Бухгалтерський облік і аудит розрахунків з підзвітними особами підприємства

 Відмітка такого працівника  бухгалтерії ставиться на наказі (розпорядженні) керівника на видачу  готівки підзвітній особі. Записи  в цьому реєстрі кореспондують  із записами в рахунках бухгалтерського  обліку, насамперед за касою.                

Відрядження оформлюється насамперед наказом керівника підприємства і у наказі мають зазначатися суттєві аспекти відрядження:

• прізвище відрядженого працівника, його посада (професія);

• місце відрядження (населений пункт, підприємство тощо, куди відряджено працівника);

• строк відрядження;

• мета відрядження та інші умови залежно від ситуації. Наприклад, наказом можуть встановлюватися маршрут руху відрядженого, обмежуватися відрядні витрати (наприклад, максимальна сума готельних послуг) тощо.

Слід зазначити, що раніше крім наказу оформлялося також посвідчення про відрядження. Зараз нормативними документами це не вимагається.

Підприємство може застосовувати посвідчення за власним бажанням, обумовивши необхідність посвідчення внутрішнім положенням про відрядження чи відповідним наказом [28].

Відрядженому компенсуються наступні витрати:

1. За кожний день перебування виплачуються добові згідно з граничними нормами, незалежно від статусу населеного пункту. При цьому кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. Якщо працівник відряджається на один день або у таку місцевість, звідки він може повертатись додому, добові відшкодовуються як за повну добу. Витрати на харчування, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються за рахунок добових [16, 105].

Добові витрати — окремий вид витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, призначених на оплату харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесених у зв’язку з її відрядженням.

Розмір добових для небюджетних підприємств законодавством не встановлено, тому кожне підприємство встановлює такий розмір самостійно. Проте є податкові обмеження.

 

 До податкових витрат можуть відноситися добові для відряджень у межах України у розмірі не більш як 0,2  розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження,а для відряджень за кордон — не вище 0,75  розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Таким чином, максимальний розмір добових в розрахунку за кожен календарний день відрядження, які можуть включатися до податкових витрат у 2013 р.: по Україні —  229, 4 грн., за кордон – 860,25 грн.

2. Витрати на проїзд:

- витрати на проїзд  до місця відрядження та назад (включаючи перевезення багажу), а також за місцем відрядження;

- плата за користування  постільними речами в поїзді;

- на повітряному транспорті  за квитками 1-го і бізнес-класу.

3. Витрати на наймання  житлового приміщення у місці  відрядження за наявності підтвердних  документів (в оригіналі).

Компенсуються витрати на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50% вартості місця за добу.

Забезпечення працівника коштами при відрядженні за межі України здійснюється згідно з установленими нормами відшкодування витрат на відрядження чи в еквіваленті цих сум в іноземній валюті (у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті) за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановлених НБУ на день подання в банк розрахунку витрат на відрядження [17, с. 467 - 468].

Про надмірне витрачання коштів, виданих на відрядження, може йтися тільки тоді, коли:

1. Підзвітна особа за певних поважних обставин сплачує (витрачає) кошти надміру:

1. на оплату проїзду в транспортному засобі підвищеного комфорту (наприклад, у вагоні І класу, спальному вагоні за відсутності квитків на проїзд у вагоні 2 класу, купейному вагоні тощо);
2. оплату послуг готелю на суму, яка перевищує встановлену граничну норму (законодавцем - у підприємствах, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів; наказом (розпорядженням) керівника підприємства - для інших підприємств).

Зазвичай ці витрати узгоджуються з керівником (або уповноваженою ним особою) у телефонному режимі. Після повернення з відрядження підзвітна особа звертається до керівника із заявою про відшкодування понаднормово витрачених нею коштів. Керівник візує заяву підзвітної особи - надає письмовий дозвіл на здійснення цих витрат, на основі чого бухгалтер виконує певні розрахунки та робить відповідні бухгалтерські записи.

2. Підзвітній особі на  основі наказу керівника розраховуються  добові у сумі, що перевищує  встановлений законодавцем їх розмір.

Отже, в разі витрачання грошового авансу понад граничні норми підзвітна особа може отримати додаткові блага:

а) у нематеріальній формі (більш комфортному проїзді або проживанні), розмір якої дорівнює різниці між фактичною вартістю цих послуг та встановленими граничними нормами (обмеженнями) і яку він сплачує суб'єктам господарювання, що надають транспортні та готельні послуги;

б) у грошовій формі, розмір якої визначають як різницю між сумою фактично виданих підзвітній особі добових та сумою, яка йому належить, виходячи з установлених законодавцем розмірів та яку він може витратити на свій розсуд [6, с. 34 - 37].

Документальне оформлення при видачі коштів під звіт на господарські потреби на підприємстві такий:

1. Керівник підприємства або інші службові особи визначають мету і необхідну суму видання грошей під звіт – покупка матеріальних цінностей, здійснення платежів тощо;

2. Бухгалтерія складає і оформляє видатковий касовий ордер для видання грошей з каси;

3. Працівник одержує в касі гроші під звіт, придбані цінності здає на склад за накладною, товарним або фіскальним чеком;

4. Після виконання доручення, але не пізніше наступного дня після одержання грошей, працівник складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і разом з документами, що підтверджують суму проведених витрат, подає в бухгалтерію;

5. Бухгалтерія перевіряє звіт подає на затвердження керівнику підприємства;

6. Після затвердження звіту бухгалтерія організовує остаточний розрахунок з підзвітною особою: визначає суми, які потрібно доплатити із каси чи повернути до каси, оформляє прибутковий чи видатковий касовий ордер і розраховується через касу з підзвітною особою. Розглянуті вище операції підсумовані у таблиці 1.2 [37].

                                                                                                      Таблиця 1.2    

Документальне оформлення господарських операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами

Операції	Основні первинні документи, що оформлюються під час здійснення операцій з підзвітними особами
1. Отримання завдання підзвітною  особою для цього підприємства	Затвердження списку осіб, які одержують готівкові кошти на господарські потреби. Оформлення відносин працівника з підприємством, працівник - член керівного органу - наказ про оформлення розрахунків з підзвітними особами. Усне або письмове розпорядження, наказ про службове відрядження. Затвердження розрахунку суми необхідних грошових коштів для виконання завдання.
2. Отримання авансу для оплати  витрат	Видатковий касовий ордер з вказівкою мети витрачання коштів або платіжна відомість. Реєстрація в журналі контролю підзвітних сум
3. Скерування працівника на інше  підприємство	Придбання проїзних документів, оформлення документів на перевезення багажу або іншого вантажу та інших документів, необхідних для проїзду до місця призначення відрядження
4. Оформлення документів на отримані  цінності, роботи або послуги  на іншому підприємстві: -   передача отриманої під  звіт готівки на оплату цінностей, робіт або послуг; - отримання цінностей, робіт або  послуг; - виконання завдання із службового  відрядження	Оформлення квитанцій (в тому числі до прибуткового касового ордера), касового чека, акта закупівлі, товарного чека, накладної на відпускання ТМЦ, акта купівлі-продажу, акта виконаних робіт, товаротранспортної накладної, податкової накладної. Виконання передбачених завданням дій на іншому/інших підприємствах.
5. Повернення  працівника з відрядження. Передача  матеріальних цінностей матеріально  відповідальній особі свого підприємства: -    передача документів  на їх отримання і оплату  в бухгалтерію підприємства; - передача документів, що підтверджують  витрати на відрядження підзвітної  особи в бухгалтерію підприємства	Придбання проїзних документів, оформлення документів на провезення багажу або іншого вантажу й інших документів, необхідних для проїзду від місця відрядження до місця постійної роботи відрядженого працівника. Акт приймання, прибутковий ордер, авансовий звіт і передача з ними всіх супровідних документів, що підтверджують витрати, в бухгалтерію і/або на склад
6. Складання  звіту про використання одержаних  грошових коштів: - складання звіту про виконання  завдання; - затвердження авансового звіту  підписом керівника; - отримання перевитраченої готівки  або повернення невитраченої  готівки; - бухгалтерські операції із  розрахунків з підзвітною особою	Звіт про виконану роботу у відрядженні. Затвердження і відображення в Журналі-ордері №3 по кредиту субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" авансового звіту підзвітної особи. Повний розрахунок з підзвітною особою з авансового звіту і в зв’язку з цим оформлення прибуткового (на повернення невикористаних грошових коштів) або витратного (на покриття зробленої і визнаної перевитрати грошових коштів підзвітною особою) касового ордера.Відображення здійснених операцій бухгалтерськими проведеннями із занесенням їх у Головну книгу

 

 

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості. Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 „Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку, наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті ", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби " та інші субрахунки.

По дебету даного субрахунку відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт у кореспонденції з рахунками обліку коштів: 30 „Каса", 31 „Рахунки в банках", 33 „Інші грошові кошти".

По кредиту субрахунку 372 відображаються:

1. витрачені підзвітними особами суми коштів у межах встановлених норм — у кореспонденції з рахунками обліку витрат: для підприємств, які використовують в обліку рахунки класу 8, — 84 „Інші операційні витрати" (з наступним списанням на один з рахунків: 23 „Виробництво", 91 „Загальновиробничі  витрати", 92 „Адміністративні витрати", 93 „Витрати на збут"), для підприємств, які не використовують рахунки класу 8, списання проводиться безпосередньо на рахунки 23, 91, 92, 93;
2. витрати на відрядження, пов'язані з придбанням або заготівлею запасів у межах встановлених норм, — у кореспонденції з рахунками обліку запасів: 20 „Виробничі запаси", 21 „Тварини на вирощуванні та відгодівлі", 22 „МШП", 28 „Товари";
3. повернені працівниками залишки невикористаних грошових коштів, виданих на відрядження, — в кореспонденції з рахунком 30 „Каса";
4. списані витрати на відрядження понад встановлені норми — у кореспонденції з рахунками обліку витрат 92, 93, 94, з наступним списанням на фінансовий результат (субрахунок 791 „Результат операційної діяльності")          [7, 311 - 312].

Організація синтетичного обліку розрахунків з підзвітними особами  повинна забезпечити відображення всіх проведених операцій щодо видачі готівки під звіт [4, с. 201 - 202].

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами на ведеться в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт, причому сальдо на субрахунку 372 може бути як дебетовим так і кредитовим. При значному обсязі операцій з підзвітними особами для обліку коштів, виданих під звіт з певною метою, на підприємстві відкриваються додаткові аналітичні рахунки третього або четвертого порядку, наприклад:

• 3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за службовими відрядженнями";
• 3722 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за сумами, виданими на господарські потреби";
• 3723 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за сумами, виданими на придбання сільськогосподарської продукції, заготівлю вторинної сировини й металобрухту";
• 37241 "Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті (доларах США) за службовими відрядженнями";
• 37242 "Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті (російських рублях) за службовими відрядженнями".

Регістром аналітичного обліку є Відомість 3.2.

Аналітичний облік в цьому регістрі ведуть за кожною окремо виданою в підзвіт сумою лінійно-позиційним методом записів. При записах операцій поточного місяця в окремому рядку відображають дату і суму виданого авансу (графи 4 – 7), відшкодування перевитрат проти виданого авансу (графи 8 – 10), відшкодовану або утриману суму невикористаного авансу (графи 11 – 14) і суми витрат за поданим і затвердженим звітом про використання коштів наданих на відрядження, або під звіт (графи 15 – 26). У випадках, якщо підзвітній особі, що знаходиться у тривалому відрядженні, направляють додатковий аванс, або один і той же працівник повторно за місяць одержує аванс, то суму і дату видачі (перерахування) авансу відображають у вільних графах: 6 і 7 по тому ж рядку (в дебет субрахунку 372 з кредиту відповідних кореспондуючих рахунків). При поданні одним працівником за поточний місяць двох звітів відповідні суми відображають записом в одній графі за одним і тим ж рядком.

У таблиці 1.3. розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх [7, с. 13 - 14]

                                                                                                        Таблиця 1.3

Типові господарські операції за розрахунками з підзвітними особами

№ з/п	Зміст  операції	Кореспондовані  рахунки
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1.	Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на службове відрядження. Відкрито субрахунок 3721 "Розрахунки з підзвітними особами за службовими відрядженнями у національній валюті". За відсутності в підприємства податкової заборгованості готівка видається із залишку коштів у касі	372	301
2.	Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на господарські потреби (придбання товару). Відкрито субрахунок 3723 "Розрахунки з підзвітними особами за витратами на господарські потреби". У підприємства відсутня заборгованість за податками, готівка видана із залишку виручки в касі	372	301
3.	Отримані грошові кошти з поточного рахунка в банку для видачі підзвітній особі на господарські потреби	301	311
4.	Видані готівкові грошові кошти з каси підзвітній особі на господарські потреби	372	301
5.	Видані готівкові грошові кошти підзвітній особі на господарські потреби за грошовим чеком з поточного рахунка в банку	372	311
6.	Видані з каси грошові кошти підзвітній особі (1) для перерахування поштовим переказом іншій підзвітній особі (2), що перебуває у відрядженні	372	301
7.	Перераховано готівкові грошові кошти, отримані підзвітною особою (1) підзвітній особі (2), що перебуває в службовому відрядженні, поштовим переказом з повідомленням про вручення через відділення "Укрпошта"	333	372
8.	Перераховані готівкові грошові кошти підзвітній особі на господарські потреби гарантованим платіжним дорученням з поточного рахунка в банку . Як варіант, готівкові грошові кошти можуть перераховуватися на витрати на відрядження	372	311