Бухгалтерський облік і аудит розрахунків з підзвітними особами підприємства

Виходячи з норм Податкового кодексу база оподаткування ПДФО — це сума надміру витрачених коштів (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу). Оподаткування здійснюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу (в якому також йдеться про надміру витрачені кошти). А надміру витрачені кошти — це залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження.

Приклад 3.

У квітні 2012 р. працівник несвоєчасно повернув невикористаний аванс на відрядження у розмірі 9000 грн. Нарахована зарплата за квітень становить 4000 грн. Розрахуємо суму ПДФО, яку слід утримати із суми несвоєчасно повернутого авансу.

Визначення суми авансу, яка оподатковується за ставкою 15%:

10 730 — 4000 = 6730 (грн.),

де 10730 грн. — загальна сума місячного оподатковуваного доходу, яка у 2012 р. оподатковується за ставкою 15%;

4000 грн. з цієї загальної суми — нарахована працівникові зарплата.

Отже, із загальної суми оподатковуваного доходу за мінусом зарплати на суму відрядження, яка оподатковується за ставкою 15%, залишається 6730 грн. Відповідно до п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу сума несвоєчасно повернутого чи неповернутого невикористаного авансу з метою визначення об'єкта оподаткування має збільшуватися на відповідний коефіцієнт.

У прикладі сума 6730 грн. — це сума несвоєчасно повернутого авансу на відрядження, яка включається до об'єкта оподаткування і оподатковується за ставкою 15%. Тобто ця сума вже враховує коєфіцієнт 1,176471. Однак для подальших розрахунків потрібна ця сума без урахування коефіцієнта: 6730 : 1,176471 = 5720,50 (грн.).

Визначення суми авансу, яка оподатковується за ставкою 17%:

9000 — 5720,50 = 3279,50 (грн.) — це сума несвоєчасно повернутого невикористаного авансу на відрядження, яка оподатковується за ставкою 17% і поки що не враховує коефіцієнт. Для того щоб включити її до об'єкта оподаткування, треба збільшити її на коефіцієнт для ставки 17% — 1,204819.

З урахуванням коефіцієнта ця сума становитиме 3951,20 грн. (3279,50 х 1,204819).

Визначення суми ПДФО, яку необхідно утримати з несвоєчасно повернутого авансу:

[(6730 х 15%) + (3951,20 х 17%)] = 1681,21 (грн.).

Приклад 4.

Підприємство направило працівника апарату управління у відрядження та  видало аванс готівкою з каси у сумі 3000 грн. Після повернення з відрядження у встановлений строк працівник надав підприємству Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, з доданими до нього підтвердними документами на суму 2500 грн. (включно ПДВ — 300 грн.).

Залишок невикористаних коштів 500 грн. (3000 — 2500) внесено працівником до каси підприємства до подання Звіту.

Бухгалтерський та податковий облік на підприємстві до прикладу 4 наведено в табл. 3.4

                                                                                                                                          Таблиця 3.4

Бухгалтерський та податковий облік розрахунків з підзвітною особою апарату управління на ТОВ Гранд Дистрибьюшн Юг

№ з/п	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік			Податковий облік
		Дт	Кт	Сума, грн.	Доходи	Витрати

 

 

Продовження табл. 3.4

1	Видано аванс на відрядження	372	301	3000	-	-
2	Внесено до каси залишок невикористаних коштів	301	372	500	-	-
3	Відображено витрати на відрядження на підставі затвердженого звіту	92	372	2200	-	2200
4	Відображено податковий кредит з ПДВ	641	372	300	-	-

 

 

Для того, щоб повністю зрозуміти облік розрахунків з підзвітними особами на ТОВ Гранд Дистрибюшн Юг залишається розглянути відображення витрат в деяких формах фінансової звітності, а саме в Балансі і Звіті про фінансові результати.

Згідно Інструкції про застосування Плану рахунків сальдо субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" може бути як дебетовим, так і кредитовим. Баланс підприємства розглянуто за 2012 рік до внесених змін у 2013.

Отже, в балансі підприємства дебетове сальдо відображається в складі активів, а кредитове — в складі зобов'язань. Сальдо за субрахунком 372 відображається в балансі таким чином. Дебетове сальдо за цим субрахунком відображається у складі оборотних активів, у рядку 210 Балансу "Інша поточна дебіторська заборгованість", кредитове сальдо за субрахунком 371 - в складі зобов'язань підприємства у рядку 610 Балансу "Інші поточні зобов'язання".

Що стосується відображення відрядних витрат в Звіті про фінансові результати, то тут порядок відображення залежить від того, до якого виду витрат в обліку були віднесені відрядні витрати: до загальновиробничих витрат з наступним списанням на собівартість реалізації, до адміністративних витрат, витрати на збут чи до інших витрат, операційної діяльності. Виходячи з цього відповідні суми знайдуть відображення в рядках 040, 070, 080, 090 розділу І "Фінансові результати" . В розділі ІІ "Елементи операційних витрат" відрядні витрати знайдуть відображення в рядку 270 "Інші операційні витрати".

Відображення розрахунків з підзвітними особами в Звіті про фінансові результати залежить від виду витрат, до яких відносяться витрати, пов'язані з розрахунками з підзвітними особами: загальновиробничі витрати, з віднесенням на собівартість реалізованої продукції (ряд. 040 форми №2 розділу I "Фінансові результати"), адміністративні витрати (ряд. 070), витрати на збут (ряд. 080), інші операційні витрати (ряд. 090). У розділі II "Елементи операційних витрат" витрати, пов'язані з розрахунками з підзвітними особами, знайдуть відображення в рядку 270 "Інші операційні витрати".

 

 

3.2. Аудит розрахунків  з підзвітними особами на підприємстві

 

 

Послідовність і основні напрями аудиту розрахунків з підзвітними особами на підприємстві ТОВ Гранд Дистрибюшн Юг:

1. Перевірка дотримання  правил видачі авансів підзвітним  особам здійснюється методом  нормативної перевірки за датами  видачі з каси, обсягами сум, цільовим  призначенням.

2. Перевірка доцільності, правомірності та правильності  оформлення відряджень окремих  працівників. При цьому застосовуються  методи аналізу та логічного  взаємозв'язку виробничої діяльності  підприємства виконуваної роботи  і компетенції підзвітної особи, цільового завдання і строків  відрядження, фактичного виконання.

3. Контроль авансових  звітів на повноту і достовірність  документів по витраті, які підлягають  відшкодуванню підзвітним особам, оформлення документів та авансових  звітів.

4. Перевірка правильності  визначення розмірів відшкодування  витрат на відрядження за авансовими  звітами.

5. Контроль обґрунтованості бухгалтерських записів у журналі-ордері за облік розрахунків з підзвітними особами при відображенні операцій з видачі авансів, повернення надлишкових невикористаних сум, списання за рахунок відповідних джерел коштів (на витрати виробництва, обігу чи за рахунок інших джерел).

При цьому контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків виходячи зі змісту господарської операції, відображеної в первинному документі. Особлива увага звертається на правомірність та обґрунтованість внесення виправлень, корекції помилок за минулі періоди.

6. Закінчуючи перевірку  операцій за журналом-ордером  за місяць потрібно перевірити  правильність узагальнень (підсумків  оборотів за місяць), визначення  залишків у розрізі підзвітних  осіб на кінець місяця та  відповідності їх даним на  початок місяця у журналі-ордері  в наступному місяці, а також  даними Головної книги щодо  обсягів оборотів за дебетом  і кредитом рахунка 372 і залишків.

7. Перевірка стану контролю  бухгалтерії за своєчасністю  розрахунків (контроль термінів  здачі авансових звітів та  невикористаних залишків авансів). Відповідно до чинного законодавства  підзвітні особи повинні в  триденний термін після закінчення  терміну відрядження здати до  бухгалтерії авансовий звіт. У  разі порушення цього терміну  вся сума виданого підзвітній  особі авансу зараховується як  перевищення ліміту грошей у  касі, що підлягає сплаті в  дохід бюджету.

При аудиторській перевірці розрахунків з підзвітними особами на ТОВ Гранд Дистрибьюшн Юг використовувалися різні методи отримання аудиторських доказів:

• інвентаризація;

• спостереження за виконанням господарських або бухгалтерських операцій;

• усне опитування;

• отримання письмових підтверджень;

• перевірка документів, отриманих клієнтом від третіх осіб;

• перевірка документів, підготовлених для підприємства клієнта;

• перевірка арифметичних розрахунків;

• аналіз.

Зазначені методи застосовуються до різних об'єктів контролю і служать для виявлення одного або декількох можливих порушень.

Планування аудиту здійснюється з метою:

1.   встановити обсяг перевіреній інформації, час проведення перевірки, а також величину і склад групи аудиторів, що залучаються для перевірки;

2.   визначити перелік аудиторських процедур і методику їх застосування;

3. визначити склад інформації, яку клієнт повинен надати для встановлення можливості застосування вибіркових методів контролю.

Програма аудиту є розвитком загального плану аудиту та являє собою детальний перелік змісту аудиторських процедур, необхідних для практичної реалізації плану аудиту. Програма служить докладною інструкцією для асистентів аудитора, а для керівників аудиторської організації й аудиторської групи - одночасно і засобом контролю якості роботи.

При здійсненні аудиту розрахунків з підзвітними особами на підприємстві  перевіряючий керувався Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон.

Перед початком аудиту аудитор складав загальний план підприємства ТОВ Гранд Дистрибюшн Юг який служить керівництвом при здійсненні програми аудита. У процесі аудита підприємства можуть виникнути підстави для перегляду окремих положень загального плану. Внесені в план зміни, а також причини змін аудитору докладно документуються.

План аудиту розрахунків з підзвітніми особами підприємства наведено у Додатку Д.

Стратегія проведення аудиту розрахунків з підзвітними особами розробляється виходячи із норм МСА 300 «Планування».

Одним із важливіших моментів виконання плану аудиторських робіт є програма аудиту.

Програма аудиту розрахунків з підзвітними особами  на ТОВ Гранд Дистрибьюшн Юг наведена у Додатку Е.

Об’єктом аудиторської перевірки ТОВ Гранд Дистрибьюшн Юг було ведення обліку розрахунків з підзвітними особами

Аудиторський процес складався з трьох основних етапів:

• підготовчий;
• основний;
• підсумковий.

Основними методами, які використовувалися при аудиті розрахунків з підзвітними особами, є опитування, фактична перевірка, порівняння, перерахунок, документальна перевірка, вибіркове дослідження.

Важливим етапом аудиторської перевірки розрахунків з працівниками підприємства є з’ясування об'єктів документального оформлення господарських операцій.

Інформація  системи  регулювання включав наступні етапи перевірки:

• вивчення господарсько-правового статусу підприємства;

• аудит якості стану дебіторської та кредиторської заборгованості;

• контроль за юридичним оформленням відносин з працівниками у сфері товарно-матеріальних цінностей і коштів та трудових відносин між суб'єктами підприємницької діяльності;

•  аналіз   загального   стану   документів   оперативного управління   діяльністю   підприємства,   оцінку  рівня управлінського діловодства на підприємстві.

Інформаційним забезпеченням аудиту розрахунків з працівниками на підприємстві є:

• облікова політика;

• первинні документи (податкові накладні, рахунки фактури, прибуткові та видаткові касові ордери, чеки, відомість інвентаризації та ін.); Журнал - ордер та відомість до нього продемонстровано.