Автоматизированные информационные системы

В подразделе «Оперативная работа на складах» отражается движение материальных ценностей на выбранном счете, определенном для ведения количественно- суммового учета. К каждому счету можете открыть необходимое количество субсчетов для организации аналитического учета, например, по структурным подразделениям предприятия, местам хранения материальных ценностей (складам), видам материальных ценностей и прочее.

Для возможности  оформления и хранения расходных  накладных определяется счет учета в соответствии с принятой на предприятии методикой ведения бухгалтерского учета отгрузки и определения факта реализации отгруженных материальных ценностей – «По отгрузке» или «По оплате». При оформлении накладной формируются проводки на количество и сумму отгрузки по каждой материальные ценности со складских счетов в корреспонденции со счетом учета расходных накладных, а также проводка на общую сумму задолженности покупателя перед организацией также в корреспонденции со счетом учета расходной накладной.

По выписанной накладной формируется счет-фактура, регистрируется в Журнале регистрации счетов-фактур, а также при наступлении факта реализации относится в Книгу Продаж.

Подразделы  «Прайс-листы», «Доверенности», «Настройка системы скидок» позволят провести необходимые настройки для успешной работы комплекса, а также формировать необходимые документы.

    

2.2.3 Учет  денежных средств и расчетов

 

В процессе хозяйственной деятельности ООО  «Тобольск-Нефтехим» постоянно ведет расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и оказанные услуги; с покупателями за купленную ими продукцию; с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом по различного рода платежам; с другими физическими и юридическими лицами по различным хозяйственным операциям. Безналичные операции производятся в соответствии с Положением Минфина РФ «О безналичных расчетах в РФ» [2].

Денежные  средства ООО «Тобольск-Нефтехим»  находятся на счетах в банках, в виде безналичных средств, в кассе, в выставленных аккредитивах,  в векселях и пр. Таким образом, контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиков и дебиторов, наблюдение за расходами, совершаемыми путем оплаты с расчетного счета и из кассы, управление денежной наличность ООО «Тобольск-Нефтехим» ведется посредством раздела «Банк и касса» в программном комплексе ABACUS Professional.

Основными функциональными возможностями  раздела являются:  ведение

раздельного учета операций по нескольким расчетным  счетам одновременно;

ведение учета банковских и кассовых документов в любой национальной валюте с указанием корреспондирующего счета /субсчета для платежной операции; контроль курсовой разницы, ее вычисление и ведение проводок курсовой разницы; ведение оперативного контроля остатков и оборотов за любой промежуток времени; ведение журнала платежных и кассовых документов; формирование отчетных документов по участку "Банк и касса".

Безналичные расчеты с юридическими и физическими  лицами производятся с помощью следующих документов: платежное поручение, платежное требование, платежное требование-поручение, аккредитив, вексель, а также операции по взаимозачету. Все расчетные документы  оформляются, регистрируются и формируются в виде бухгалтерской проводки в ПК ABACUS Professional.

В подразделе «Платежные поручения и требования»  составляются и распечатываются собственные платежные поручения, требования и другие

платежные документы, как в рублевом, так  и в валютном режиме. Подтвердить факт прохождения документа через банк, отраженный в выписке с расчетного счета. Сформировать и распечатать "Журнал платежных поручений, платежных требований".

При этом так как на  предприятии открыто  несколько расчетных счетов, то

платежные документы по этим текущим счетам ведутся на отдельных субсчетах счета 51 (рублевый банк) и/или 52 (валютный банк), соответственно.

Каждому субсчету (1, 2 и 3) в списке организаций-контрагентов должна быть

зарегистрирована  карточка организации с тем же номером, что и номер субсчета, в которой указаны соответствующие реквизиты расчетных счетов.

При открытии следующего текущего счета (рублевого  или валютного) ему

назначаются очередные субсчета 51 и/или 52, а в  списке организаций-контрагентов создается  карточка № 4 с новыми банковскими  реквизитами данной организации.

ООО «Тобольск-Нефтехим»  имеют несколько расчетных счетов в различных банках, поэтому ведение безналичных расчетов удобнее производить в автоматическом режиме системы ABACUS Professional подраздела «Банковские документы», который предназначен для обработки выписки банка, т.е. для регистрации платежных документов, пришедших от сторонних организаций, и обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валюте на расчетных счетах предприятия.

При полном и правильном вводе документов, прошедших  через банк, выходят следующие результаты:

- остаток  по конкретному субсчету счета  учета банковских операций (51 счет) равен остатку денег на расчетном счете предприятия;

- в результате  суммы, прошедшие по банку,  разносятся на указанные корреспондирующие счета бухгалтерского учета;

- в любой  момент времени автоматически  формируется журнал-ордер №2 (счет 51).

Документооборот в подразделе «Касса» на ООО «Тобольск-Нефтехим»

осуществляется  в виде приходных (прием наличных денег) и расходных (выдача наличных денег) кассовых ордеров.

Подраздел «Касса» позволяет составить  и распечатать приходные и  расходные кассовые ордера, как рублевые, так и валютные, с автоматическим расчетом эквивалентной суммы в рублях по курсу выбранной валюты, сформировать и распечатать «Кассовую книгу» и «Журнал кассовых ордеров».

Кассовая  книга ведется для оформления поступления и выдачи наличных денег предприятия. Формирование записей в кассовую книгу производятся сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в автоматическом порядке подсчитываются итоги операций за день (суммарный приход кассы – оборот по дебету, суммарный расход – оборот по кредиту).

Выводится остаток денег в кассе на конец  рабочего дня. Одновременно формируется «Отчет кассира», включающий все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В подраздел  «Касса» имеются возможность  ведения кассовых операций и в

валютном  режиме. Ввод валютных кассовых ордеров  аналогичен и разница лишь в том, что заполняются дополнительные поля: валюта, дата котировки, котировки валют.

    

2.2.4 Учет  расчетов с подотчетными лицами

 

На предприятии  ООО «Тобольск-Нефтехим» основные документы, которые используют при учете расчетов с подотчетными лицами, являются: расходные и приходные кассовые ордера,  командировочные удостоверения, платежные ведомости, авансовые отчеты, квитанции и т.д.

Данный  раздел программного комплекса «ABACUS Рrofessional» позволяет

выполнять следующие операции:

- проводить  взаиморасчеты предприятия с  подотчетными лицами (выдача денег  в подотчет и составление авансовых отчетов, как в рублевом, так и в валютном режимах);

- вести  аналитический учет расчетных  операций с подотчетными лицами  по

авансовым отчетам (Приложение 4);

- получать  отчетные документы.

Все бухгалтерские  действия найдут автоматическое отражение  в проводках. В данном разделе вводятся и корректируются авансовые отчеты с указанием

корреспондирующего  счета / субсчета списания по каждой строке авансового

отчета, учитываются валютные авансовые  отчеты, ведется аналитический учет наличных и безналичных расчетов с подотчетными лицами, ведется журнал лиц в подотчете; имеется возможность получить различную справочную информацию о результатах взаиморасчетов за любой промежуток времени, печатать сформированные авансовые отчеты и справочную информацию о подотчетных лицах за указанный период.

Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71. По дебету этого счета

отражается  выдача денег подотчетному лицу, по кредиту их расход, а также

возврат в кассу неиспользованного остатка  подотчетных сумм. Хозяйственной операцией на 71-м счете является индивидуальный номер частного лица.

Хозяйственной подоперацией является номер авансового отчета.

Работа  в валютном режиме аналогична работе в рублевом режиме, только в

случае, когда за одним подотчетным лицом (на одном субсчете) числятся разные валюты, вместо валютной суммы задолженности и изображения валюты может появиться  сообщение: «Разные  валюты».

    

2.2.5. Составление  отчетности

 

С целью  обеспечения достоверности бухгалтерской  отчетности в ООО «Тобольск- Нефтехим» составляется промежуточная и годовая бухгалтерская отчетность с применением форм бухгалтерской отчетности «О формах бухгалтерской отчетности организации» и приложенных приказом Минфина РФ от 22.07.2003 №67н бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и приложений отчетности. [5]

Бухгалтерская отчетность составляется и формируется  с применением ПК ABACUS Professional в разделе «Отчеты». Раздел предназначен для настройки порядка расчета и составления промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности, а также любых бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и отчетов произвольного вида.

Программа содержит отчеты, входящие в состав годовой бухгалтерской

отчетности: Бухгалтерский баланс (ф. № 1), Отчет  о прибылях и убытках (ф. № 2), Отчет об изменениях капитала (ф. № 3), Отчет о движении денежных средств (ф. № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5).

Для расчета  отчетных документов в подразделе «Список  показателей» заводится перечень показателей. Перечень групп показателей организуется в виде древовидного справочника, структура которого может быть определена

самостоятельно. Для группы заводятся номер, полное и краткое наименование. Показатели можно заводить в любую группу вне зависимости от вложенности, кроме корневой группы.

Показателю  определяется номер внутри группы, полное и краткое наименование, а также шифр. Шифр у каждого показателя должен быть уникальным. Для каждого показателя определяется порядок расчета, действующий начиная с заданной даты.

Порядок расчета можно задать с помощью  так называемой «Кнопочной настройки», либо с помощью алгоритма  ABACUS Designer (SBW).

Для формирования отчета необходимо указать период, за который будут

рассчитываться  данные по показателям. Периоды расчета  хранятся. Можно

выполнить предварительный расчет показателей  в подразделе «Результаты

расчета»  данного раздела. Для этого показатель или группа показателей

помечается  и выполняется операция расчета. Расчет может производиться в

рублевом  или в валютном режимах. В валютном режиме расчет может производиться только по проводкам, сформированным в конкретной валюте, либо в пересчете под заявленную валюту.

Для заданных параметров расчета показателя (сальдо на начало, сальдо на

конец, оборот дебетовый, оборот кредитовый, раздельное сальдо начальное и

конечное (дебетовое и кредитовое)) одновременно определяются данные в рублях, в количестве и в валюте.

Расчет  и печать отчетного документа  производится по данным, сформированным за выбранный диапазон времени. В случае если предварительный расчет показателей отчета не производился, он осуществляется в момент формирования документа.

При повторной  печати, сохраненные данные просто заносятся в отчет. Можно задать режим обязательного пересчета показателей в момент формирования отчетной формы.