Подготовка и оформление распорядительных документов

Задание 6: 1. Подготовка и оформление распорядительных документов

                         2. Составить акт 

СОДЕРЖАНИЕ 

   стр. 

 

ВВЕДЕНИЕ

     Документирование  управленческой деятельности представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.

     Документы регулируют управленческую деятельность в любой организации независимо от направления ее деятельности и  организационно-правовой формы. В документах отражаются и фиксируются все стадии управленческого процесса. Поэтому от того, насколько правильно они составлены и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

     В деятельности любого аппарата управления используются документы, которые входят в унифицированную систему организационно- распорядительной документации. Требования к составу, текстам и элементам оформления организационно-распорядительных документов установлены рядом нормативно-методических документов, в частности ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     Целью контрольной работы является рассмотрение темы: «Подготовка и оформление распорядительных документов». Для достижения данной цели были поставлены и решены следующие задачи:

     - раскрыть понятие распорядительные  документы, изучить их назначение, виды, порядок подготовки, правила оформления;

     - рассмотреть оформление таких распорядительных документов, как приказ и протокол;

     - сделать практическое задание – составить акт.

 

      ГЛАВА I. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

      Распорядительные  документы относятся к правовым актам, которые содержат конкретные властные предписания органов управления и должностных лиц. Их назначение – оперативное регулирование деятельности организации, структурных подразделений и работников в различных областях управленческой деятельности.

      Исходя  из правового статуса распорядительных документов, поручения, содержащиеся в них, являются обязательными для исполнения теми структурами и должностными лицами, на которых они распространяются.

      В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Правом издавать распорядительные документы  наделяются органы власти и управления всех уровней; учреждения, организации и предприятия различных организационно-правовых форм; их представительства, отделения, филиалы, а также органы управления и руководители организаций. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа власти или управления, компетенцией органов управления или должностных лиц, порядком принятия управленческого решения (единоначальным или коллегиальным).

          В соответствии с Правилами  подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации¹ федеральные органы исполнительской власти Российской Федерации: министерства, федеральные службы, федеральные агентства издают постановления приказы, распоряжения.

      Органы  представительской и исполнительной власти субъектов федерации, а также органы представительской и исполнительной власти городов и районов издают постановления, решения, распоряжения.

      Администрация учреждений, организаций и предприятий  любой организационно-правовой формы, действующая на основе единоначалия, издает приказы, распоряжения, указания.

      Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает  издание таких документов, как  постановления и решения. Коллегиальные органы присутствуют в качестве постоянно действующих в структуре федеральных органов исполнительной власти: коллегии; в государственных организациях и на предприятиях: ученые, технические, методические, художественные советы; в негосударственных коммерческих организациях различных организационно-правовых форм: общие собрания акционеров (учредителей, участников), советы директоров, правления.

      Распорядительные  документы издаются на основе или  во исполнения законов, постановлений  и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления. Распорядительные акты издаются также по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительской и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

      Подготовка  распорядительных документов может  быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

      Подготовка  распорядительных документов предусматривает определенный порядок действий. Так, в условиях единоличного принятия решений процесс подготовки включает следующие стадии:

• изучение управленческого вопроса;
• подготовка проекта распорядительного документа;
• согласование документа;
• подписание документа.

          Изучение управленческого вопроса  – это, прежде всего, определение  правовой основы подготавливаемого  документа: изучение действующих  законодательных актов, правительственных постановлений, т.к. издаваемых распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. На данной стадии также устанавливается необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

      Подготовка  проекта документа предполагает, прежде всего, определение цели его издания. Цель издания включается во вводную часть проекта распорядительного документа.

      В основной части распорядительных документов формируют распорядительные действия, которые должны быть конкретными, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. Каждое распорядительное действие излагается отдельным пунктом. По тексту в целом или по каждому пункту намечаются возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица).

      Заканчивается подготовка проекта распорядительного  документа его перепечаткой и  оформлением с учетом действующих  правил.

      Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен и согласован. При проверке особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений.

      Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет и состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования – по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая реакция подлежит полному согласованию.

      После подписания внесение каких-либо исправлений  в документ недопустимо. Документ приобретает статус официально изданного с момента его регистрации.

      Подготовка  распорядительного документа коллегиальным органом управления проходит следующие стадии:

- подготовка  материалов к заседанию коллегиального  органа;

- рассмотрение  материалов участниками заседания;

- принятие решений  и их документальное оформление (оформление протокола заседания);

- издание отдельного  распорядительного документа (постановления,  решения).

      При подготовке материалов изучаются соответствующие  законодательные и нормативные акты, а также необходимые для принятия решения документы.

      Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе обсуждения в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, его утверждение переносится на следующие заседание.

      Принятое решение может быть оформлено протоколом и доведено до исполнителей в виде выписки из протокола или копии протокола. При необходимости издают отдельный распорядительный документ. Статус действующего документа распорядительные документы коллегиальных органов приобретают после их подписания председателем и секретарем заседания и регистрации. 
 

1.1 ПРИКАЗ

     Приказ  – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

      Приказ  оформляется на общем бланке или  бланке приказа, в котором указаны  название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

      По  содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и др. ситуаций движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

      Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя организации (инициативные), так и во исполнение распорядительных документов органов власти и управления или вышестоящих организаций.

      Текс  приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

      Распорядительная  часть приказа начинается со слова  ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без  абзаца). Текс приказа обычно делится  на пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. Каждый пункт распорядительной части приказа содержит формулировку конкретного действия и начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения либо приводится в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. При наличии промежуточных сроков исполнения или при разбивке поручения на отдельные задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. В отдельном пункте приказа называется лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на …». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.0000 №00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если новый приказ отменяется только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.