Автоматизированные информационные системы

Введение

Проблемы  повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово-хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам. Эффективное управление предприятием в современных условиях зависит не только от квалификации работников предприятия, но и от информационных систем, применяемых на нем.

При этих условиях актуальность бухгалтерских  информационных систем очевидна. Внедрение  бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести  порядок в складском учете, в  снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее  рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Основной  целью курсовой работы является рассмотрение особенностей автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.

Объект  исследования: ООО «».

Для достижения поставленной цели были определены следующие  задачи:

1. рассмотреть особенности, структуру и классификацию бухгалтерских информационных систем;
2. изучить программный комплекс, внедряемый на ООО «»;
3. выявить проблемы внедрения системы ABACUS Professional.

Итак, что  же представляют бухгалтерские информационные системы? 

1. Бухгалтерские информационные системы

1.1. Особенности бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские информационные системы (БИС) используются для целей управления предприятием с учетом отраслевых особенностей, вида деятельности, учетной политики предприятия, географической и территориальной  обособленности, связей с зарубежными  партнерами и т.п.  
Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Основу  бухгалтерских информационных систем составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. Информация о финансовом состоянии предприятия, наличии и движении основных и оборотных средств, состоянии расчетов с поставщиками и покупателями позволяет руководству осуществлять функции планирования, контроля, анализа и принимать управленческие решения и является информационной базой для автоматизированных систем управления.   

Перспективы в развитии автоматизированных программ бухгалтерского учета:

• применение новейших информационных технологий;
• поиск совместимости новых возможностей программ к потребностям конечного пользователя;
• взаимодействие с другими программами автоматизации производства;
• разработка систем управления документооборотом;
• взаимодействие с международными требованиями бухгалтерского учета;
• соответствие автоматизированных программ бухгалтерского учета и требований Налогового кодекса;
• разработка новых версий автоматизированных систем бухгалтерского учета с учетом возможности ведения финансового и управленческого учета.

 Задачи бухгалтерских информационных систем: 

Рис.1.Дерево задач бухгалтерских информационных систем

Для автоматизации  поставленных задач требуется наличие:

• информационной базы;
• программного обеспечения;
• компьютерной техники;
• грамотные пользователи компьютеров.

 

Цели  бухгалтерских информационных систем:

Рис.2 Дерево целей бухгалтерских информационных систем

Проблемы  бухгалтерских информационных систем:

Рис.3. Дерево проблем бухгалтерских информационных систем. 

 
 
 

1.2 Структура  БИС

Обеспечивающая  часть ИС

Информационное  обеспечение имеет целью организацию  информации, необходимой для осуществления  управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: степени отображения предметной  области в информационной базе  системы, методов организации  и структурированности баз данных, эффективности манипулирования  данными в базе данных и  др.);

- количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

Техническое обеспечение представляет собой  совокупность используемых технических  средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных. Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал. Характеристики:

- качественные (оценки: степени полноты и адекватности  технической документации, информативности  и не избыточности технической  документации, качества описания  и полноты охвата предметной  области контрольным примером);

- количественные (оценки: полноты комплекса технической  документации, объемных ограничений  на каждый документ).

Программное обеспечение представляет собой  совокупность программ, реализующих  цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических  средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению. Характеристики:

- качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса  программных средств, сложности  и надежности программных компонентов  и всей системы автоматизированной  обработки, программной реализации  алгоритмов обработки исходной  информации и другие);

- количественные (оценки: общего количества программных  компонентов системы, объема оперативной  памяти, занимаемой управляющими  модулями; максимального объема  оперативной памяти и др.).

Лингвистическое обеспечение представляет собой  совокупность языковых средств, предназначенных  для формализации естественного  языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала  вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру  подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых  систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем. Характеристики:

- качественные (ориентированность на пользователя  системы, степень охвата параметров  настройки системы на заданную  операционную систему и конфигурацию  комплекса технических средств,  степень сложности освоения языка,  и др.);

- количественные (общий объем языковых конструкций,  время подготовки языковых конструкций  для адаптации системы на конкретную  предметную область, и др.).

Правовое  обеспечение представляет собой  совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при  функционировании ИС и юридический  статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные  нормативные акты, связанные с  договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое  обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и  алгоритмов обработки информации. Структуру  подсистемы образуют: средства математического  обеспечения, средства моделирования  процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования и математической статистики и др.

Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы  и технических средств, задействованных  в процессе обработки данных. Функции  подсистемы: анализ существующей системы  управления, выбор направлений совершенствования  системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое  обеспечение это совокупность методов  и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для  создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная  часть ИС

Функциональные  компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач  и процедур обработки, реализующих  функции системы управления. В  функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых  расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос  данных из одной отчетной формы в  другую; накопление итогов, обращение  к данным прошлых периодов.

К комплексам задач БИС относится учет: труда  и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный  учет и составление отчетности. Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части - функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

1.3. Классификация  бухгалтерских автоматизированных  систем

Существующие  прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ:

- ориентация  на размер предприятия;

- локальные  и сетевые версии;

- ориентация  на бухгалтерский учет в различных  сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет;

- отечественные  и зарубежные программы. [23, c.35-43]

Основным  классификационным признаком бухгалтерских  программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых ими функций.

Накопленный опыт составления и применения программ компьютеризации

бухгалтерского  учета позволяет выделить и их группы. (Приложение 1)

Мне бы хотелось рассмотреть краткую характеристику пакетов этих групп.

1. Пакеты «Мини-бухгалтерия». К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка → Главная книга → Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С:Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер», «Финансы без проблем», «Интегратор-Соло», «Инфин». Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя - непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм.  Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. [7, c.54-61] Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия. [11, c.86]