Аудит расчетов с подотчетными лицами

    По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вопроснику аудитор может сделать  следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
2. В нарушении п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы;
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются - следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
4. В нарушение закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” суточные, возмещаемых сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом”.
5. В нарушение Закона Российской Федерации “О налоге на прибыль” и Закона Российской Федерации “О налоге на добавленную стоимость” для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;
7. В нарушение Закона Российской Федерации “О налоге на прибыль” и Закона Российской Федерации “О налоге на добавленную стоимость” для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;
8. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

    По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

    Подобный  вывод может быть основанием для  следующих действий:

    Если  по результатам опроса сотрудников  проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты  с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи “Расчеты с подотчетными лицами” в отчетности предприятия;

    Если  удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

    В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

    При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все  методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений. 

    4. Основные контрольные процедуры. 

    Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

    Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечение срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  из командировки, предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести по ним окончательный расчет.

    Проверка  своевременности расчетов сотрудников  предприятия по командировочным  расходам и средствам, выданным на хозяйственные  нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время в том числе по истечение трех дней после установленного срока следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный годовой доход этого подотчетного лица.

    При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления  соответствующих оправдательных документов, подтверждающих производственные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

    Основными контрольными процедурами являются:

    “Подотчет. 1.1.1.” - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это  право, утвержденному руководителем  предприятия;

    “Подотчет. 1.1.2.” - проверка получения под отчет  сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

    “Подотчет. 1.1.3.” - проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

    “Подотчет. 1.1.4.” - проверка наличия подотчетных  лиц в штате предприятия;

    “Подотчет. 1.1.5.” - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли  предприятия.

    В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчет  не возвращена и списывается за счет прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислять взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации и удержать 1 % взносов в Пенсионный Фонд Российской Федерации согласно статье 1 Закона Российской Федерации от 21 декабря 1995 г. № 207-ФЗ.

    “Подотчет. 2.1.1.” - проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

    Все приложения к авансовым отчетам  во избежание их повторного использования  должны быть погашены.

    Проверка  соблюдения порядка погашения первичных  документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

    “Подотчет. 2.1.2.” - проверка наличия приказов о  направлении работников в командировку;

    “Подотчет. 2.1.3.” - проверка наличия в командировочных  удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

    “Подотчет. 2.1.4.” - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

    Для выполнения этой процедуры при командировках  по территории Российской Федерации  аудитор или его ассистент  могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. 

    Таблица 3 “Нормы возмещения командировочных расходов, руб.”

    Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей.

    “Подотчет.2.1.5.” - проверка правильности проведения учета  командировочных расходов в пределах и сверх норм;

    “Подотчет.2.1.1.” - проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм.

    При оплате работникам расходов на краткосрочные  командировки как внутри страны, так  и за ее приделы, в облагаемый налогом  доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные  и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионный сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

    “Подотчет.2.2.2.” - проверка правильности выделения  налога на добавленную стоимость  в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

• проезду к месту служебной командировки и обратно,
• затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

    Суммы НДС, оплаченные по расходам, относимым  на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных  законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах. А сверх нормы - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли. Остающейся в распоряжении организации.

    “Подотчет.3.1.1.” - проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенным  подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

    Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной  торговли и у населения к зачету у предприятия-покупателя не принимаются  и расчетным путем не выделяются.

    “Подотчет.3.1.2.” - проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.