських або іменних чеків, інших платіжних документів. Вказана форма складання такого звіту.
Указ Президента України „Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 11.05.99 № 491/99		Визначені умови застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки
Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість»		Визначає методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість та її розкриття у фінансовій звітності.
Цивільний кодекс України., від 2003, NN 40-44 (Редакція станом на 19.01.2013).	Показує дати повернення заборгованості підприємству. Та коли за форс – мажорних обставин це повернення не є можливим.
Господарський кодекс N 3322 – VI (3322 – 17) від 21.05.2011.	Забезпечення правильності виконання всіх процедур надання коштів під звіт
Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI (Редакція станом на  01.04.2013)	Платежі, що винна підзвітна особа підприємству. регулює повноваження працівників. Суми коштів ,які стягуються з винних осіб.
Наказ про облікову політику	Коригують, доповнюють, П(С)БО, щодо даного об’єкта. Визначають суми штрафних санкцій за не своєчасне подання звіту, і повернення коштів, що залишились.

 

У першому розділі було визначено: сутність розрахунків з підзвітними особами, завдання бухгалтера контролювати цільове використання підзвітних сум, надано сутнісне визначення терміну «підзвітна особа» в різних літературних джерелах. Працюючи над обліком підзвітних коштів та розрахунків з підзвітними особами, звернула увагу на те, що згідно діючого на момент написання курсової роботи законодавства відрядження регламентуються певною нормативною базою, яка була зведена в таблицю 1.1.  Також були вказані завдання обліку організації та аудиту розрахунків з підзвітними особами та визначено  чотири рівні регламентації законодавчо-нормативної бази.

Операції з відображення в обліку розрахунків з підзвітними особами - звичні, можна сказати повсякденні для бухгалтерів підприємств усіх форм власності і видів діяльності. Реформа бухгалтерського обліку практично не зачепила цього виду розрахунків, незмінними залишилися й правова база таких операцій, коло документів і реєстрів обліку, що оформляються при цьому, й багато чого іншого.

 Водночас розрахунки  з підзвітними особами зачіпають  досить широке коло операцій - з готівковими коштами у національній  та іноземній валюті, розрахунками, переміщенням цінностей (необоротні  й оборотні активи), оплатою послуг, формуванням витрат і вартості  цінностей, оподаткуванням, утриманнями  із заробітної плати працівників, специфічно вирішених правових  відносин, використанням як типових  форм первинних документів, так  і нестандартних документів, розроблених  на підприємстві, і т.д. В підсумку, як показує практика, помилки, що  виникають при проведенні розрахунків  за участю підзвітних осіб, не  рідкість.

Метою аудиту розрахунків з підзвітними особами є здійснення контролю за дотриманням підприємствами встановленого порядку видачі готівкових коштів під звіт (у тому числі на відрядження) та їх використання.

В ході перевірки розрахунків з підзвітними особами на підприємстві аудитором розроблюються та використовуються для узагальнення результатів перевірки робочі документи в яких знаходить відображення інформація щодо стану даних операцій на досліджуваному підприємстві.

Підсумкові документи – аудиторський звіт та висновок, складаються аудиторами по закінченні проведеної перевірки та мають відображувати реальний стан об’єкту дослідження на даному підприємстві.

Основною складністю в операціях з підзвітними коштами, на мою думку, є необхідність слідкувати за постійними змінами в законодавстві про порядок відшкодування витрат при відрядженнях, норми добових витрат на території України та за її межами, а також розмір суми яку дозволено оплачувати готівкою.

Загалом в Україні не повністю регулюється здійснення господарських операцій з підзвітними особами, тому що інформація розкидана по положеннях і немає одного загального, окремого положення яке могло б містити всю ту необхідну і чітку інформацію про потрібний нам об’єкт. Моя пропозиція ввести нове положення П(С)БО «Розрахунки з підзвітними особами», яке могло б містити:

1. загальні положення  та визначення терміну підзвітна особа;

2. порядок надання  коштів під звіт: терміни, суми, та ін..

3. порядок відрядження  працівників, як по Україні, так і за кордон;

4. форма подання  звітності;

5. штрафні санкції.