Анализ программного и технического обеспечения деятельности гостиницы на конкретном примере

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Анализ программного и технического обеспечения деятельности  гостиничного предприятия на примере гостиницы «Шафран»

 

2.1 Общая характеристика  гостиницы «Шафран»

 

Отель-ресторан «Шафран»

Адрес: 350015, Россия, г. Краснодар, улица Северная, дом 363

Моб.: +7 (989) 129-75-55

Тел.: +7 (861) 274-60-69

Электронная Почта

shafran.otel@mail.ru

В какой-бы из частей отеля Вы не находились, Вас наполнит ощущение близости к чему-то роскошному и сказочному.

Арабские арки, изысканная фурнитура, изящная мебель позволит Вам отвлечься от повседневных мыслей и окунуться в мир спокойствия.

Главным преимуществом отеля для делового путешествия является исключительно выгодное месторасположение, удобное транспортное сообщение, близость к крупнейшим бизнес-центрам, офисам банков и административным учреждениям Краснодара. Совсем рядом с нами: центральная улица города Красная, администрация города, бизнес-центр «Кристалл», торговый центр «Галерея», бизнес-центр «Кавказ», театр Драмы, Театральная площадь, Краевая инфекционная больница.

Номера для Вас

В вестибюле Вас радушно встретят, по желанию проведут экскурсию по номерам отеля и быстро произведут регистрацию.

Номерной фонд:

• 13 номеров оформлены с восточной щедростью и лоском:
• 1 роскошный номер люкс VIP
• 2 просторных двухкомнатных люкса с верандой
• 3 уютных двухкомнатных номера сьют
• 1 студия с верандой
• 6 стандартных комфортных номеров

Бесплатные услуги нашим гостям:

Завтрак

Wi-Fi

Автостоянка

Регистрация иностранных граждан

Ежедневная уборка номера

Пользование индивидуальным сейфом

Климат-контроль

Побудка к определенному времени

Информация для туристов

Вызов такси к отелю

Пользование медицинской аптечкой

Доставка в номер корреспонденции по ее получении

Предоставление комплекта посуды и столовых приборов

Отель предлагает гостям также дополнительные услуги:

Услуги Ресторана Восточной кухни

Комплексный обед и ужин

Комната переговоров

Банный комплекс

Услуги прачечной

Междугородняя и международная телефонная связь

Аренда автомобиля

Доставка авиа и ж/д билетов

Доставка цветов в номер

Печать и отправка факсимильных сообщений и электронной почты3

 

2.2 Анализ программного и технического обеспечения деятельности гостиницы 

 

Как и в любом другом предприятии в отеле «Шафран» заботятся о соответствующем уровне программного и технического обеспечения.

В ходе практики было выяснено, что в данной гостинице используется програмное обеспечение для автоматизации работы предприятия PMS «Intellect Style» - «Русский Отель» - известная тем, что благодаря разнообразию своего программного кода и всесторонности настроек составляющих блоков ее можно настроить под совершенно любое предприятие вне зависимости от размера и специфики.

Программный комплекс «Intellect Style»-«Русский Отель», действует на российском рынке с 1990 года. Отель «Шафран» пользуется услугами данного обеспечения с 2007 го года регулярно обновляя ПО.

В рассматриваемой гостинице используется стандартный пакет системы автоматизации гостиницы «Intellect Style» - «Русский Отель» состоящий из модулей, необходимых для автоматизации управления гостиницей.

Среди них модули ответственные за:

- Бронирование (в том числе  и Интернет-бронирование) и резервирование – позволяет заблаговременно заполнять графы прибытия и отбытия гостей без возможности утери данных или случайного наложения. С помощью этого модуля можно бронировать номера за любой срок и отслеживать уже забронированые номера. Так-же оповещает о попытке интернет бронирования и может самостоятельно позволять бронирование свободных номеров в соответствии с запросом в режиме онлайн.

- Ведения договоров – позволят моделировать, составлять и вести договора, оформлять разного рода заявки. Так же благодаря этому модулю удобно и быстро вести оперативную работу с гостем - переселение, сокращение и продление сроков проживания и т.п.

- Расчета с гостем – позволяет буквально нажатием одной кнопки вывести итоговый счет за проживание с учетом скидок, депозитов, бонусов, систем лояльности и дополнительных услуг внесенных ранее в реестр. К примеру при заселении гостя в номер 21 в среду с расчетом на 10 дней система сразу автоматически присваевает ему индивидуальный номер, определяет будни, выходные и праздничные дни, ищет данные гостя в архиве постоянных гостей и VIP персон, делает скидку постоянного гостя, делает скидку по акции «каждый 5й день – скидка 50%» и т.д. В процессе проживания все услуги не оплаченные наличными прикрепляются к блоку номера и плюсуются к итоговому счету как и все остальные блоки расходов. При выселении время затрачиваемое на выписку гостей сводится к минимуму, что позволяет не испортить впечатление гостя от пребывания в отеле. К тому же в момент выезда гости часто торопятся успеть в аэропорт или на вокзал, что повышает нервозность.

-Модуль работы с тарифами позволяет заблаговременно задать разные тарифы не только для разных категорий номеров, но по другим параметрам. Например, в дни проводимых в городе краснодаре выставок или крупных праздненств стоимость проживания повышается, а в некоторых случаях снижается.

 - Учёта и распределения ресурсов используется для учета и паспортизации объектов, визуализации топологии и технологических решений, анализа возможностей.

- Работы с архивом и постоянными клиентами – содержит в себе информацию обо всех гостях отеля за все время работы с базой данных. В числе собираемых данных:

-Ф.И.О.

-Дата рождения

-Название фирмы (предприятия)

-Адрес прописки

-Способ оплаты (в т.ч. приоритетный номер банковской карты используемой для оплаты)

-Приоритеты по дополнительным  заказам (детское кресло, дополнительные  каналы ТВ.

-Важные дополнительные  сведения (алергия, инвалидное кресло, животные и т.д.)

Модуль работы горничных и распределения уборок – включат в себя информацию о графике работы горничных, уборщиц, мойщиц и др. включает в себя информацию о длительности смен, выдачи инвентаря и другие дополнительные сведения.

Модуль управления номерным фондом позволяет отслеживать всю информацию о номерах: занятость номеров, забронированные, свободные, находящиеся на ремонте или просто не исправные.

 Модуль анализа загрузки номерного фонда – основная задача модуля помощь в обеспечении равномерной и полной загрузки номерного фонда за счет оперативного анализа ситуации с реальной загрузкой, продажей путевок, в том числе через партнеров и internet, бронирования мест, автоматизация процессов регистрации и размещения гостей, контроля расчетов с партнерами.

Модуль проходная- предназначен для фиксации людей входящих в здание гостиницы, в том числе гостей, посетителей, работников, технических служб и т.д. так же благодаря блоку установленному на парадном и черном входе он ведет учет всех проходящих мимо него людей. Так же позволяя управлять некоторыми из приборов обеспечивающих безопасность в гостинице.

 Модуль работы по технологии внутреннего кредита(депозита) – система депозита заключается в том, что гости заблаговременно вносят некоторую сумму финансовых средств, и последующие услуги и заказы высчитываются из этой суммы.

Систему формирования сводок и отчетов – позволяет моделировать разного рода отчеты и анализировать все имеющиеся в базе данные систематизируя их в соответствии с потребностями.

Система складского учета – позволяет проводить легкий мониторинг запасов. И даже при соответствующих настройках самостоятельно формировать заявки и заказы на пополнение.

Модуль под названием «Комплексный бухгалтерский учет» позволяет бухгалтерии вести контроль за всеми областями приходов и расходов.

Все блоки сопряжены и синхронизированы для того, чтобы организовать единое информационное пространство, в котором данные вводятся единожды и автоматически дублируются во все тематические блоки для ускорения и упрощения работы и контроля.

Это далеко не полный перечень возможностей системы автоматизации гостиниц и отелей.

Программное обеспечение гостиницы «Intellect Style» - «Русский Отель» позволяет в конечном итоге правильно определять ценовую политику гостиницы, повысить уровень обслуживания гостей и, как результат, увеличить доход гостиницы. 4

Благодаря мощному аналитическому блоку, системы «Intellect Style» можно вывести любую отчетность и статистику за любой период времени.

Так же в отеле «Шафран» используется и другое оборудование, позволяющее обеспечить комфортное проживание и предоставление дополнительных услуг.

Лифты.

Современные лифты представляют собой сложную технико-технологическую конструкцию специлизированную не только для вертикальной транспортировки грузов и пассажиров, но и как дополнительное средство безопасности ограничивающее перемещение нежелательных лиц по зданию и т.д

В распоряжении отеля имеются:

-Пассажирский лифт только  для гостей вызываемый с помощью  карты гостя. Грузоподъемность кабины 100 кг.

-Грузопассажирский лифт  используется персоналом для  транспортировки себя и грузов (тележка горничной, багаж гостя, мебель и т.д.). вызывается с помощю индивидуальной карты сотрудника.

Все вызовы лифта фиксируются системой и могут отслеживаться с помощью модудя «проходная» как и выход на лестницу, проход в номера, выход из служебного входа, парковки.

-Спец подъёмники

Среди технического оснащения номеров, подсобных помещений, офиса и стойки регистратора можно выделить сейфы.

В оснащении номеров данной гостиницы применяются мебельные сейфы с электронным замком Akrion AS-LA-02. Они позвояют обеспечить сохранность личного имущества гостей и не нарушают эстетическую целостность номеров.

В номерах предусмотрены настенные фены являющиеся отличным решением для гостиниц.