Организация и технология предоставления дополнительных услуг в гостинице

 

Не зарегистрированные участники участия в конференции не принимают, даже если они прибыли на конференцию. И это правило конференции всегда должно выполняется.

График всех докладов заранее размещается, планируется, вкладывается в папку каждого участника, вывешивается возле залов, в которых проходит конференция.

В конце первого дня в графике конференции предусмотрено специальное время для получения документов. Внимание участников обращается на это во время и в письмах оргкомитета и во время регистрации.

Подготовка и проведение конференции включает в себя несколько этапов:

1. Планирование бюджета.

2. Составление четкого плана проведения события.

3. Pr-кампания.

4. Выбор удобного и просторного помещения.

5. Техническая подготовка.

6. Организация банкета/фуршета.

7. Решение транспортного вопроса.

8. Контроль над каждым этапом.

Пример программы конференции: 

10:30 – 11:00 Регистрация участников (Докладчик: ФИО, должность компания). 

11:00 – 12:30 Начало конференции. Выступающий 1.

12:30 – 13:00 Кофе-брейк

13:00 – 14:30 Продолжение конференции. Выступающий 2.

 14:30 – 14:45   Перерыв 

14:45 – 16:15 Продолжение конференции. Выступающий 3.

16:15 – 16:30 Ответы на вопросы слушателей.   Вручение Сертификатов.

По окончании конференции, не позднее срока, установленного в приказе, оргкомитет конференции предоставляет в научно-исследовательский сектор следующие документы:

• протоколы заседаний секций;
• программа конференции (семинара);
• отчет о проведении конференции;
• список участников конференции (семинара), оплативших оргвзнос с указанием точного адреса и ФИО (полностью), по которому каждому автору будет выслан сборник материалов.

Оптимальное время проведения конференции — с 11:00 до 16:00.

Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества участников.

Функции ведущего:

• отвести нежелательный вопрос, т.е. оставить без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы;
• принять вопрос;
• выбрать кандидата на очередной вопрос;
• объявить о начале и финале мероприятия.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) – по электронной почте или по факсу.

После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.

Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит  конференцию.

Важно присутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их.

Для того, чтобы заинтересовать как можно большее количество важных (и нужных) людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых (так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации). Пригласить следует представителей различных общественных слоев.

Организация конференций включает следующее:  

• составление и рассылка пресс-релиза;
• приглашение представителей СМИ на коммерческой основе;
• составление медиа-плана публикаций по итогам конференции;
• оповещение широкого круга СМИ и информационных агентств;
• подготовка площадки для проведения пресс-конференции;
• организация фуршета;
• изготовление раздаточных материалов и сувенирной продукции;
• составление полной сметы расходов на проведение конференции.

В круг организационных вопросов входят:

• аренда зала или помещения;
• оформление зала символикой (это тем более важно, если информация о конференции, пусть самая незначительная, пройдет в телеэфире; символика, даже показанная фоном в течение 15-20 секунд, окажет необходимое подсознательное воздействие на телезрителя);
• телефонное и письменное приглашение представителей всех СМИ (даже бульварных изданий) на конференцию, причем желательно повторить его несколько раз;
• подготовка раздаточного материала для участников конференции (всевозможные буклеты, основные положения вступительного сообщения);
• при выборе дня проведения конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпал с днём проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ.

Затем параллельно с решением организационных вопросов разрабатывается сценарий конференции.

При разработке сценария важно не забыть:

• четко определить круг участвующих в конференции;
• заранее согласовать вступительное слово-регламент длительности каждого выступления;
• подготовить на случай «гробового молчания» зала несколько вопросов, которые по договоренности должны задать дружественные журналисты;
• определить продолжительность конференции.

Проведение пресс-конференции. Перед началом конференции прибывающие участники регистрируются у входа в помещение, получают:

• медиа-кит, содержащий бэкграундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и РК.);
• программу конференции;
• список участников с их краткой характеристикой;
• тезисы наиболее важных и интересных докладов;
• текст пресс-релиза.

Встречать участников должны сотрудники конференц-зала и сам ответственный за проведение конференции администратор назначенный.

Выступающие лица – докладчики рассаживаются на некотором возвышении. Перед каждым из них ставятся таблички с именами,  должностями,   названием  организации (должны быть написаны крупным шрифтом, чтобы надписи было видно с задних рядов).

Все сотрудники службы ПР, задействованные на пресс-конференции, должны иметь пейджи. Это помогает участникам, журналистам и другим приглашенным ориентироваться в обстановке, идентифицируют сотрудников, к которым можно обратиться за справкой и помощью.

Ведет конференцию назначенный ответственный – модератор, который призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего или руководителя организации. Начать вести   конференцию   может   сам   председательствующий.

Важно, чтобы выступающие были хорошими ораторами. Время выступления лиц, не умеющих хорошо говорить, следует свести к минимуму – в пользу других, более удачных ораторов.

Председательствующий предоставляет слово выступающим.

После выступления докладчики отвечают на вопросы аудитории журналистов.

После окончания конференции участников принято угощать напитками и иногда лёгкими закусками.

Стержневой задачей организаторов деловой встречи является правильная аренда конференц-зала. От этого во многом зависит успех всего мероприятия в целом.

В зависимости от целей и формата мероприятия необходимо предусмотреть даже местоположение арендуемого помещения, созданием уютной атмосферы, отвечающей формату и главное целям делового мероприятия. Ведь это обуславливает экологическую чистоту в зоне действия конференции. Также помещение должно свободно принять необходимое количество приглашенных участников. При этом специально оборудованный, технически оснащённый, конференц-зал обеспечивает конференцию необходимой аппаратурой и предназначен именно для проведения данной встречи. Предстоит продумать, насколько необходимы в процессе мероприятия переговорные комнаты, места для выставок, микрофоны и лазерные указки, телевизоры, записывающие устройства, аудио и видеоаппаратура, в том числе система синхронного перевода на несколько языков.

Может понадобиться даже несколько конференц-залов с современным оборудованием. 

Проведение конференций  предполагает еще и наличие интересной культурной программы, обеды и кофе-брейк в перерывах, меню которых должно прийтись  по вкусу всем участникам. То есть предстоит создать необходимую атмосферу комфорта для продуктивной работы во время конференции. Подобного эффекта можно добиться в том случае, если мероприятие проводится на должном организационно-техническом уровне.

Организация и подготовка конференции это: 

• Подбор конференц-залов;
• Размещение участников мероприятия в гостиницах;
• Разработка концепции мероприятий (конференций, презентаций);
• Организация презентаций во время проведения конференции;
• Организация банкетов, кофе-пауз, фуршетов;
• Организация видео-трансляции, в том числе прямой трансляции для участников конференции;
• Аренда специализированного оборудования;
• Приглашение СМИ, анонсирование события, изготовление и размещение рекламных материалов, помощь в организации пресс – конференций 
• Управление транспортной логистикой конференции;
• Организация выставок при конференциях;
• Функции секретариата конференции (регистрация участников, ведение баз данных);
• Изготовление полиграфической продукции;
• Планирование бюджета;   
• Составление плана технической поддержки;
• Рассылка приглашений;
• Подготовку печатной и сувенирной продукции;
• Комплектация «портфеля участника»;
• Визовая поддержка и транспортные услуги;
• Оформление залов.

Прием гостей

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа. 

Функции группы:

• поприветствовать пришедшего;
• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;
• выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;
• представить (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение конференции;
• указать дорогу или даже проводить в конференц-зал.

Для представителя СМИ конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в Вашем приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет. Однако от того, как долго он будет искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Необходимы указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом: «Конференция» - внутри здания, таблички на двери конференционного помещения и указателучастников и гостей конференции журналистов. 

Уместен указатель «Гардероб», особенно если он расположен не на виду. В противном случае участники будут проходить в зал одетыми, и развешивать одежду на стульях. Это придает помещению, которое было так тщательно приготовлено, неопрятный вид и создает нежелательную для конференции атмосферу. Важнно быть  настойчивыми. 

Нагрудные указатели (бэджи) с названием структуры, которая проводит конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы участники и гости конференции видели, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам. Лучше не вставлять в бэдж визитку – слишком мелко, достаточно одного имени, но написанного крупно. 

Каждый участник и гость конференции должен получить максимум информации в письменном виде. Такой набор может включать в себя:

• Пресс-релиз;
• Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;
• Копии речей, произнесенных на пресс-конференции;
• Буклет о компании или о спонсоре события;
• Фотографии.

Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков – визитная карточка. Основной элемент такого комплекта – буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Можно положить также, если есть, копии предыдущих статей.