Автоматизированные системы в гостеприимстве

     • Контракты;

     • Управление мероприятиями (организация мероприятий);

     • Центральное бронирование (централизованное управление группой гостиниц);

     • Модуль управления номерным фондом.

     Каждый  модуль имеет свои особенности:

     Модуль  гостевой истории хранит информацию о гостях и компаниях. Функция планирования проживания гостя дает возможность указания автоматического изменения тарифа, комнаты, типа номера, а также других условий на каждый день проживания гостя.⁸

     Модуль  управления тарифами позволяет руководству гостиницы формировать гибкую тарифную политику с учетом разных пороговых величин и ограничений. Возможно установление специальных тарифов по договорам, в любой валюте, а также для различных сегментов рынка.⁹ 

     Модуль  управления номерным фондом позволяет составлять графики уборки номеров, организовывать работу горничных - календарный статус номерного фонда показывает статус и состояние каждого номера на текущую

     и будущие даты.

     Модуль  турагентства позволяет выполнять  оформление заявок от агентств, расчет комиссионных, определение скидок и специальных предложений, просмотр статистики.

     Взаимосвязанность модулей «Лоджинг Тач» обеспечивает доступность информации:

     1. по каждому гостю из любого модуля;

     2. по состоянию гостиницы на текущий момент времени, включая сведения об уровне загрузки, состоянии номеров, количестве приходящих броней и др. при помощи мастера запросов;

     3. по любым критериям и условиям сортировки и простоту ее представления в виде экранных таблиц и отчетов.

     4. В любой момент времени доступна статистика по каждому клиенту, данные по количеству броней, ночей проживания, незаездов и отмен, а также полученному гостиницей доходу от каждого гостя или компании. Системная документация и инструкции пользователя доступны из любого модуля системы нажатием клавиши помощи

     5. Использование современных информационных технологий — система работает под управлением операционной среды Windows NT и СУБД MS SQL Server, является 32-битным клиент-серверным приложением. Использует графический пользовательский интерфейс (GUI). Простота, универсальность, стандартность структуры экранов модулей, каждый модуль системы имеет свой цвет. Ориентироваться в системе легко, процесс обучения прост.¹⁰

     6. Наличие мощного модуля отчетности, что позволяет создавать произвольные отчеты как с помощью генератора отчетов Лоджинг Тач, так и ODBC-совместимыми программами для Windows.

     7. Система имеет функции обработки кредитных карт — заносит в картотеку все полученные коды подтверждения, отслеживает кредитное состояние счета каждого клиента. При использовании интерфейса с системами авторизации кредитных карт запрос на авторизацию посылается автоматически с получением подтверждения в реальном режиме времени. Система также позволяет мгновенно выводить на экран необходимую для поселения или расчета форму гостя при считывании его кредитной карты.

     • Интеграция с ресторанной системой «Лоджин Тач Сенаколо» и с другими системами, используемыми в гостиницах. Библиотека стандартных интерфейсов насчитывает свыше 400 систем, подразделенных на следующие основные типы: телефонные станции, тарификационные системы, системы платного телевидения, системы интерактивного телевидения, системы централього резервирования, системы бухгалтерского учета (примечательно, что Лоджинг Тач ЛИБИКА стыкуется с российскими бухгалтерскими программами, например с системой Парус); системы голосовой почты (Centegram, AUDDC Voice Lodging и др.); системы дверных замков,  системы управления энергоснабжением, системы точек продаж (ресторанные), системы автоматических мини-баров, системы управления сейфами, системы гостевого факса, системы гостевого оповещения, системы статуса горничной, системы продаж и обслуживания мероприятий, системы управления доходами.

     Позволяет организовывать экспорт и импорт данных в разных форматах и обмениваться данными с приложениями Microsoft Office (Word, Excel, Access и др.).

     Программные продукты компаний «Micros-Fidelio», «HRS»

     Компания  «Micros-Fidelio» ведущий в мире разработчик  программного обеспечения для индустрии  гостеприимства - гостиниц, ресторанов и развлекательных комплексов Системы управления гостиничными комплексами, разработанные «Micros-Fidelio», являются корпоративным стандартом для 70 крупнейших международных цепей, охватывающих 8,5 тыс. гостиниц в 107 странах.

     Девиз системы Fidelia - управление сейчас, т. е. информация, полученная благодаря системе, дает возможность отреагировать немедленно.

     В России наиболее известны такие программные  продукты «Micros-Fidelio», как комплекс управления гостиницей FideUo Front Office, программный комплекс бухгалтерского учета HRS Back Office и расчетно-кассовый комплекс управления рестораном Micros. Они переведены на русский язык, адаптированы к местным условиям, соответствуют законодательству (проведена фискализация, рублефикация программных продуктов), просты в эксплуатации.

     Официальным дистрибьютором компании «Micros-Fidelio»  на территории России и СНГ является компания «HRS» («Hotel and Restaurant Systems»), имеющая  представительства в Москве, Санкт-Петербурге, Таллине, Риге и Киеве. Партнеры компании «HRS» - более 110 ресторанов и развлекательных комплексов, среди которых «Golden Palace», «Метелица», «Царская охота», более 70 гостиниц, как российских, так и входящих в международные гостиничные сети, среди них: «Шератон Палас Отель», «Ренессанс Отель», «Балчуг Кемпинский», «Президент Отель», «Националь», «Золотое кольцо» и др.

     Преимущества  программных продуктов «HRS»:

     • широко распространены;

     • состоят из взаимосвязанных программных модулей, каждый из которых прост в освоении и использовании;

     • возможна настройка конфигурации в соответствии с требованиями и особенностями;

     • имеют встроенные «инструменты» ведения коммерческой стратегии максимизации доходов;

     • имеют возможность объединения (интерфейсы) с другими системами и с другими продуктами;

     • имеют широкую гамму технических решений на базе современных технологий построения информационных систем: клиент-сервер, файл-сервер, Oracle, Windows, DOS, Novell, Internet;

     • обеспечивают эффективное и комплексное управление гостиницей, рестораном любого уровня и размера «под ключ», включая поставку программного и аппаратного обеспечения, обучение персонала, сервисную поддержку с круглосуточной «горячей линией», оперативную помощь заказчику с выездом специалиста.¹¹

     Системы управления гостиницей и рестораном можно сформировать из приведенного ниже списка программных

     • Fidelio Front Office - система управления гостиничным

     комплексом (автоматизация службы приема и размещения);

     • Fidelio Sales and Catering - система управления коммерческим отделом (продаж и маркетинга) и банкетной службой (автоматизация отдела продаж и маркетинга);

     • Fidelio Food and Beverage - система управления складами (автоматизация склада и калькуляция);

     • Engineering Management System (EMS) – система управления инженерными службами;

     • Back Office Accounting Software - система управления финансово-хозяйственной деятельностью;

     • E-fridge In Room Refreshment Software - система автоматических мини-баров;

     • Point of Sale Hotel Software - расчетно-кассовый комплекс;

     • Enterprise Restaurant Solution Software - система звукового и видеоконтроля;

     • Club Membership - система безналичных платежей и клубного учета;

     • Nexus Door Locking Systems - система электронных дверных замков;

     • Paging Systems - пейджинговая система.

     Все программы работают как единая интегрированная система. В гостиницах наибольшей популярностью пользуется тандем из двух совместно установленных программ Fidelio Front Office и расчетно-кассового комплекса для ресторанов Micros 

1.3.Выбор системы управления

     В современных условиях развития гостиничного бизнеса процесс выбора системы управления для отеля перестает быть простым сравнением вариантов. Для большинства компаний критерий цены уже не является определяющим фактором. Основной фактор – функциональность системы, измерить или оценить которую на этапе выбора весьма сложно. На рубеже девяностых, когда гостиничный бизнес переживал этап реформирования и становления, работал простой принцип: «если ты не знаешь, куда идешь, то любая дорога тебя туда приведет». Сейчас же система управления гостиницей призвана обеспечить не только стратегическое планирование, но и помочь гостинице в выборе методов достижения поставленных целей. В этом случае ошибка в выборе системы может стоить слишком дорого. Отель может не только понизить качество своего сервиса, но и ощутить существенный спад рентабельности своего бизнеса. ¹²

     В первую очередь отель проводит первичное  исследование рынка подобных систем и составляет вполне определенный список компаний, которые занимаются продажей и инсталляцией систем управления. Из этого списка предстоит выбрать одну компанию, которая будет максимально соответствовать потребностям отеля. Поэтому, включаясь в процесс выбора и запрашивая информацию от потенциальных поставщиков, необходимо определить для себя, что именно, Вы хотите получить от компании поставщика и от самой системы управления. Сразу возникают две основные проблемы. Во-первых, Вы не всегда знаете, какие инновации доступны в современных системах и не можете ориентироваться в выборе, поскольку все системы, как и любые IT технологии постоянно обновляются и совершенствуются. Вторая проблема состоит в том, что если Вы определите ряд стандартных задач и это будет понятно потенциальному поставщику, ответ и предложение всех конкурентных компаний будут похожи одно на другое.

     Для того чтобы сохранить правильный баланс предоставления информации, необходимо четко и грамотно сформулировать запрос на ее получение от потенциального поставщика - так называемый RFI (request for information). К этому документу необходимо отнестись серьезно и детально описать процессы, требующие оптимизации, основные задачи и ключевые моменты, на которые нужно сделать особый акцент. После того, как этот документ попадет к поставщику и будет им обработан, можно руководствоваться им для первичного знакомства с системой. Первичная демонстрация может быть проведена на встрече, либо с помощью удаленного доступа (к примеру, используя систему WebEx). На этом этапе  можно получить быстрый и краткий обзор рынка систем и выделить наиболее интересные варианты. Теперь, получив первоначальное представление о системах, Вы можете предоставить поставщикам запрос на коммерческое предложение – RFP (request for proposal). Изучив ответы поставщиков, можно четко разделить компании на тех, кто соответствует требованиям и тех, кто может просто-напросто помешать нормальной работе отеля.¹³

     Так как ни одна система не может полностью  отвечать потребностям отеля. Следует  оценить, насколько каждая из предлагаемых систем отвечает необходимому стилю  и методам управления, может ли она принести что-то новое, либо напротив, построена на устаревших принципах работы, подобных табличкам «Мест нет» в старых советских гостиницах.  
 
 

     Глава 2. Службы гостиницы, включенные в процесс  автоматизации

     Гостиничный сервис – ведущая отрасль сферы  обслуживания. Современное состояние рынка гостиничных услуг характеризуется высоким уровнем конкуренции, разнообразием видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб. Так же и система автоматизации деятельности средств размещения в своей структуре объединяет отделы гостиницы, находящиеся в оперативном взаимодействии друг с другом. Физически вся генерируемая информация находится на центральном сервере предприятия и представляет собой базу данных, объединяющую вполне стандартный набор базовых таблиц: номера, клиенты, бронь, счета, отчеты

       К основным типовым службам  относятся: служба управления номерным фондом; административная служба; коммерческая служба; служба питания; инженерно-технические службы; вспомогательные службы.