Автоматизированные системы службы ДОУ

 

 

Введение.

В последние годы роль информационного обеспечения управления возросло в несколько раз. В условиях современного мира , его социального, а экономического развития следует отметить рост значимости информационного обеспечения процесса управления, в которое входит сбор информации, её хранение, переработка, передачи и архивация  в целях принятия обоснованных и эффективных управленческих решений.

Для принятия эффективных управленческих решений в современных условиях развития и роста рыночной экономики организации требуется целостная и связная автоматизированная система документации.

 
          Информационные  процессы всегда играли важную  роль в науке, технике и жизни  общества. В ходе эволюции человечества  просматривается устойчивая тенденция  к автоматизации этих процессов, хотя их внутреннее содержание  по существу осталось неизменным.

Информация не существует сама по себе, она проявляется в информационных процессах. Человек живет в мире информации и на протяжении всей жизни участвует во всевозможных информационных процессах.

Основными информационными процессами являются: поиск, сбор, хранение, передача, обработка, использование и защита информации.

Информационный процесс - это совокупность последовательных действий (операций), производимых над информацией (в виде данных, сведений, фактов, идей, гипотез, теорий и других), для достижения каких-либо результатов.

Информация проявляется именно в информационных процессах, которые всегда протекают в каких-либо системах (социальных, социотехнических, биологических и других).

Информационные процессы, осуществляемые по определенным информационным технологиям, составляет основу информационной деятельности человека. Компьютер является универсальным устройством для автоматизированного выполнения информационных процессов.

Целью данной работы является проанализировать и рассмотреть автоматизированные информационные системы в сфере делопроизводства, разобрать понятие «информационные системы» и проанализировать их при внедрении в автоматизированные системы.

Для достижения цели необходимо разобрать следующие задач: обозначить и определить основные задачи службы ДОУ, разобрать системы автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота, рассмотреть принципы создания информационного обеспечения при внедрении  автоматизированных систем. 
При этом, объектом данной работы является автоматизированные системы делопроизводства.

 

 

Глава 1. Основные понятия в делопроизводстве и теоретические аспекты АС

1. Основные понятия ДОУ

Для раскрытия тему «автоматизированное делопроизводство», необходимо ввести основную терминологию данного аспекта. Начать следует с определения документа. Понятие  «документ» пришло к нам из латинского языка от слова «documentum», что в свою очередь означает «доказательство», «свидетельство». Изначально данный термин был введён во времена Петра Первого и имел значение «письменное свидетельство». Вскоре после этого в обиход вошли такие термины как «деловая бумага», «служебный документ» и «акт». Данные термины подчеркивали важность функций документа в системе управления. Федеральный Закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»1 даёт следующее определение документу- «Документ – это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Из данного определения следует, что понятие «документ» неразрывно связано с понятием «информация». Федеральный Закон «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 года дает следующее определение понятию «документная информация» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать. Позднее, этот закон был отредактирован и переиздан.  В соответствии с определением в Федеральном законе № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»2,  «информация» - это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

В свою очередь документированная информация – это информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в случаях, установленных законодательством, её материальный носитель.

В организации любой сферы деятельности документ выступает как средство управления деятельностью во всех структурных подразделениях. В этой сфере деятельности, следует сказать «официальный документ», а не «документ» Официальный документ – это документ, имеющий право на использование в организации, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Сфера деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами называется Документационное Обеспечение Управления.

ДОУ занимается всем комплексом работ по созданию, оформлению документов, а также их исполнению и контролю сроков исполнения. Также в  данный комплекс входят работы по учету документов, формированию дел из уже исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к передаче в архив.

Данные функции выполняет специальная служба, которая действует как самостоятельное структурное подразделение.  При этом называться она может по-разному : отдел Делопроизводства, Общий отдел, Отдел канцелярии, Секретариат или Отдел управления делами.

На предприятиях узкой направленности деятельности достаточно небольшой объем документации , поэтому создание отдельного отдела нецелесообразно. В таких случаях всю работу по ведению документооборота на предприятии выполняет секретарь руководителя организации или сотрудник, специально нанятый для этой работы

Эффективность работы предприятия, а так же качество и скорость принятия управленческих решений зависят от умело продуманной, организованной и налаженной работы делопроизводство на предприятии. Таким образом, можно сказать, что обеспечение управленческой деятельности документами предприятия является важнейшей функцией управления на любом предприятии.

Тем не менее, следует отметить, что каждое предприятие уникально, имеет свою личную форму организации и, поэтому, необходимо подобрать форму службы ДОУ в соответствии формой правления предприятия. Впоследствии регламентация выбранной формы работы с документами фиксируется в инструкции по делопроизводству предприятия.

  Организацию работы  с официальными документами в  настоящее время регулирует ГОСТ   Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»3. Помимо термина «делопроизводство» существует синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления», который наиболее широко раскрывает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства.

По государственному стандарту документирование - это фиксации информации на различных носителях по установленным правилам. Документированием является совокупность операций по созданию документов, их подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению.

 

Процесс службы ДОУ состоит из нескольких этапов:

1. создание и оформление документов;
2. прием и передача документов;
3. организация движения документов внутри организации;
4. регистрация и контроль исполнения;
5. информационно-справочная работа;
6. хранение документов.

 

Данные мероприятия осуществляются для выполнения следующих задач :

1. совершенствование форм и методов работы с документацией;
2. обеспечение единого порядка документирования;
3. организация работы с документами;
4. построения информационно-поисковых систем;
5. контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
6. сокращение документооборота;
7. унификация форм документов;
8. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в структуре;
9. внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Для более глубокого рассмотрения функций и задач Документационного обеспечения управления и разобраться чем именно занимается вышеупомянутая служба, необходимо акцентировать внимание на том, что в современном мире любая работа с управленческими документами базируется на компьютерных, информационных технологиях. Функциями службы ДОУ являются не только организация эффективного документооборота, учета документацией, а также контролем за исполнением всех документов в рамках одного предприятия и постановка задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документацией. При этом необходимо обеспечение режима доступа к информации, а также её защита от несанкционированного доступа для совершенствования работы с документации внутри и вне предприятия.

Тем не менее, все эти задачи невыполнимы, если информация, используемая в создании документов, не является полной, объективной, точной, ценной,  достоверной и своевременно предоставленной.

1.2. Основные задачи службы документационного обеспечения управления

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

3) совершенствование форм  и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи  обеспечения документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций:

- разработка и проектирование  бланков, обеспечения их изготовления;

- обеспечение изготовления  документов, копирования и тиражирования;

- контроль качества подготовки  и оформления документов, соблюдение  установленной процедуры согласования  и удостоверение документов.

2. Задачи  организации работы с документами  в учреждении решаются выполнением  следующих функций:

- установление единого  порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка  входящих и исходящих документов;

- регистрация и учет  поступающих, отправляемых и внутренних  документов;

- контроль за исполнением документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранение и  использование; организация работы  с обращениями граждан.

- обеспечение защиты информации.

3. Задачи  совершенствования форм и методов  работы с документами включают  в себя выполнение следующих  функций:

- разработку и переработку  нормативных, инструктивных, методических  документов и доведение их  до сведения работников организации;

- методическое руководство  и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации  работников организации и их  консультирование по вопросам  работы с документами;

- упорядочение документации  организации, проведение работ по  унификации документов, разработка  Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- разработку и внедрение  новых форм и методов работы  с документами, совершенствование  документооборота организации, повышение  исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки  и совершенствования автоматизированных  информационных систем и баз  данных для работы с документами.

Исходя из вышеперечисленных пунктов, мы видим, что без осуществления электронного документооборота работник не может выполнить все операции самостоятельно.

 

1.3. Современные технологии реализации систем электронного документооборота

Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений предприятий и организации внешних связей.

Устойчивая тенденция существенного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в значительно большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Анализ деловых процессов показал, что около 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с типовым бумажным документом необходимо его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает невероятно большое количество времени.