Бухгалтерський облік і аудит розрахунків з підзвітними особами підприємства

 

Продовження табл. 1.3

 

Продовження табл. 1.3

1	2			3		4
9.		Витрати на службове відрядження підзвітної особи, метою якого було придбання товарів, віднесені на вартість придбаного товару без ПДВ. Відповідно до п. 9 ПСБО 9, такі витрати включаються в собівартість запасів.			281		3721
10.		Повернення невикористаних грошей (залишку готівки) підзвітною особою в касу підприємства			301		372
11.		Підзвітній особі відшкодована перевитрата грошей			372		301
12.			Придбано підзвітною особою виробничі запаси, товари		20, 28			372
13.			Відображено податковий кредит з ПДВ за придбаними ТМЦ		64			372
14.			Утримано із заробітної плати працівника підзвітні суми		66			372
15.			Відображено суми витрат, понесені підзвітною особою в понад встановлені норми (на відшкодування цієї суми є згода керівника)		949			372

 

 

З цієї таблиці можна побачити, що підзвітна особа відіграє дуже важливу роль у діяльності підприємства, через те, що може кореспондувати з багатьма рахунками.

Тепер розглянемо детальніше аудит розрахунків з підзвітними особами.

Метою аудиту розрахунків з підзвітними особами є: формування незалежної думки аудитора, на основі планування та аудиторських процедур,  щодо достовірності,  законності та правильності відображення в обліку та звітності готівкових коштів під звіт та їх використання.

Таблиця 1. 4

Мета аудиту розрахунків з підзвітними особами

Автор	Мета аудиту розрахунків з підзвітними особами
Кулаковська Л.П., Піча Ю.В. Кулаковська Л. П. [18]	Здійснення контролю за дотриманням підприємствами встановленого порядку видачі готівкових коштів під звіт та їх використання відповідно до вимог положення та інструкцій про службові відрядження.

 

 

Продовження табл. 1.4

Давидов Г.М. [19]

Перевірка: - реальності операцій за розрахунками  з підзвітними особами що відображаються в обліку; - повноти відображення в обліку операцій за розрахунками з підзвітними особами; - відповідності бухгалтерського  обліку розрахунків з підзвітними особами   діючим вимогам; - дотримання вимог діючого законодавства  з питань обігу готівки щодо  підзвітних осіб; - відповідності залишків відображених в бухгалтерському обліку балансі підприємства реальному стану розрахунків з підзвітними особами.

Савченко В.Я., Зотов В.О., Кириленко С.А., Петрик О.А., Чумакова І.Ю. [20]

Перевірка : 1. Правильності та своєчасності  складання авансових звітів; 2. Своєчасності повернення в  касу залишків підзвітних сум,  а також своєчасності утримання несвоєчасно зданих сум  в іноземній валюті; 3. Законності, доцільності та обґрунтування витрат на відрядження; 4. Правильності відображення розрахунків  з підзвітними особами в бухгалтерському обліку.

 

Літературний огляд завдань аудиту розрахунків з підзвітними особами, визначених вітчизняними науковцями, представлений в таблиці 1.5.                                                                                     

Таблиця 1.5.

Завдання аудиту розрахунків з підзвітними особами, визначені вітчизняними вченими

Завдання аудиту	Давидов Г.М. [19]	Кулаковська Л.П., Піча Ю.В. [18]	Савченко В.Я., Зотов В.О., КириленкоС.А. Петрик О.А, ЧумаковаІ.Ю.[20]	Усач Б.Ф.,  Душко З.О., Колос М.М. [16]	ССопко В.В. [[21]
Проведення раптової ревізії каси з повним поаркушним перерахунком усіх грошей та інших цінностей що знаходяться у касі підприємства.	+	+	-	+	-
Перевірка правильності заповнення касових документів та організації порядку ведення касових операцій.	+	+	-	+	+

 

 

Продовження табл. 1.5

Перевірка повноти оприбуткування готівки в касі підприємства.		+	-	+	-
Встановлення достовірності обліку касових операцій.	-	-	-	+	-
Перевірка заповнення всіх реквізитів укасових ордерах і звітах.	-	+	-	+	-

 

Отже,  основними завданнями аудиту є: 

• перевірка дотримання правил здачі первинних документів; 
• контроль за своєчасністю здачі авансових звітів; 
• перевірка правильності використання підзвітних сум і оформлення касових ордерів;
• своєчасності повернення невитрачених сум.

Аудитор звертає особливу увагу на правильність віднесення витрат, які відшкодовуються, на рахунки бухгалтерського обліку, їх справжність, достовірність виправдовувальних документів [34, c. 107].

Складання авансових звітів ґрунтується на даних підтвердних документів - проїзних квитків, чеків, рахунків. Норми добових розраховуються згідно із законодавством та терміном перебування у відрядженні, який визначено відповідно до відміток у закордонних паспортах та посвідченнях про відрядження.

Записи в регістрах синтетичного обліку за субрахунком 372 в частині розрахунків за закордонними відрядженнями здійснюються на підставі авансових звітів та інших первинних документів. Дані в первинних та зведених документах записуються у двох валютах (українській та іноземній) паралельно, при цьому відображаються курсові різниці, які визначаються згідно з установленим курсом НБУ на дату проведення операцій чи на останнє число звітного періоду.

Списання витрат на закордонні відрядження здійснюється на підприємстві в передбаченому державою порядку за наявності розпорядчих документів щодо відшкодування затрат. При цьому записи за кредитом субрахунку 372 збігаються з записами за дебетом відповідних рахунків витрат у сумі, зазначеній в авансових звітах підзвітних осіб [33, с. 21 - 22].

Порушення при аудиті розрахунків з підзвітними особами можуть бути такого характеру [35, c. 329]:

• помилки при оформленні первинних документів;

• помилки при відображенні кореспонденції рахунків;

• несвоєчасне подання звітів;

• використання коштів не по цільовому призначенню;

• порушення при відображенні бухгалтерських операцій і т.д.

Розглянемо розмір штрафних санкцій, які наведені в таблиці 1.6.

                                                                                      Таблиця 1.6

Розмір штрафних санкцій при порушеннях касової дисципліни в розрахунках з підзвітними особами

Вид порушення	Штрафні санкції
Перевищено ліміт залишку готівки в касі	Штраф у двократному розмірі суми, виявленої понад ліміт за кожен день (указ Президента №436)[23]
Оприбуткування (неповне,несвоєчасне оприбуткування)  готівки в касі	Штраф в п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми (указ Президента №436)[23]
Перевищення встановлених строків використання виданої підзвіт готівки, а також видача коштів підзвіт без повного звіту за раніше видані кошти	Штраф 25% виданих підзвіт сум (указ Президента №436)[23]
Перевірка готівкових розрахунків без видачі одержувачем коштів платіжного документу (товарного чи касового чеку,  квитанції КПО і т.д.), підтверджуючого сплату покупця готівкових коштів	Штраф у розмірі сплачених коштів (указ Президента №436)[23]
Повернення грошових сум надмірно використаних грошових коштів,  після 3-го банківського дня,  але не пізніше звітного місяця,  на який доводиться останній день такого граничного терміну	Підзвітна особа повинна сплатити штраф 15% від таких надмірно використаних коштів, неповернених у встановлений термін (ст.164.2.11  ПКУ)[12]
Використання отриманих в установах банку коштів не по цільовому призначенню	Штраф у розмірі використаної готівки (указ Президента №436)[23]

 

 

Продовження табл. 1.6

Витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних)  обставин –  соціальних виплат громадянам на поховання,  допомоги при народженні дитини, одиноким та багатодітним матерям, на лікування в разі хвороби,  компенсацій особам,  які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи),  за наявності податкової заборгованості

Штраф у розмірі здійснених виплат (указ Президента №436)[23]

 

При перевірці аудитор приділяє значну увагу рівню внутрішнього контролю на підприємстві, який може висвітлювати : несумісні обов’язки, що розподілені; операції за розрахунками з підзвітними особами, які контролюються належним чином; всі операції з підзвітними особами, що реєструються та відображаються в обліку [36, c. 217].

При відображенні розрахунків з підзвітними особами бухгалтери дуже часто роблять помилки при заповненні відомості 3.2.2., де ведеться синтетичний і аналітичний облік  по рахунку 372. А це означає, що кожній виданій підзвіт сумі відводиться  у відомості 3.2.2. одна строка (лінія) і при наданні звіту про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт, здачі в касу невикористаних сум або отримання грошей у погашення перевитрат записи сум по цим операціям будуть здійснені по цій же строчці. У той же час відомість 3.2.2. зберігає шахматну форму запису, що є підставою журнальної форми бухобліку  у частині розшифровки обороту по кредиту рахунку 372.

При перевірці потрібно пам’ятати, що підставою для заповнення відомості 3.2.2. є видаткові касові ордери на суми, що видані у підзвіт, звіти про використання коштів на використані суми; прибуткові або видаткові касові ордери  на розбіжності у сумах отриманих і використаних. До обліку приймаються звіти про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт, які перевірені арифметично, по суті (у відношенні доцільності і необхідності витрат, відповідності їх призначенню авансу), які затверджуються керівником підприємства. Бухгалтер обробляє ці звіти, проставляючи на документах і на звітах кореспондуючі рахунки, що відповідають напрямку витрат.

Так як записи у відомості 3.2.2. по кожній підзвітній особі ведуться позиційним способом, тобто на одній строці, то це дозволяє зробити аналіз розрахунків підзвітних сум по кожному працівнику. Правильність записів у відомості 3.2.2. перевіряється по даним звіту про використання коштів і касових документів. Для того, щоб перевірити правильність записів у відомості в графах «видано у підзвіт» (Дт 372 Кт 301) і «видано у відшкодування перевитрат» (Дт 372 Кт 301) необхідно співставити суми по кожній підзвітній особі з видатковими касовими ордерами, звітами касира, звітами про використання коштів, журналом 1.1. (який ведеться по кредиту рах. 30 «Каса»). Операції по поверненим і утриманим коштам з підзвітних сум (Дт 301,661 Кт 372) можна звірити з даними прибуткових касових ордерів, звітами касира, відомістю 1.1. якщо гроші внесені в касу, або з даними розрахунково-платіжної відомості, якщо здійснено утримання із заробітної плати. Бухгалтер, користуючись методом самоперевірки, може в оперативному порядку перевірити відображення в обліку  підзвітних сум загальним підсумком за місяць у взаємозв’язку з окремими регістрами бухобліку. Наприклад, графа «повернено» (Дт 301 Кт 372) у відомості 1.1. по дебету рах. 301 повинна дорівнювати підсумку по кредиту рах. 372 у відомості 3.2.2. (по дебету 301 рахунку). Починаючи з гр. 16 відомості 3.2.2. можна перевірити цільове направлення використаних підзвітних сум по відповідним регістрам бухгалтерського обліку [38].