Аудит расчетов с подотчетными лицами

    Содержание.

    Введение…………………………………………………………….……..3 

    1. Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами, на которые необходимо обратить внимание аудитору. . . . . . . . . . .4 

    2. Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами. . . ……………………………….….….... 6

    3. Составление программы проверки расчетов с подотч. лицами…….8 

    4. Основные контрольные процедуры. . . ……………….………….. . 12 

    Аудиторское заключение. . . . . ……………………….……………… . 18 

    Список  использованной литературы……………………..……………..23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение 

    Аудиторская деятельность (далее аудит) представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (или аудиторских фирм) по осуществлению вневедомственных проверок бухгалтерской или финансовой отчетности, документов бухгалтерского учета, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов.

    В российских стандартах аудиторской  деятельности дается следующее определение  аудита:

    Аудит – это независимая экспертиза финансовой отчетности предприятия на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского отчета, соответствия хозяйственных и финансовых операций законодательству Российской Федерации, полноты и точности отражения финансовой отчетности деятельности предприятия.

    Аудитор – это лицо, проверяющее состояние  финансово-хозяйственной деятельности предприятия за определенный период.

    Аудитор отличается от ревизора по своей сущности: по подходу к проверке, по взаимоотношениям с клиентами, по выводам, сделанным по результатам проверки.

    Понятие аудита значительно шире понятия  контроля и ревизии. Аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и разработку предложений  по оптимизации хозяйственной деятельности в целях рационализации расходов и увеличения прибыли.

    Аудит можно определить, как своеобразную экспертизу в бизнесе.  
 
 

    1. Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами, на которые необходимо обратить внимание аудитору. 

    Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичным расчетом, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• представительские расходы.

    Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка подотчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот пит аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

    Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и потому для его  проведения целесообразно привлекать ассистентов.

    Состав  первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

    Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

1. Авансовые отчеты;
2. Журнал регистрации авансовых отчетов;
3. Приказы о направлении сотрудников в командировку;
4. Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
5. Сметы представительских расходов;
6. Приказы об утверждении смет представительских расходов.

    Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

1. Баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
2. Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);
3. Главной книге;
4. Журнале ордере № 7, объединяющим в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

 
 
 
 

    2. Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами. 

    Основные  нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

    1. Нарушение порядка выдачи подотчетных  сумм

    1.1 выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

    1.2 выдача денежных сумм из кассы  под отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия;

    1.3 выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

    1.4 несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

    1.5 списание подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия;

    2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

    2.1 отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в  командировку;

    2.2 отсутствие командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания  в командировке;

    2.3 несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

    2.4 отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

    2.5 отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм;

    3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов 

    3.1 нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

    3.2 некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в  суммах командировочных расходов;

    4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

    4.1 выделение сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет  в розничной торговой сети;

    4.2 списание на затраты сумм налога  на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;

    5. Нарушения порядка учета представительских расходов

    5.1 несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной  смете;

    5.2 отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

    6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

    6.1 некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

    6.2 неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода;

    6.3 несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере №  7 “Расчеты с подотчетными лицами”  или других регистрах. 
 
 
 
 

    3. Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами. 

    Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении  расчетов с подотчетными лицами для  аудитора являются:

1. Отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
2. Несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
3. Отсутствие на предприятии системы подачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
4. Несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
5. Задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
6. Списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
7. Отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
8. Отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
9. Отсутствие визу руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
10. Выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

    Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

    Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица 1) 

    Таблица 1. “Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами”.