Аудит расчетов с подотчетными лицами

     •   списание просроченной задолженности  подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;

     •   отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

     •   отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

     •    выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

     Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

     Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник.

     Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

 

 

 
 

     По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вопроснику аудитор может сделать  следующие выводы:

     1. Внутренний контроль за расходованием  и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

     2.  В нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ лицам,  не отчитавшимся за полученные  ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

     3.   Приказы о направлении работников  в командировки не оформляются,  при этом следует проверить,  не допускается ли под видом  командировочных расходов скрытое  авансирование работников предприятия.

     4.  В нарушение гл. 23 (ст. 217) и 24 (ст. 238) НК РФ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

     5.  В нарушение гл. 21 (ст. 171), 23 (ст. 217), 24 (ст. 238) и 25 (ст. 264) НК РФ для  целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

     6.  В нарушение гл. 21 (ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей налогообложения  учет представительских расходов  в пределах норм и сверх  норм не ведется.

     7.  В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод — о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

     Подобный  вывод может быть основанием для  следующих действий:

     •    если по результатам опроса сотрудников  проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности ст. «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

     •    если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится), то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

     В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все  методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений. 

     3.3 Перечень аудиторских  процедур 

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

     Проверка  своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

     При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению единым социальным налогом (ЕСН). Основные контрольные процедуры:

     •   «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы  на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

     •   «Подотчет 1.1.2» — проверка получения  под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

     •   «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

     •   «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия  подотчетных лиц в штате предприятия;

     •   «Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия.

     В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под  отчет, не возвращена и списывается  за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог;

     •   «Подотчет 2.1.1» — проверка полноты  оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

     Все приложения к авансовым отчетам  во избежание их повторного использования должны быть погашены.

     Проверка  соблюдения порядка гашения первичных  документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

     •   «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

     •   «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия  в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в  командировке;

     •   «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

     Для выполнения этой процедуры при командировках  по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов.

     Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

     •    «Подотчет 2.1.5» — проверка правильности ведения учета командировочных  расходов в пределах и сверх норм;

     •    «Подотчет 2.2.1» — проверка удержания  налога на доходы физических лиц с (на) сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. 

     В соответствии со ст. 217 гл. 23 и ст. 238 гл. 24 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

     Аналогичный порядок налогообложения применяется  к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании;

     •    «Подотчет 3.1.1» — проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры.

     Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, принимаемым для целей уплаты налога на прибыль, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — относятся к расходам, не принимаемым для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 НК РФ);

     •    «Подотчет 4.1.1» — проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов.