Бухгалтерський облік і аудит розрахунків з підзвітними особами підприємства

К-т 30 «Каса».

За кредитом рахунка 372 обліковуються витрачені суми:

а) на відрядження:

Д-т 91 «Загальновиробничі витрати» — за відрядження цехового персоналу,

Д-т 92 «Адміністративні витратами» — за відрядження загальногосподарського персоналу.

б) на господарські витрати:

Д-т 20 «Виробничі запаси»

Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» — на вартість придбаних запасів або оплачених витратах на їх перевезення, зберігання

Д-т 15 «Капітальні інвестиції» — при оплаті витрат на капітальне будівництво, придбання основних засобів та нематеріальних активів

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Щодо кожного авансового звіту визначається результат використання авансу. Якщо сума авансу перевищує витрати, невикористана сума повертається у касу:

Д-т 30 «Каса»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Якщо ж сума фактичних витрат перевищує суму авансу, перевитрата повертається підзвітній особі з каси:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

К-т 30 «Каса».

Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства,  активи його при такій операції не збільшуються.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей,  придбаних за рахунок грошових коштів,  виданих під звіт на адміністративно - господарські потреби,  потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9 "Запаси" і 16 Витрати".

У первісну вартість запасів, придбаних за плату,  входять суми,  сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати підзвітної особи на оплату службових відряджень і на придбання ТМЦ відповідно до п. 7 стандарту 16 «Витрати»[14] відображаються у складі витрат того періоду,  в якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання підзвітною особою в бухгалтерію, звітного документа про витрачені грошові кошти — авансового звіту. Саме в цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань і формування первісної вартості запасів.

При отриманні готівки з каси такого зменшення зобов'язань або збільшення активів не відбувається.

ТОВ Гранд Дистрибюшн ЮГ веде бухгалтерський облік з підзвітними особами за журнально-ордерною формою. При журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в Журналі 3 "Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інші розрахунки і резерв сумнівних боргів".

З метою одержання підсумкових (синтетичних) даних з субрахунку 372 суми витрат за звітами і повернення невикористаних коштів показують в Журналі-ордері № 3 (приклад наведено в Додатку Г) в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків.

Якщо підзвітна особа відповідає за реалізацію продукції або матеріалів (продавець магазину або іншого торгового місця тощо), то отриману від реалізації виручку відображають за дебетом субрахунку 372 (з кредиту рахунку 701), використовуючи одну з вільних граф (6 чи 7), а суму, внесену до каси підприємства (організації), на поточний рахунок або відправлену поштовим переказом, записують у графах 11 – 14. Дані цих граф повинні відповідати сумам, що відображені у відповідних журналах-ордерах.

Після закінчення записів всіх операцій за рахунками з підзвітними особами за звітний місяць у Журналі-ордері № 3, підраховують підсумки за всіма графами і кредитові обороти переносять у Головну книгу.

У таблиці 3.2. розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при придбанні запасів і товарно-матеріальних цінностей на підприємстві ТОВ Гранд Дистрибьюшн Юг. 

                                                                                                           Таблиця 3.2

Бухгалтерський облік з підзвітними особами при придбанні запасів і товарно-матеріальних цінностей

№ з/п	Зміст операції				Дата	Кореспонд. рахунки							Сума, грн.
						Д-т		К-т
1	2				3	4		5					6
Розглянемо варіанти списання на вартість придбаних запасів витрат на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з їх купівлею. Таких варіантів може бути три:
1		2	3				4		5			6
Варіант 1. Вартість запасів відноситься вартість придбаних цінностей і повна величина витрат на відрядження
1	Оприбутковані на склад отримані виробничі запаси від підзвітних осіб на основі авансового звіту №1 з придбання запасів, без ПДВ			27.06. 2012		201				3723	1000,0
2	Відображена сума податкового кредиту з ПДВ			27.06. 2012		641				3723	200,00
3	Списані витрати на відрядження на вартість запасів на підставі авансового звіту №2 за витратами на відрядження			27.06. 2012		201				3721	175,00
4	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витратах на відрядження			27.06.2012		641				3721	15,00
Варіант 2. Керівником прийнято рішення віднести на вартість запасів частину вартості витрат на відрядження, яка дорівнює 100,00 грн. частину вартості, що залишилася, віднести на витрати підприємства зі збуту
5	Списана частина витрат на відрядження на вартість запасів на підставі авансового звіту №2, віднесена на вартість придбаних запасів			27.06.2012		201				3721	90,00
6	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження			27.06.2012		641				3721	20,00

 

 

Продовження табл. 3.2

7	Витрати на відрядження працівника підприємства віднесено в інші операційні витрати	27.06.2012	84	3721	62,50
8	Списані операційні витрати на збут	27.06.2012	93	84	62,50
9	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження	27.06.2012	641	3721	12,50
Варіант 3. Керівником прийнято віднести на рішення витрати на відрядження адміністративні витрати в повній сумі
10	Списані витрати на відрядження працівників апарату управління	27.06.2012	84	3721
	підприємства на адміністративні витрати	27.06.2012	92	84	175,00
11	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження	27.06.2012	641	9721	15,00

 

 

Розглянемо на конкретному прикладі оборотні відомості по аналітичних рахунках, які складаються лише з використанням грошового вимірника.

Приклад. Початкове дебетове сальдо по субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” на початок періоду складало 3700 грн., зокрема по його аналітичних рахунках: 3721 “Завгосп Петренко” — 3500 грн. та 3722 “Експедитор Степаненко” — 200 грн. На протязі періоду відбулися наступні господарські операції: 1) списано з Петренка за придбані малоцінні та швидкозношувані предмети 2800 грн.; 2) списано із Степаненка суму витрат, пов’язаних із відрядженням 200 грн.; 3) невикористані підзвітні суми Петренком було внесено до каси 600 грн.; 4) видано Степаненку готівку під звіт для поїздки у відрядження 400 грн.

Відображення зазначених господарських операцій по субрахунку 372 і по його аналітичних рахунках показано на рис. 3.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.2. Відображення господарських операцій по субрахунку 372 на підприємстві

На підставі прикладу, який наведено на рис. 3.2, складемо оборотну відомість по аналітичних рахунках, яку представимо у вигляді табл. 3.3.

                                                                                                        Таблиця 3.3

Оборотна відомість по аналітичних рахунках субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами”, грн.

Назва аналітичного рахунку	Сальдо початкове		Оборот		Сальдо кінцеве
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
3721 -  Завгосп Петренко	3500	-		3400	100	-
3722 – Експедитор Степаненко	200	-	400	200	400	-
Разом:	3700	-	400	3600	500	-

 

 

Розмір добових для небюджетних підприємств законодавством не встановлено, тому кожне підприємство встановлює такий розмір самостійно. Проте є податкові обмеження.

Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу до податкових витрат можуть відноситися добові для відряджень у межах України у розмірі не більш як 0,2  розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження,а для відряджень за кордон — не вище 0,75  розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження. Розглянемо це на прикладі на підприємстві.

Приклад 1.

Працівнику у квітні 2012 р. виплачено добові 300 грн. за один день відрядження в межах України.

До податкових витрат можна включити тільки 214,60 грн. Сума перевищення 85,50 грн. (300 — 214,60) обкладається ПДФО — 15,09 грн. (85,50 х 1,176471 х 15%).

При обчисленні середньої заробітної плати керуються Порядком № 100.

Згідно з п. 2 цього Порядку у всіх випадках збереження середньої заробітної плати (крім оплати часу відпусток) середньомісячна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов'язана відповідна виплата. Працівникам, які пропрацювали на підприємстві, в установі, організації менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час.

У п. 3 Порядку № 100 [44] наведено види виплат, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати, а в п. 4 цього Порядку — виплати, які не включаються до розрахунку.

Обчислюється середня заробітна плата згідно з п. 8 Порядку № 100.

Перш за все необхідно розрахувати середньоденну заробітну плату — поділити заробітну плату за фактично відпрацьовані протягом двох попередніх місяців перед місяцем відрядження робочі дні на кількість відпрацьованих робочих днів.

Потім необхідно знайти середню заробітну плату за час відпустки — помножити середньоденну зарплату на кількість робочих днів за графіком підприємства, які припадають на період відрядження.

Приклад 2.

Працівник був у відрядженні у квітні 2012 р. три дні. Заробітна плата за лютий — березень 2012 р., яка враховується для розрахунку середньої заробітної плати,становить 4500 грн. Кількість робочих днів підприємства за цей період — 42 дні. Заробітну плату за три дні квітня, коли працівник був у відрядженні, розрахованозгідно з тарифом — 300 грн.

Середньоденна зарплата за період лютий — березень 2012 р. — 107,14 грн. (4500 : 42). Середня зарплата за три дні відрядження — 321,42 грн. (107,14 х 3).

Виходячи з наведеного, середня заробітна плата вища за тарифну, тому за дні відрядження працівнику потрібно виплатити середню заробітну плату.

Оподаткування ПДФО у разі неповернення надміру витрачених коштів.

Відповідно до пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Згідно з п. 3 Порядку № 996 якщо протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії), підзвітна особа не повертає суму надміру витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, — п. 11 розділу другого Інструкції №  59), то така сума підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ст. 167 Податкового кодексу за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.