Бухгалтерський облік і аудит розрахунків з підзвітними особами підприємства

• регістри синтетичного обліку;

• головна книга;

• баланс.

Отже, нормативне та інформаційне забезпечення аудиту розрахунків з працівниками підприємства визначає основні положення здійснення і регулювання аудиту на досліджуваному підприємстві.

Для підтвердження первинної оцінки системи внутрішнього контролю та бухгалтерського обліку на основі отриманої інформації аудитор використовував заздалегідь розроблені тести, за результатами яких уточнювалась оцінка надійності системи і порівнювалась з первісною оцінкою, отриманої на стадії планування.

В таблиці 3.4. приведено тести системи внутрішнього контролю бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами на підприємстві.                                                                                           

    Таблиця 3.5

Тест вивчення системи внутрішнього контролю розрахунків з підзвітними особами на ТОВ Гранд Дистрибьюшн Юг

Зміст питання	Варіанти відповіді			Примітки
	Так	Ні	Інформація відсутня
1	2	3	4	5
1. Чи    існує    на    підприємстві служба внутрішнього  контролю?	*			постійно діюча інвентаризаційна комісія
2. Чи затверджений список осіб, яким можна видавати грошові  кошти на господарські потреби?		*		не вважають за потрібне
3. Чи складаються накази про  відрядження працівників?	*

 

 

Продовження табл. 3.5

4. Чи проводиться перевірка наявності  і змісту завдань на відрядження, звітів про їх виконання ?		*
5. Чи проводиться перевірка наявності  реквізитів посвідчень, завдань  на відрядження, звітів про їх  виконання ?	*
6. Чи перевіряються підтвердження  третіх сторін, чи проводиться  опитування персоналу, порівняння  з даними обліку кадрів ?		*
7. Чи перевіряється наявність  підпису керівника на видатковому  касовому ордері чи додатках  до нього ?	*
8. Чи здійснюється виписка і  видача грошей на відрядження  різними особами ?		*
9. Чи проводиться перевірка журналу  реєстрації ВКО?	*
10. Чи перевіряється дотримання  порядку оформлення і реєстрації  видаткових касових ордерів, чи  підтверджується достовірність  підписів на ВКО ?	*
11. Чи проводиться перевірка  наявності підписів керівника  на звітах про використання  коштів?	*
12. Чи порівнюються витрати з  виробничими завданнями, звітом  про їх виконання ?	*
13. Чи перевіряються усі розрахунки  по звіту про використання  коштів, чи співставляються з  додатками, вимогами чинного законодавства ?	*
14. Чи перевіряються дати прибуття  з відрядження і звіти, наявність  заборгованості по попередніх  звітах про використання коштів?	*
15. Чи перевіряються  дати видачі  сум на господарські потреби  і дати звітів про їх використання ?	*

 

 

Продовження табл.  3.5

16. Чи співставляються дати звітів  з датами на первинних документах, що підтверджують витрачання  грошей ?	*
17. Чи перевіряються відображення  в бухгалтерському обліку господарських  операцій в системі бухгалтерських  рахунків ?		*		Не було такої необхідності
18. Чи розмежовуються витрати  в межах  ліміту і понад ліміт ?	*
19. Чи проводиться  щороку інвентаризація  матеріальних цінностей?	*			Перед складанням річної фінансової звітності
20. Чи підписані договори матеріально  відповідальними особами про  повну матеріальну відповідальність?	*
21. Чи контролюють факти списання  нестач і втрат на витрати  виробництва чи на результати  діяльності підприємства?	*
22. Чи контролюється своєчасність  оформлення матеріалів за претензіями  про нестачі і крадіжки?	*
23. Чи забезпечено на підприємстві  відшкодування матеріальних збитків?	*
24. Чи підписані договори з  працівниками на отримання товарів  в кредит?	*			в обов’язковому порядку
25. Чи контролюється своєчасність  розрахунків з працівниками за  товари, надані в кредит?	*

 

 

Тест системи внутрішнього контролю виявив значні недоліки, які бажано в майбутньому усунити на досліджованому підприємстві, а саме:

• затвердити  осіб, яким можна видавати грошові кошти на господарські потреби;

• проводити перевірку наявності і змісту завдань на відрядження, звітів про їх виконання;

• перевіряти відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій в системі бухгалтерських рахунків.

Виконання цих умов значно полегшить облік розрахунків з підзвітними особами на ТОВ Гранд Дистрибюшн Юг у майбутньому.

Аудиторську перевірку розрахунків з працівниками підприємства починали шляхом проведення інвентаризації цих розрахунків. Інвентаризація розрахунків дає можливість встановити, чи не обліковується дебіторська заборгованість за працівниками, які звільнились і які не входять до штату підприємства.

Після перевірки фактичної наявності заборгованості працівників аудитор розпочинає документальну перевірку.

В ході аудиту розрахунків з підзвітними особами аудитор встановлює, чи визначено наказом керівника коло осіб, що мають право одержувати гроші під звіт. Оскільки аванси підзвіт видаються із каси підприємства для операційно-господарських витрат і на службові відрядження, аудитор повинен перевірити використання підзвітних сум за цільовим відрядженням.

При перевірці порядку видачі коштів під звіт аудитор звернув увагу на такі моменти:

• чи затверджений па підприємстві список підзвітних осіб із зазначенням, кому з них, на які витрати і в якому розмірі можуть видаватись кошти під звіт (крім сум. які видаються на відрядження);

•   чи уклали з підприємством затверджені підзвітні особи договори про матеріальну відповідальність;

•  чи немає відряджень без дозволу керівника;

•  чи оформляються службові відрядження рішенням керівника підприємства із зазначенням підстав і чи реєструються в бухгалтерії видані посвідчення на відрядження;

•  чи не видаються під звіт кошти особам, які не є працівниками даного підприємства;

•   чи не видаються під звіт суми при наявності заборгованості за раніше   видані   аванси   (перевіряють   за   даними   аналітичного   обліку   і первинних документів);

•  чи зазначається при видачі підзвітних сум їх цільове призначення (перевіряють за видатковими касовими ордерами, чи зазначено в них цільове призначення   авансу:   «На   відрядження»,   «На   придбання   канцтоварів» тощо);

•  чи не допускається передача підзвітних сум від однієї підзвітної особи іншій. Такі факти можна виявити шляхом ретельного вивчення руху документів і одержання відповідних пояснень підзвітних осіб;

• чи дотримуються на підприємстві правил видачі грошей під звіт тільки з письмового дозволу керівника підприємства.

При аналізі звітів про використання коштів ретельно перевірялись: чи не складені вони від імені інших осіб одним і тим же почерком або від однієї особи, але різними почерками.

Документи, які підтверджують відрядження конкретної особи (посвідчення на відрядження, видатковий касовий ордер, авансовий звіт), або здійснених підзвітною особою витрат необхідно перевірити, перш за все, з точки зору їх справжності.

При перевірці витрат на відрядження за звітами про використання коштів і доданими до них виправдовуючими документами аудитор встановлював законність і доцільність, а також обґрунтованість прийнятих до оплати витрат на відрядження.

Вивчаючи документи на придбання товарів, потрібно пересвідчитись, чи не зроблено підпис і текст від імені однієї і тієї ж особи, але різними почерками. При перевірці рахунків і товарних чеків, які стверджують придбання товарів, потрібно звернути увагу на штамп і печатку. За їх зовнішнім виглядом іноді можна здогадатись, що вони підроблені.

У ході вивчення операцій по придбанню цінностей через підзвітних осіб на ТОВ Гранд Дистрибьюшн Юг були з’ясовані наступні питання:

•  чи надходили насправді на підприємство цінності, які оформлено документами, що перевіряються;

•  чи мала місце в дійсності господарська операція по придбанню цінностей і якщо мала, то куди, яким транспортом і в якій тарі фактично завезено цінності;

•  чи правильно списані на витрати придбані цінності;

•  які саме суми грошових коштів, призначені на придбання цінностей, необґрунтовано списано на витрати;

•  хто причетний до оформлення безтоварної операції, до внесення підроблень в оригіналах документів, необґрунтованого списання цінностей на витрати.

Також на ТОВ Гранд Дистрибюшн Юг  проводять зустрічну перевірку документів, які знаходяться на підприємстві і видані іншими підприємствами. Це допомагає виявити виправлення в примірниках документів, які знаходяться в бухгалтерії підприємства, що перевіряється.

Потім аудитор перевіряє своєчасність обробки первинних документів підзвітних осіб. Якщо  звіти про використання коштів не перевіряють і не розносять у регістри бухгалтерського обліку в міру їх надходження, то це свідчить про відсутність контролю за витрачанням підзвітних сум і про запущеність обліку розрахунків з підзвітними особами, що може призвести до марнотратства, несвоєчасного стягнення підзвітних сум і їх розтрати.

Аудитор також перевіряє правомірність і достовірність здійснених операцій, їх відображення в регістрах обліку. Виявленні некоректні проведення за розрахунками з працівниками відображають у робочому документі – переліку помилкових бухгалтерських записів.

Для перевірки правильності відображення операцій по розрахунках з працівниками аудитор контролює арифметичну точність і прослідковує взаємозв’язок даних аналітичного і синтетичного обліку.  Результати перевірки він фіксує у робочому документі – перевірка відповідності залишків у синтетичних і аналітичних регістрах обліку розрахунків з працівниками даного підприємства.                                                                       

Таким чином, проведення аудиту розрахунків з працівниками підприємства повинне було забезпечене відповідними робочими документами, які допомогли отримати уявлення про стан розрахунків та фінансові ризики підприємства.

Порушення розрахунків з підзвітними особами, що були виявлені на ТОВ Гранд Дистрибьюшн Юг:

1. Порушення порядку видачі підзвітних сум:
• видача грошових коштів особам, які не зазначені в списку осіб, яким відповідно до наказу керівництва п/п можуть бути видані гроші на господарсько-операційні витрати;
• видача грошових коштів з каси під звіт особам, які не розрахувалися за раніше виданими авансами;
• видача грошових коштів з каси особам, які не є працівниками п/п;
• невідповідальність фактичних витрат підзвітних сум цілям, на які вони були видані;
• списання підзвітних сум за рахунок чистого прибутку.
2. Порушення при оформленні витрат на відрядження:
• відсутність наказів (розпоряджень) про направлення працівників у відрядження;
• недотримання встановлених норм витрат на відрядження;
• відсутність наказів (розпоряджень) про оплату добових понад встановлених норм.
3. Порушення порядку оподаткування при оформленні витрат на відрядження:
• порушення порядку утримання прибуткового податку та нарахування фондів соц. страхування та забезпечення з сум перевищення витрат на відрядження понад встановлені норми;
• некоректне виділення податку на додану вартість в сумах витрат на відрядження.
4. Порушення при придбанні запасів, оплаті робіт, послуг підзвітним особам:
• виділення сум податку на додану вартість розрахунковим шляхом від вартості запасів, придбаних за готівку в роздрібній торговельній мережі;
• списання на витрати суми ПДВ від вартості запасів, придбаних через підзвітних осіб у виробників, в оптовій торгівлі.
5. Порушення порядку обліку представницьких витрат: