Система автоматизированного документооборота

     СОДЕРЖАНИЕ

     Введение                                                                                                      3

     Глава 1 Необходимость автоматизированных систем             документооборота                                                                                                 6

     Глава 2  Требования к автоматизированным системам управления документацией                                                                                                       9

     Глава 3 Автоматизация управления документооборотом: концепции и системы                                                                                                                  12

     3.1  Электронный документ и электронный  документооборот             12

     3.2 Электронные документы: задачи и сценарии                                    15

     Заключение                                                                                                  18

     Список  источников и литературы                                                             20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Системы управления документацией являются средством автоматиза-ции крупномасштабного  формализованного бизнеса, преобразовывая доку-ментооборот из бумажной формы  в электронную. Автоматизация документо-оборота  подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во вре-мени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполнен-ных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

     По  данным журнала “ASAP”, за год в  мире производится » 6 млрд. до-кументов; обычный служащий тратит в год  около 150 часов на поиск утерян-ной  информации. Встает острая потребность  предоставления необходимой информации в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложе-нием.

     Современный  рынок прикладных программных средств  предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди  них DocsVision 3.6 компании DocsVision, ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.

     Исходя  из вышесказанного, мы сформулировали цель работы – вы-явить и изучить  предпосылки развития и современные  условия автоматизи-рованных систем управления документацией.

     Объектом  исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.

     Гипотеза  исследования: предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией позволят определить их достоинства и недостатки.

     Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно рабо-тающими институтами  представительной, исполнительной, судебной вла-стей, производства, науки и образования  обуславливается не только всесто-ронним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функцио-нирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения рос-сийской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по-треблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

     Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

     Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

     Для современного документоведения важны  исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

     Решение проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

     Следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной  литературе как самостоятельные до 90-х годов не ставились. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства¹.

     Между тем в развитых странах, давно  прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания.  

     Глава 1 Необходимость автоматизированных систем документооборота 

     Управление  информационными ресурсами имеет  для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

     Таким образом, учреждения остро ощущают  необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

     К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией  в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

     В большинстве учреждений со сложной  структурой важное значение имеет уровень  организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).

     Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

     Работа  по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё  в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.

     Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

     Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

     технология (на основе современных компьютерных комплексов).

     корпоративные правила создания и использования  информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).

     психология  пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

     В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

     СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

     Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

     Создание  СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

     В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.  

     Глава 2 Требования к автоматизированным системам управления документацией