Автоматизированные системы в гостеприимстве

     Обмен информацией между смежными элементами такой комплексной АСУ может  осуществляться на трех уровнях:¹⁹

     Отсутствие  обмена как такового. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда та или иная гостиничная служба работает в сугубо автономном режиме (например, телефонная связь или ресторан). В условиях необходимости согласованности действий разных отделов для повышения эффективности такой вариант встречается все реже.

     Документальный  обмен. Информация в этом случае поставляется в виде стандартных бумажных отчетов, которые попросту отсылаются в соседний отдел, где вручную вновь переводятся  в электронный вид. Несколько  усовершенствованный вариант – обмен файлами через внутрикорпоративную сеть с последующим переносом информации из них в смежную АСУ.

     Электронный обмен. Это наиболее удобный и  оперативный уровень обмена информацией  между элементами комплексной системы  управления, однако необходимо, чтобы все они поддерживали процедуры экспорта-импорта. В противном случае может понадобиться  согласованная работа программистов каждой из систем для интеграции  их в единый комплекс, что затребует дополнительных затрат.

     В данный момент далеко не каждая система объединяет все модули автоматизации (модуль номерного фонда, административный модуль, бухгалтерский модуль, модуль ресторана, дополнительные функциональные модули) в одно целое. В связи с широким распространением специализированных программных продуктов, сложностью разработки собственных конкурентоспособных проектов или невостребованностью этих модулей большим количеством клиентов, некоторые из составных частей АСУ не входят в основной пакет и устанавливаются  отдельно. Наиболее часто это касается модуля бухгалтерии, ресторана (не всякая гостиница может им похвастаться) и обеспечения дополнительных и часто нестандартных услуг, как-то: тарификация телефонных разговоров, услуги платного телевидения, система электронных платежей и т.п.

     Организовать  работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. К настоящему времени разработано достаточно много различных систем управления гостиницей как зарубежных, так и отечественных, среди которых можно выбрать наиболее подходящую. При необходимости всегда можно сделать необходимые доработки с учетом особенностей конкретной гостиницы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Автоматизированные системы управления в гостиницах г.  Петрозаводск

3.1. Наличие систем  управления в гостиничных предприятиях г. Петрозаводск

     В настоящее время далеко не все  гостиничные предприятия  г. Петрозаводска  оснащены компьютерными системами  управления. В таблице 1.1 представлены данные о наличии автоматизированных систем управления в гостиницах города Петрозаводск.

     Таблица 1.1

     Наличие автоматизированных систем управления в  гостиницах г. Петрозаводска

     Как видно из таблицы 1, в большинстве  гостиниц города автоматизированные системы управления отсутствует, в остальных же используется компьютерная система управления «Невский портье».

     В Таблице 1.2 представлены функциональные преимущества автоматизированной системы «Невский портье»

     Таблица 1.2

     Функциональные  преимущества автоматизированной системы управления гостиницей «Невский портье»

     Очевидно, что система  «Невский портье» весьма функциональна  и удобна для использования, как  в больших гостиничных комплексах, так и в гостиницах с небольшим  номерным фондом.  Целесообразно  рассмотреть подробнее возможности  данной системы. 
 
 
 

     3.2.История  создания  системы  «Невский портье»     

     Универсальная компьютерная система для автоматизации  гостиниц, пансионатов и санаториев "Невский портье" разработана  в г.Санкт-Петербурге в 2001г. При создании системы был обобщен многолетний  опыт работы авторов по развитию и внедрению гостиничной системы "Актис - отель" (первая версия которой была создана еще в 1989 году и первоначально называлась Actis SHS), а также учтены пожелания персонала гостиниц, в которых на протяжении многих лет успешно эксплуатируется эта система - "Актис - отель" до настоящего времени стабильно работает в гостиницах и пансионатах Ярославля, Рыбинска, Костромы, она сопровождается и модифицируется в соответствии с запросами клиентов и требованиями Российского законодательства, легко вписывается в технологию работы с гостем, устойчиво работает, проста в сопровождении и хорошо принимается персоналом гостиниц. ²⁰      

     Основные  принципы, которые были заложены в  основу системы "Актис - отель" - это  высокая надежность при круглосуточной работе, сохранность информации и возможность ее восстановления при любых сбоях, полнота охвата функциональных обязанностей служб, связанных с размещением гостей, простота освоения и эксплуатации, защита от некорректных действий оператора, эффективный контроль за решениями, принимаемыми персоналом.      

     Эти же качества авторы постарались сохранить  и в своей новой разработке, названной ими "Невский портье".      

     Целесообразность  создания новой системы была продиктована тем, что в процессе развития "Актис - отель" коллективу разработчиков пришлось действовать в рамках идеологии и структуры базы данных, изначально заложенных в 90-е годы, при написании первой версии "Актис - отель". Вместе с тем, постоянные изменения законодательства, многообразие хозяйственных принципов, на которых основывается деятельность предприятий индустрии гостеприимства, различная степень их самостоятельности при выборе технологии работы с гостями, специфика требований местных контролирующих организаций, привели к необходимости создания достаточно гибкой, универсальной и сравнительно недорогой гостиничной системы. К этому же подтолкнуло и наличие на рынке дорогостоящих импортных гостиничных систем, не во всем удовлетворяющих действующему Российскому законодательству. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3.3 Особенности системы "Невский портье"     

     "Невский  портье" - это принципиально новая  система, обладающая более широкими  возможностями, гибкостью настроек  и перспективой развития. В частности,  в системе "Невский портье" заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя.     

     В системе "Невский портье" имеется  возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению.     

     Использование понятия "расчетный час" не только полностью соответствует "Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ", утвержденным соответствующим постановлением Правительства РФ, но и позволяет системе "Невский портье" автоматически начислять оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя.      

     При расчетах с гостями и с организациями-потребителями  за оказанные гостиничные услуги, "Невский портье" производит раздельный учет наличных оплат, безналичных средств, переведенных на расчетный счет гостиницы  и оплат, осуществленных гостями  по кредитным картам,      

     Конфигурация  «Невский портье» для пансионатов  и санаториев обеспечивает возможность  предварительной продажи путевок  с расчетом стоимости в зависимости  от индивидуального набора услуг (питание, лечение и т.д.). А также поселение  по путевке, формирование списков на питание и др. услуги.      

     Система «Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это  удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием  мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.

      Система "Невский портье" предназначена для автоматизации работы служб размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с общим количеством номеров от одного до 10000 и количеством корпусов от одного до 10.     

     Система "Невский портье" может устанавливаться  как в локальном варианте (совмещенное  рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с  установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.     

     Систему "Невский портье" удобно устанавливать  в цепочках отелей, в ведомственных  гостиницах и пансионатах, управляемых  и контролируемых из одного центра. При этом, в связи со структурированностью информации и единой технологией работы с гостем, центральная организация, получая оперативные отчеты с мест, может более эффективно решать свои задачи.     

     Система написана на VFP и функционирует на персональных компьютерах, обеспечивающих устойчивую работу Windows98/2000/XP.

       Работа с номерным  фондом      

     Модуль  ведения номерного фонда, реализованный  в системе "Невский портье", позволяет сотрудникам гостиницы  самостоятельно формировать описание номерного фонда и оперативно отслеживать его изменение. При этом в базу данных вводится такая информация, как категория, количество мест, имеющееся дополнительное оборудование и другие параметры, характеризующие каждый конкретный номер. Имеется возможность добавить в базу новый номер или удалить существующий.     

     Оператор  может изменить состояние номера: перевести свободный номер в  состояние ремонта, указать, что  номер сдан в аренду, выделен под  служебное помещение и т.д. "Невский  портье" автоматически установит соответствующее состояние номера при наступлении даты начала или окончания ремонта, срока аренды или периода бронирования (если соответствующая информация была заблаговременно введена в компьютер).     

     Тарифы  на проживание и дополнительные услуги      

     В системе заложен гибкий механизм ведения тарифной политики. Все вводимые тарифы характеризуются датой начала и датой окончания их действия. С наступлением соответствующей  даты "Невский портье" будет  автоматически производить расчеты  с гостями за проживание и дополнительные услуги на основе действующих на эту дату тарифов. Возможно введение как общих тарифов для всех гостей, так и специальных, договорных, тарифов для отдельных организаций-потребителей. Система автоматически рассчитывает налоги в соответствии с действующим Российским законодательством и в зависимости от способа оплаты (наличные средства или безналичные расчеты).