Аудит расчетов с подотчетными лицами

     В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

     К представительским расходам не относятся  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;

     •    «Подотчет 4.1.2» — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

     В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период;

     •    «Подотчет 5.1.1» — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного  периода по расчетам с подотчетными лицами.

     Задолженность подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах учета развернуто;

     •    «Подотчет 5.1.2» — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и регистрах учета «Расчеты с подотчетными лицами»

     3.4. Типичные ошибки 

     Основные  нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом:

     1.  Нарушения порядка выдачи подотчетных  сумм.

     1.1.  Выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

     1.2.  Выдача денежных сумм из кассы  под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

     1.3.  Выдача денег под отчет лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

     1.4.  Несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы.

     1.5.  Списание подотчетных сумм за  счет собственных средств предприятия.

     2.  Нарушения при оформлении командировочных  расходов.

     2.1.  Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

     2.2.  Отсутствие командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания  в командировке.

     2.3.   Несоблюдение установленных норм  командировочных расходов.

     2.4.  Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм.

     2.5.  Отсутствие служебных заданий.

     3.   Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных расходов.

     3.1.  Нарушение порядка удержания  налога на доходы физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

     3.2.   Некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

     4.  Нарушения порядка учета представительских  расходов.

     4.1. Отсутствие аналитического учета  представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

     5.  Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами.

     5.1.   Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами.

     5.2.   Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода.

     5.3.  Несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере №7  «Расчеты с подотчетными лицами»  или других регистрах. 
 
 
 
 

  4. Аудит учета расчетов  с подотчетными  лицами  ЗАО “ПЕТРОМАКС”    

    4.1 Характеристика предприятия 

   Компания ЗАО «ПЕТРОМАКС» была основана в 1993 году и входит в пятерку ведущих предприятий по переработке металлолома на Северо-западе России.

  ЗАО «ПЕТРОМАКС» является дочерним предприятием транснационального концерна «Куусакоски», основанного в 1914 году. В России работает два филиала и пять дочерних предприятий «Куусакоски». Крупнейшим из них на Северо-западе является компания ЗАО «ПЕТРОМАКС».

   ЗАО «ПЕТРОМАКС» уделяет большое внимание экологическим проблемам Санкт-Петербурга и области. Компания открыта к сотрудничеству с властными структурами и принимает активное участие в проектах, направленных на улучшение экологической обстановки в регионе.

Компания  имеет мощную современную инфраструктуру и разветвленную партнерскую  сеть для сбыта готового сырья. 

  Структура  предприятия.

ЗАО «ПЕТРОМАКС»  состоит из следующих подразделений:

1. Администрация
2. Аналитическая лаборатория
3. Отдел комплексного лома
4. Отдел прямого сбора
5. Транспортный отдел
6. Площадка 1
7. Площадка 2
8. Площадка «Выборг»
9. Площадка «Гатчина»
10. Площадка «Нижний Новгород»
11. Площадка «Псков»
12. Площадка «Смоленск»
13. Площадка «Лобня».

 

      Структура бухгалтерии.

   Ведение бухгалтерского учета  осуществляет бухгалтерия Общества  во главе с главным бухгалтером,  который подчиняется непосредственно  Генеральному директору ЗАО “ПЕТРОМАКС”.

   Структура бухгалтерской службы, численность работников отдельных  бухгалтерских подразделений определяется  внутренними правилами и должностными  инструкциями.

   В бухгалтерии работает 15 высококвалифицированных  бухгалтеров, которые подразделены на группы, возглавляемые ведущими бухгалтерами. Участок учета производства состоит из пяти специалистов, участок расчета зарплаты – из двух человек, группа по учету ТМЦ – из трех. Такие участки, как учет основных средств, учет денежных средств в банке, учет расчетов с подотчетными лицами и касса ведут еще три бухгалтера.

     Главный бухгалтер Общества несет  ответственность за формирование  учетной политики, ведение бухгалтерского  учета, своевременное представление  полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

   Требования главного бухгалтера  Общества по документальному  оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений, связанных с бухгалтерским и налоговым учетом, анализом хозяйственной деятельности, обязательны для всех служб Общества.

   Без подписи главного бухгалтера  Общества денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными.

   Бухгалтерский учет Общества  ведется с использованием компьютерной  техники и  бухгалтерской программы  “1С-Предприятие” (версия 8.0). Общество  использует рабочий план счетов (Приложение № 1), разработанный на основе типового плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н.

   Хозяйственные операции в бухгалтерском  учете оформляются типовыми первичными  документами, которые утверждены  законодательно, а также формами, разработанными Обществом самостоятельно.

   Аналитические и синтетические  регистры бухгалтерского учета  подлежат ежемесячной распечатке  и брошюрованию в виде специальных  книг (журналов), отдельных листов (справок)  и карточек, а также в виде электронной информации, полученной при использовании вычислительной техники (на дисках, дискетах и иных машинных носителях).

   Имущество организации, обязательства  и хозяйственные операции для  отражения в бухгалтерском учете  оцениваются в рублях и копейках, а во внутренней отчетности – в денежном выражении путем суммирования фактически произведенных расходов в целых рублях.

   При внесении необходимых корректировок  в бухгалтерские регистры используются:

- метод  «красного сторно» 

- способ  дополнительной записи (корректировка долга).

  Состав  и формы внутренней отчетности, периодичность, сроки составления  и представления, перечень пользователей  внутренней отчетности устанавливаются  материнской компанией Общества. 
 
 
 

             4.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии

   Определение  уровня существенности.

     Существенность  — вероятность того, что применяемые  аудиторские и иные, в том числе юридические, экспертные и т.д., процедуры позволяют определить наличие ошибки в отчетности экономического субъекта и оценить их влияние на принятие соответствующих решений ее пользователями.

     Следует помнить, что эта вероятность  отражает возможность (или невозможность) определить наличие ошибки, влияющей на достоверность отчетности экономических субъектов, оценить эту ошибку для принятия соответствующего аудиторского решения. Это качественная составляющая существенности. Количественная ее составляющая выражается через определение уровня существенности.

     Под уровнем существенности понимается то предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой квалифицированный пользователь этой отчетности с большой степенью вероятности перестанет быть в состоянии делать на ее основе правильные выводы и принимать правильные экономические решения. Данное определение приведено в российском правиле (стандарте) аудиторской деятельности «Существенность и аудиторский риск». 

(17119 + 25122 + 37663) / 3 = 26634 тыс.руб.

Значение  уровня существенности округляем до 25000 тыс.руб.