Создания автоматизированной информационной системы "Прокат"

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1 Описание предметной области………………………………………...5

1.1 Постановка задачи……………………………………………………5

1.2 Описание алгоритма решения задачи………………………………6

2 Анализ СУБД Access……………………………………………………8

3 Описание технологического процесса……………………………….11

3.1 Разработка таблиц…………………………………………………….11

3.2 Связывание таблиц………………………………………………….12

3.3 Создание запросов…………………………………………………..13

3.3.1 Создание запросов на выборку……………………………………14

3.3.2 Создание запросов с параметром…………………………………15

3.3.3 Создание запросов на добавление………………………………16

3.3.4 Создание запросов на удаление…………………………………..17

3.3.5 Создание запросов на обновление………………………………..17

3.3.6 Создание перекрестного запроса…………………………………18

3.3.7 Создание итогового запроса……………………………………….19

3.4 Создание форм……………………………………………………….21

3.4.1 Создание форм с  помощью мастера…………………………….22

3.4.2 Создание форм с помощью конструктора……………………….23

3.4.3 Создание главной кнопочной формы…………………………….23

3.5 Создание отчетов…………………………………………………….25

4 Инструкция пользователя………………………………………………27

Заключение……………………………………………………………….29

Список использованных источников……………………………………31

Введение

Достижения информатики заняли достойное место в организационном управлении, промышленности, проведении научных исследований и автоматизированном проектировании. Информатизация охватила и социальную сферу: образование, науку, культуру, здравоохранение. Трудно назвать другую отрасль человеческой деятельности, которая развивалась бы столь стремительно и порождала бы такое разнообразие проблем, как информатизация и компьютеризация общества.

Главная особенность нашего времени, несомненно, является постоянный рост темпов производства информации. Потоки информации, циркулирующие в мире, которые нас окружает, огромны. В связи с тем, что они имеют тенденцию к увеличению, в любой организации возникает необходимость применения автоматизированной обработки данных, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Большинство организаций предпочитают компьютеризированные способы, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных.

В современных условиях для ускорения обработки информации становится очевидной необходимость использования компьютера в прокате. Готовые программы уже существуют. И их очень много.

Однако в современный экономический кризис небольшому предприятию довольно проблематично приобрести готовую программную продукцию, которую без труда можно было бы использовать. Более реалистичной является подготовка хотя и частной, однако принципиальной важной системы, позволяющей рассчитывать и просматривать списки взятых вещей и сроки отдачи, что обуславливает актуальность выбранной темы исследования "Разработка информационной системы "Прокат" и внедрение её в работу предприятия".

Цель данной работы состоит в разработке автоматизированной информационной системы "Прокат",  предназначенной для ведения базы данных вещей, клиентов, стоимостей, сроков отдачи и, а также обеспечивать ввод, удаление, хранение, редактирование и отчётность информации, которая содержится в таблицах данных.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1 Проектирование и реализация приемлемой для предприятия автоматизированной системы "Прокат" средствами Access.

2 Обоснование экономической эффективности и внедрение автоматизированной системы "Прокат".

1 Описание предметной области

Начальным этапам  работы, является выявление предметной области. Она играет большую роль в анализе, структурировании данных и позволяет классифицировать и формализовать информацию обо всех процессах данного исследования.

Предметная область - совокупность связанных между собой функций, задач управления, с помощью которых достигается выполнение поставленных целей, это часть реального мира, представляющая интерес для конкретного исследования.

1.1 Постановка задачи

Контроль на предприятии по организации учебного проката осуществляется сотрудниками, отделом кадров.

В обязанности отдела кадров входит:

Контролировать соответствие количество выданных машин и своевременность оплаты.

Контролировать количество свободных машин и вести отчет о прибыли.

Данная деятельность занимает много времени и требует больших трудозатрат. Поэтому для облегчения работы отдела кадров, вследствие исследования предметной области, было выбрано для автоматизации одно из самых сложных и трудоёмких дел, выполняемых сотрудниками – прокат.

Наша задача - создать программу по организации проката. Для этого необходимо рассмотреть все аспекты выбранной области. Прокат осуществляется в строгом соответствии с предпочтения клиента:

по наличии машин;

по срокам взятия и отдачи машин.

Один из основных аспектов для комфортной работы сотрудников проката и клиентов является контроль над прокатом.

Итак, в этом параграфе были рассмотрены общие представления о предметной области, дано его определение. Так же была выявлена связь между подразделениями внутренней структуры проката с отделом кадров образующая потоки данных. Описаны основные инструкции для составления проката.

1.2 Описание алгоритма решения задачи

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных. Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных. Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу. Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей. Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из двух типов: один-к-одному (1:1)  и один-ко-многим (1:М) .

Связь типа “один-к-одному” (1:1)

При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной  (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированого доступа).

Связь типа “один-ко-многим” (1:М)

При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая - сторону "много".  Например, нужно иметь информацию о клиентах и о взятых ими машинах (дата взятия, цена, срок и т.д.). Если все это хранить в одной таблице, то ее объем неоправданно возрастет, т.к. в ней для каждой записи  об очередном взятии должны повторяться  все анкетные сведения о студенте.  Поскольку Клиенты и Вещи- это разные классы объектов, то и свойства их должны храниться в разных таблицах.

Решением этой задачи является создание двух таблиц. Условно назовем их Клиенты и Вещь. В каждой из них хранятся соответствующие свойства. Для связи этих таблиц нужно использовать только часть информации о клиенте, берущим машину. Но она должна однозначно определять каждого клиента среди всех. Такой информацией может явиться, например, номер квитанции (он уникален для каждого клиента).

В таблице со стороны "один" ( в нашем примере Клиент) такие поля называются  ключевыми.  Основное требование к значениям в ключевых полях - это их уникальность для каждой записи (т.е. они не должны повторяться). В результате разработки я получила три таблицы. Главной таблицей у меня является таблица "Клиент" она состоит из ключегово поля номер квитанции, с помощью этого поля таблица связывается с другими таблицами. Также в таблице имеются все данные о клиенте. Фамилия имя отчество клиента, серия и номер паспорта. И вещь которую оставил клиент в залог. Эта таблица позволяет легко посмотреть данные о клиенте. Таблица клиент связана с таблицей вещь полями номер квитанции и номер квитанции. Связью один-ко-многим. Таблица вещь позволяет просмотреть данные о машинах, которые в прокате, стоимость этой вещи, краткое ее описание и дата выдачи. Все для удобства и легкости. Таблица прокат показывает на какое количество дней взята вещь и сколько это стоит. Она связана с таблицей клиент полями номер квитанции и номер проката. Связью один-ко-многим.

Рисунок 1-ER-диаграмма

2 Анализ СУБД Access

Microsoft Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

возможность использования OLE технологии;

интегрированность с пакетом Microsoft Office;

полная поддержка Web-технологий;

визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их;

наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов

Любой доступ к данным базы осуществляется через СУБД. Наиболее совершенной и одной из самых распространенных в настоящее время является реляционная СУБД Access. 

       СУБД Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных.

       Создаваемые с помощью СУБД документальные структуры позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

       В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

       Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

       Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

       Используя формы можно оформить соответствующий дизайн созданной программной системы, сформировать систему меню для вызова различных разделов системы и сервиса (печать отчета, просмотр данных и т.п.), реализовать вычислительные операции. Выведя кнопку запуска системы на рабочий стол компьютера можно получить персональный пользовательский инструмент для работы.

       Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

       В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую кнопку (например, «Таблицы»). С помощью пиктограмм можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые. Любой доступ к данным базы осуществляется через СУБД. Наиболее совершенной и одной из самых распространенных в настоящее время является реляционная СУБД Access. 

В настоящее время жизнь человека настолько насыщена различного рода информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ информации различного назначения. Современные информационные системы характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Основой информационной системы является база данных. Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

Кроме того, база данных – это хранилище данных для совместного использования. При автоматизации деятельности человека происходит перенос реального мира в электронный формат. Для этого выделяется какая-то часть этого мира и анализируется на предмет возможности автоматизации. Она называется предметной областью и строго очерчивает круг объектов, которые изучаются, измеряются, оцениваются и т.д. В результате этого процесса выделяются объекты автоматизации и определяются реквизиты, по которым данные объекты оцениваются. Результатом процесса становится база данных, которая описывает конкретную часть реального мира со строго определенных позиций, а именно при помощи ниже перечисленных терминов:

Предметная область - это часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и автоматизации.

Объект - это элемент предметной области, информацию о котором мы сохраняем.

Реквизит (атрибут) – поименованная характеристика объекта. Он показывает, какая информация об объекте должна быть собрана.

Объектами могут быть:

люди, например, перечисленные в какой-либо платежной ведомости или являющиеся объектами учетов органов внутренних дел;

предметы, например, номерные или имеющие характерные отличительные особенности вещи, средства автомототранспорта;

построения - воображаемые объекты, события.

Базы данных выполняют две основные функции. Они группируют данные по информационным объектам и их связям и предоставляют эти данные пользователям.

Данные - это формализованное представление информации, доступное для обработки, интерпретации и обмена между людьми или в автоматическом режиме.

Информация может храниться в неструктурированном виде, например, в виде текстового документа, где данные об объектах предметной области записаны в произвольной форме. Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных и предназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в быту и бизнесе. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных, создавая для вас широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся.

3 Описание технологического процесса

3.1 Разработка таблиц

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:

Создание таблицы в режиме конструктора;

Создание таблицы с помощью мастера;

Создание таблицы путем ввода данных

Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться  режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы. Таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру. Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать  размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому  необходимо назначить ключевое поле каждой таблице. Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).

Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы. При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы. Но если в окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц. Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:

Имя поля;

Тип данных;

Описание.

Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:

Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)

Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)

Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)

Дата/время – даты и время (8 байт)

Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)

Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)

Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)

Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)

Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)

Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).

При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.

Рисунок 2-Таблица «Клиент»

3.2 Связывание таблиц

Многие СУБД при связывании таблиц автоматически выполняют контроль целостности вводимых в базу данных в соответствии с установленными связями. В конечном итоге это повышает достоверность хранимой в БД информации.

Кроме того, установление связи между таблицами облегчает доступ к данным. Связывание таблиц при выполнении таких операций как поиск, просмотр, редактирование, выборка и подготовка отчетов обычно обеспечивает возможность обращения к произвольным полям связанных записей. Это уменьшает количество явных обращений к таблицам данных и число манипуляций в каждой из них.

Между таблицами могут устанавливаться бинарные (между двумя таблицами), тернарные (между тремя таблицами) и, в общем случае, n-арные связи. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся бинарные связи.

При связывании двух таблиц выделяют главную и подчиненную таблицы. Логическое связывание таблиц производится с помощью ключа связи. Ключ связи, по аналогии с обычным ключом таблицы, состоит из одного или нескольких полей, которые в данном случае называют полями связи.

Суть связывания состоит в установлении соответствия полей связи главной и подчиненной таблиц. Поля связи главной таблицы могут быть обычными и ключевыми. В качестве полей связи подчиненной таблицы чаще всего используют ключевые поля.

В зависимости от того, как определены поля связи главной и подчиненной таблиц (как соотносятся ключевые поля с полями связи), между двумя таблицами в общем случае могут устанавливаться следующие виды связи:

один-к-одному (1:1);

один-ко-многим (1:М);

          Связь вида 1:1 образуется в случае, когда все поля связи главной и подчиненной таблиц являются ключевыми. Поскольку значения в ключевых полях обеих таблиц не повторяются, обеспечивается взаимно-однозначное соответствие записей из этих таблиц. Сами таблицы, по сути, здесь становятся равноправными. Связь 1:М имеет место в случае, когда одной записи главной таблицы соответствует несколько записей подчиненной таблицы .

3.3 Создание запросов

Запрос - средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию. Формирование запросов в СУБД может осуществляться в специальном редакторе; с помощью конструктора или с помощью пошагового мастера формирования запросов. Создание запросов в MS Access включает следующие этапы:

1)                  В окне базы данных Access выбрать вкладку «Запросы».

2)                  Щелкнуть по кнопке «Создать».

3)                  MS Access выведет окно «Новый запрос» с пятью вариантами создания запросов.

Конструктор предназначен для самостоятельного создания нового запроса.

Простой запрос – для создания запроса на выборку из определенных полей.

Перекрестный запрос – создание запроса, выводящего данные в компактном формате, подобном формату электронной таблицы.

Повторяющиеся записи – создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе.

Записи без подчиненных – создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.

Рисунок 3- Запрос на выборку

3.3.1 Создание запросов на выборку

Запрос выбора является стандартным типом запроса.

С помощью запросов выбора пользователь может увидеть часть данных таблицы, проанализировать и даже изменить их. Данные доступные пользователю в одном запросе, могут храниться в одной или нескольких таблицах одной базы.

После выполнения запроса выбора Access отобразит результат запроса в специальной таблице - динамическом наборе данных.

          Мастер простого запроса позволяет отобрать отдельные поля из таблицы.

Этапы создания запроса с помощью мастера запроса:

1)           В окне базы данных открыть раздел «Запросы».

2)           Щелкнуть по кнопке «Создать».

3)           В появившемся диалоговом окне «Создание запроса» выбрать «Простой запрос».

4)           В первом диалоговом окне мастера простого запроса из списка «Таблицы/Запросы», необходимо выбрать таблицу, поля которой будут участвовать в запросе. Из списка представленных полей «Доступные поля» выбрать и перенести в список «Выбранные поля» поля для создания запроса.

5)           Пункт 4 выполнить для всех таблиц, участвующих в запросе.

6)           Нажать кнопку «Далее».

7)           В следующем диалоговом окне мастера можно задать для запроса только выборку записей или суммирование полей.

8)           Указать имя запроса.

9)           Проверить выполнение запроса.

Создание с помощью конструктора

Чтобы создать запрос без помощи мастера по разработке запросов необходимо: В окне БД выбрать закладку "Запросы". (Или Вид-Объект БД-запросы). Щелкнуть кнопку "Создать". Диалоговое окно "Создание запроса" предлагает несколько вариантов создания запроса. Выбираем "Конструктор запросов". На экране - пустое окно "Проектирование запроса" и диалоговое окно задания базовой таблицы запроса "Показать таблицу", имеющие три закладки "Таблицы", "Запросы", "Both", содержащее все таблицы и запросы БД. В диалоговом окне перейти в раздел "Таблицы" и выбрать таблицу, для которой формируется запрос. Щелкнуть по кнопке "Добавить". После выбора необходимых таблиц диалоговое окно "Показать таблицу" закрывают, щелкнув по кнопке "Закрыть".

Окно запроса

Окно запроса разделено на две части.

В верхней части находятся таблицы, представленные в форме списков полей. Каждый список полей снабжен заголовком, содержащим имя таблицы.

В нижней части окна содержится спецификация запроса. Эта область называется QBE – областью проектирования (запрос по образцу). В ней запросы описываются наглядными элементами. Поля перетаскиваются из верхней области запроса в QBE – область проектирования.

Каждая колонка области содержит информацию о поле в запросе.

Поле:

Имя таблицы:

Сортировка:

Вывод на экран:

Условие отбора:

Рисунок 4-Запрос на выборку

3.3.2 Создание запроса с параметром

Чтобы иметь возможность многократно выполнять запрос, при выполнении изменяя условия отбора, необходимо добавить параметр. Для установления параметра в строку Условие отбора вместо обычного условия вводится в квадратных скобках текст-подсказка. Access размещенную в квадратные скобки информацию рассматривает как имя запроса.

В одном запросе можно задать несколько параметров, главное, чтобы тексты-подсказки были информативными и уникальными. При выполнении такого запроса Access поочередно с помощью окон предлагает ввод значений каждого параметра.

Для проектирования параметрического запроса необходимо:

1)         Разработать запрос выбора, включающий интересующие поля, установить критерии отбора.

2)         Заполнить его параметризуемые поля не конкретным критерием выбора, а обращением к пользователю для ввода критерия. Это обращение во время выполнения запроса выдается пользователю, он введет критерий отбора, на основе которых ведется отбор данных.

3)         Обращение в ячейке критериев записывается в квадратных скобках.

Рисунок 5 - Запрос с параметром

3.3.3 Создание запроса на добавление

С помощью запроса на добавление можно присоединить записи одной таблицы в конец другой таблицы эта таблица может находиться как в данной базе данных, так и в другой. Для создания запроса на добавление необходимо:

1)           В базе данных создать новый запрос с помощью конструктора запросов.

2)           Добавить поля таблиц, необходимые для выполнения запроса.

3)           Выполнить команду Запрос – Добавление.

4)           Access добавит в зону спецификации запроса строку «Добавление», куда автоматически заносятся имена полей.

5)           Выполнить запрос, нажав ! на панели инструментов.

6)           В специальном окне необходимо подтвердить количество добавляемых записей.

3.3.4 Создание запроса на удаление

С помощью запроса удаления пользователь может удалить группу записей, отобранных по определенным критериям. Запрос удаления нельзя отменить. Создание запроса на удаление: аналогично созданию запроса на добавление, за исключением пункта 3. В нем необходимо выполнить команду Запрос – Удаление.

Рисунок 6 - Запрос на удаление

3.3.5 Создание запроса обновление

Запрос обновления – для изменения группы записей, отобранных на основе критерия.

1)           Спроектировать запрос выбора.

2)           Выполнить его.

3)           Вернуться в режим проектирования.

4)           Запрос – Обновление.

5)           Access добавит в спецификацию запроса строку "Обновление". В строке задают новые значения.

Выполнить запрос, нажав! в строке пиктограмм, затем кнопку ОК.

Рисунок 7 - Запрос на обновление

3.3.6 Создание перекрестного запроса

Если необходимо объединить данные в формате строк – колонок (двумерная таблица), то следует изготовить перекрестный запрос.

При проектировании перекрестного запроса можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых полей или выражений. Перекрестные запросы позволяют более компактно, чем обычные запросы, индицировать данные, объединяя однотипную информацию.

Этапы создания перекрестного запроса с помощью мастера:

1)          В окне базы данных открыть раздел «Запросы».

2)          Щелкнуть по кнопке «Создать».

3)          В появившемся диалоговом окне «Создание запроса» выбрать «Перекрестный запрос».

4)          В первом диалоговом окне мастера создания перекрестного запроса из списка «Таблицы/Запросы», необходимо выбрать таблицу, поля которой будут выведены в перекрестном запросе. Если для создания запроса используется не одна таблица, то сначала необходимо создать запрос, в котором использовались бы поля всех таблиц, необходимых при создании перекрестного запроса. Нажать кнопку «Далее».

5)          В следующем окне мастера необходимо определить поля, значения которых будут использованы в качестве заголовков строк. Допускается выбор не более трех полей.

6)          В третьем окне мастера необходимо выбрать поля, для использования их значений в качестве заголовков столбцов. Нажать кнопку «Далее».

7)          В следующем окне мастера необходимо указать, какие вычисления нужно сделать на пересечении столбцов и строк. Нажать кнопку «Далее».

8)          В последнем окне можно указать имя запроса, просмотреть или изменить структуру запроса. Нажать кнопку «Готово».

В результате выполнения запроса появится окно, содержащее двумерную таблицу, на пересечении столбцов и строк которой будут показаны вычисленные значения.

Рисунок 8 - Перекрестный запрос

3.3.7 Создание итогового запроса

Итоговый запрос – это запрос на выборку, который предназначен для выполнения итоговых вычислений по данным.

Итоговый запрос можно создать с помощью Мастера простого запроса или Конструктора.

Создание Итогового запроса с помощью Конструктора:

1)         В режиме конструктора Запроса щелкнуть по кнопке «Групповые операции» на панели инструментов. В бланке Запроса появится строка Групповые операции.

2)         Во всех полях автоматически устанавливается значение группировка.

Access предоставляет такие групповые операции:

Sum – вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе (для числовых и денежных полей);

Avq – вычисляет среднее арифметическое значений данного поля в каждой группе (для числовых и денежных полей);

Min (Max) – возвращает наименьшее (наибольшее) значение, найденное в этом поле внутри каждой группы (для числовых, денежных и текстовых полей);

Count – возвращает число записей, в которых данное поле имеет значение, отличное от Null. Для того чтобы подсчитать число записей каждой группы с учетом значения Null, надо ввести выражение Count(*) в строку поле, т.е. определить вычислимое поле (для числовых, текстовых, денежных полей, полей типа дата/время);

Stdev – подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений в каждой группе данного поля;

Var – подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений в каждой группе данного поля;

First – возвращает первое значение поля в группе;

Last – возвращает последнее значение поля в группе.

Выражение – позволяет создать вычислимое поле с использованием итоговых функций.

Условие – позволяет создать в поле условия отбора по группам, если требуется в итоговый запрос включать не все записи.

Если требуется в итоговый запрос включать не все записи, то следует организовать условие по некоторому полю. Для этого в строке Групповая операция поля надо выбрать значение Условие.

Для создание вычислимого поля с использованием итоговых функций в строке поля Групповая операция надо выбрать значение Выражение.

Рисунок 9 - Итоговый запрос

3.4 Создание форм

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для: ввода и просмотра информации базы данных, изменения данных, печати, создания сообщений.

Способы создания форм:

Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

Автоформа: сводная таблица

Автоформа: сводная диаграмма

Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)

Алгоритм создания форм следующий:

Открыть окно БД

В окне БД выбрать вкладку Формы

Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

Щелкнуть на кнопке ОК

Рисунок 10 - Форма

3.4.1 Создание форм с  помощью мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее. В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >>.

3.4.2 Создание форм с помощью  конструктора

Для создания формы необходимо выполнить следующие действия:

1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД

2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы. Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1.

3. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей.

4. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей)

5. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу

6. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

7. Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.

8. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть.

3.4.3 Создание главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной кнопочной формы;

4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм», в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы. Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода  данных» и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм». После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы» В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

вводим текст: Формы для ввода данных; выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме; выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК». В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных». В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы. Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.

Рисунок 11 - Главная кнопочная форма

3.5 Создание отчетов

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рисунок 12- отчет

4 Инструкция пользователя

Главная кнопочная форма, созданная средствами ACCESS. Она представляет собой удобный интерфейс для работы и навигации по БД. В главной кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД (Отчеты, Формы), а так как база данных ориентирована на прокат автомобилей, то формы, необходимые в первую очередь для проката, также представлены на ГКФ. Кнопка «Выйти из приложения» позволяет закрыть БД.

Для удобной работы с таблицами используется запрос на добавление.

Запросы на добавление записей используются в следующих случаях:

1)Копирование записей из одной таблицы в другую. Самый простой способ такого копирования предоставляет интерфейс Microsoft Access (при помощи пунктов контекстного меню Копировать (Сору) и Вставить (Paste)).. Однако запросы на добавление позволяют более гибко управлять процессом. Например, можно добавить в одну целевую таблицу записи, отобранные из нескольких исходных таблиц или запросов; можно добавить в целевую таблицу записи, отобранные по какому-либо критерию; можно добавить только часть полей исходной таблицы и т.д.

2)Добавление в целевую таблицу записей из разных таблиц, отобранных при помощи запроса на объединение.

Главное ,что при помощи запросов на добавление можно выйти из различных тупиковых ситуаций, касающихся обновления таблиц и переноса данных между таблицами, базами данных и компьютерами.

Запрос на обновление используется для обновления или изменения существующих данных в наборе записей.

Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в базу данных или их удаления из нее. Для добавления новых записей используется запрос на добавление, для удаления записей — запрос на удаление. С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Для создания и выполнения запроса на обновление нужно выполнить два основных действия: создать запрос на выборку, определяющий необходимые записи, а затем преобразовать его в запрос на обновление. Перед выполнением запроса на обновление можно создать резервную копию базы данных. Результаты данного запроса нельзя отменить, поэтому создание резервной копии гарантирует возможность восстановления базы данных.

Запросы на удаление записей позволяют отобрать требуемые записи и удалить их за один прием. Принцип создания такого запроса аналогичен созданию запроса на обновление, однако, удаляя записи из связанных таблиц, необходимо помнить о том, что при этом не должна нарушаться целостность данных.

Если две таблицы связаны отношением "один-ко-многим", нельзя удалять записи из таблицы "один" если в таблице "многие" присутствуют соответствующие им записи. Сначала должны быть удалены записи в таблице "многие" и только потом — соответствующие им записи в таблице "один". Для того чтобы упростить этот процесс, Access позволяет при определении связей между таблицами установить флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records).

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Заключение

В результате создания автоматизированной информационной системы "Прокат",  мы получили таблицы в которых отображается полная информация о клиентах, вещах, прокате.

Для достижения цели мы решили следующие задачи :

1 Проектирование и реализация приемлемой для предприятия автоматизированной системы "Прокат" средствами Access.

2 Обоснование экономической эффективности и внедрение автоматизированной системы "Прокат".

Поставленная цель была достигнута и все необходимые задачи были решены.

Современный этап развития цивилизации, определяемый ростом научно-технического прогресса, характеризуется стремительным увеличением объема информационных потоков и окончательным признанием информации основным ресурсом развития человеческого общества. Информация в настоящее время выступает необходимым ресурсом.

Общеизвестным является тот факт, что качественная информация позволяет специалистам различных областей осуществлять свою профессиональную деятельность целенаправленно и эффективно. Поэтому в сложившихся условиях роста объема и роли такой информации возникает необходимость применения информационных технологий, позволяющих осуществлять ее сбор, структурирование, хранение, поиск, обработку и выдачу в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями.

Актуальность данной проблемы послужила выбору темы курсовой работы: "Разработка автоматизированной системы "Прокат" и её внедрение на предприятие"

Первая глава посвящена рассмотрению общим представлениям о предметной области. Была выявлена связь между подразделениями внутренней структуры предприятия с отделом кадров образующая потоки данных. Описаны основные инструкции для составления отчетности. Следовательно, было положено начало разработки автоматизированной системы "Прокат".

Прежде чем приступить к разработке реального проекта, мы рассмотрели уже имеющие программные продукты. Такие программы очень дорогостоящие, сделаны для крупных предприятий или сложны в обращении. Так же для ведения таких программ нужна поддержка, которая требует больших материальных затрат, заключение специальных договоров о сопровождении и необходимость содержать целый штат сотрудников, которые будут заниматься ее поддержкой. Нами было принято решение создать оригинальную программу более легкую в эксплуатации на платформе MS Access.

С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее нашим потребностям по управлению данными.

Разработаны таблицы, созданы запросы, отчеты и формы, для успешного использования программы.

Информационная система обладает удобным графическим интерфейсом.

Итак, все поставленные задачи выполнены, основная цель достигнута – автоматизированную систему "Прокат" можно считать разработанной.

Список использованных источников

  1Анализ требований и проектирование систем. Разработка информационных систем. / Л.А. Мацяшек . - М. ; CПб. ; Киев : Вильямс, 2002. - 432 с. : ил.. - Парал. тит. л. на англ. яз.. - Предм. указ.: с. 417.

2   Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем [Текст] : учеб. пособие для сред. проф. образования / Л. Г. Гагарина, Д. В. Киселев, Е. Л. Федотова . - Москва : ИНФРА-М, 2007. - 384 с. : ил.. - (Профессиональное образование).

3       Разработка методов повышения качества выпускаемой продукции за счет применения информационных систем поддержки жизненного цикла изделия [Текст] : учебно-метод. комплекс / А. В. Николаев, Л. В. Федотов, А. С. Кондратьева . - Ульяновск : УлГУ, 2006. - 72 с.

4       Автоматизированная система научно-технической информации - разработка и эксплуатация [Текст]  / К.И. Володин [и др.] . - М. : Финансы и статистика, 2004. - 192 с. : ил.. - (Прикладные информационные технологии). - Библиогр.: с. 186.

5 Разработка методов повышения точности информационно-измерительных систем параметров амплитудно-фазочастотных характеристик [Текст] : автореф. дис. ... канд. техн. наук: 05.11.16 / С. С. Фролов . - Самара : Б.и., 2008. - 18 с. - Библиогр.: с. 16-18.
         6   Разработка методов повышения точности информационно-измерительных систем параметров амплитудно-фазочастотных характеристик [Текст] : дис. ... канд. техн. наук: 05.11.16 / С. С. Фролов . - Оренбург : Б.и., 2008. - 192 с. - Библиогр.: с. 153-161. - Прил.: с. 162-192.

            7       Проектирование и реализация адаптивных методических систем в области разработки компьютерных приложений [Текст] : монография / В. В. Плещев ; Федер. агентство по образованию, УрГЭУ. - Екатеринбург : Изд-во УрГЭУ, 2005. - 343 с. - : с. 244-257. - Прил.: с. 258-341.

8       Разработка информационно-аналитической системы государственного контроля федерального бюджета [Текст] : канд. экон. наук: 08.00.13 / Е. Б. Овчаров . - Пермь : Пермский гос. ун-т, 2006. - 27 с.

9         Информационные системы [Текст] : учеб. пособие для вузов / О. Л. Голицына, Н. В. Максимов, И. И. Попов . - Москва : ИНФРА-М, 2007. - 496 с. : ил.. - (Высшее образование). - Библиогр.: с. 414-420. - Прил.: с. 439-488. - ISBN 978-5-91134-147-3.     

10       Проектирование информационных систем [Текст] : метод. указания для выполнения лаб. работ / И. В. Влацкая, Н. А. Заельская ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Федер. агентство по образованию; Гос. образоват. учреждение высш. проф. образования "Оренбург. гос. ун-т". - Оренбург : ИПК ГОУ ОГУ, 2010. - 34 с. - Библиогр.: с. 33.

2