Особенности составления и оформления организационно распорядительных документов.Систематизация документов

     Согласование  проводит структурное подразделение  или лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

     Проекты распорядительных документов, принимаемых  коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и: принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

     Полностью подготовленные проекты документов "Представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

     Протокол  — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов»11. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

     Протокол, как правило, ведется во время  заседания. В тех случаях, когда  заседание стенографируется или  производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после  их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

     На  протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.97.

     Номер протокола является порядковым номером  заседаний коллегиального органа в  течение года (в учебном заведении  — учебного года). В реквизите  «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

     Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

     Председатель  — Харченко В.И.

     Секретарь — Филимонов С.Б.

     При проведении оперативных совещаний  эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела  следующий. В протоколе заседания  постоянно действующего реального  органа присутствующие постоянные члены  указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

     Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

     На  собраниях, конференциях, съездах, где  принятие решения требует определенного  кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

     Далее следует повестка дня. В этой части  протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального орга4 на. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).Например:

     1. О перспективах развития завода. Доклад директора... (фамилия, инициалы).

     2. Об итогах социологического опроса  рабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия, инициалы).

     В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться  к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

     Основная  часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам  повестки дня. В каждом пункте могут  быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся  прописными буквами, каждое с новой

     строки, после них ставится двоеточие  — таким образом они зрительно разбивают текст.

     Слово «слушали» начинает раздел по каждому  пункту повестки дня. Оно пишется  на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

     Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

     Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для  ликвидации аварии на стройке?»

     Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня  вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».

     Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например: 
СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается.

     ВЫСТУПИЛИ:

     Старостин Е.В. — краткая запись выступления.

     Кузнецов  Т.Г. — краткая запись выступления.

     РЕШИЛИ:

     1.1. Специальным кафедрам провести совместное

     заседание, посвященное .... до 15.05.2000г.

     1.2. Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2000 г.

     2. СЛУШАЛИ: 

     ВЫСТУПИЛИ:

     РЕШИЛИ:

     Председатель Подпись В.А. Сидоров

     Секретарь Подпись Е.М. Крылова

     При выборах должностных лиц в  протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

     По  полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся  на полные и краткие. В кратком  протоколе указывают фамилии  докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере  замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

     Во  всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заселение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. 
 
 

     Приложение 6.3

     Образец оформления постановления (с продольным расположением реквизитов) 

     Герб  РФ

     Наименование  организации

     ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     __________________ ___________________________________

     Дата  Регистрационный номер документа 
_________________________________________

     Место издания документа 

     заголовок к тексту постановления 

     Текст

     Констатирующая  часть

     Вступление (указывают причину издания документа)

     Доказательство (излагают основные факты)

     Заключение (отмечают цель издания постановления)

     Распорядительная  часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

     1. Действие, которое необходимо предпринять

     2. Срок исполнения

     3. Ответственные за исполнение (фамилия,  инициалы должностного лица, на  которое возложен контроль за исполнением)] 

     Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

     Визы согласования должностных лиц (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) — на оборотной стороне листа. 
 
 

     Приложение 6.4 

     Образец выписки из постановления (с продольным расположением реквизитов)

     ________________________________________________________

     Наименование  организации 

     ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ

     от ___________№________

     ___________________________________

     Место издания 

     Заголовок постановления 

     Текст 

     [Повторение  всей констатирующей части документа (см. прилож. 6.3) с выпиской нужного пункта]

     Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

     Верно:

     Должность работника, подготовившего выписку  из постановления Подпись Инициалы, фамилия

     Дата 

     Печать 
 

     Приложение 6.5 

     Образец оформления распоряжения (с продольным расположением реквизитов) 
 

     Герб  РФ 
 

     Наименование  организации 

     РАСПОРЯЖЕНИЕ 

     ____________________ _______________________________