Подготовка и оформление распорядительных документов

      В управленческой практике принято согласовать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам, а также выражает согласие с формулировками документа. В практике федеральных органов исполнительной власти принято обобщать возражения по проекту приказа, возникающие в ходе согласования, и излагать их в справке, которая в этом случае является приложением к приказу. При возникновении изменений принципиального характера проект приказа подлежит редактированию, перепечатке и повторному согласованию².

      Приказ  вступает в силу с момента его  подписания (датой приказа является дата его подписания).

      Приказы могут иметь приложения. Ими могут  быть нормативные документы (инструкции, положения, правила и т.п.), таблицы, графики и др.  Общий реквизит «отметка о наличии приложений» на документе не проставляется. Ссылки на наличие приложений содержатся в соответствующих пунктах распорядительной части. Если приложений несколько, их нумеруют, например: «…согласно приложению 1» или (приложение 1), (приложение 2).

      В случае когда приказ утверждает другой документ, последний также является приложением к приказу. В соответствующем пункте об этом делается отметка (прилагается).

      На  документах, являющихся приложением, в  правом верхнем углу первого листа указывается:   Приложение 1

                                          к приказу генерального директора

                                          от 12.03.2007 №10 

1.2 Выписка из приказа

     При оформлении выписки из приказа целиком  выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”. Из распорядительной части выписывается один или несколько интересующих пунктов.

     Типовой формуляр выписки из приказа по основной деятельности включает в себя следующие реквизиты: - реквизиты общего бланка; - заголовок; - текст; - подпись; - заверительная надпись

     Выписка из приказа по личному  составу. В некоторых случаях по требованию сотрудника или по запросу интересующейся организации из приказа по личному составу делают выписку. Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки из приказа по основной деятельности.

В связи с  отсутствием в приказе по личному  составу констатирующий части, из распорядительной выписывается нужный пункт. Дальнейшее оформление совпадает с выпиской из приказа по основной деятельности. Типовая форма выписки из приказа по личному составу включает тот же состав реквизитов, что и выписка из приказа по основной деятельности.

1.3 ПРОТОКОЛ

      Протокол  занимает особое место в системе  организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно  отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и поэтому могут рассматриваться как распорядительные документы.

     Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т. д.). В деятельности каждого структурного подразделения протокол используется для документирования постоянных заседаний. В кадровых службах протоколы ведут при проведении аттестации работников, для фиксации работы кадровых, конфликтных экспертных комиссий.

     Протокол  оформляется на основе записей, которые  велись на заседании секретарем или  специально выбранным или назначенным  лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.

      Если  протокол является массовым видом документов в практике работы учреждения (организации), то целесообразно иметь бланк формата А4, который в соответствии с существующими требованиями включает в себя: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту.

Общество  с ограниченной ответственностью ООО “Г А Р А  Н Т ”

П Р О Т О К  О Л

общего  собрания трудового  коллектива 

15.09.2000________________________________________________№ 15

Москва

     Если  протоколов составляется немного, их оформляют  на чистом листе бумаги, используя  перечисленные реквизиты и их расположение. При оформлении протоколов заседаний, проходящих в структурных подразделениях, название подразделения помещают под названием организации.

     Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Известно, что протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Номер (индекс) проставляется на одной стороне с датой и обозначает порядковый номер заседания в пределах указанных сроков: «№ 02» или «№ 12».

      Реквизит  «место составления документа» означает не место нахождения организации, а место, где реально состоялось заседание. Например, если организация находится в Москве, а заседание проводится в г. Туле, на протоколе проставляется «г. Тула».

     Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной  деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания кадровой комиссии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2–3 межстрочными интервалами от реквизита “место составления документа”. Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; наименование должности обычно не указывают. Слова “Председатель” и “Секретарь” печатают без абзаца от левого поля документа, через два интервала от заголовка к тексту и друг от друга. После тире указывают их инициалы и фамилии, например: Председатель – П.О.Ким.

     С новой строки печатают слово “Присутствовали:”  и перечисляют в алфавитном порядке  фамилии и инициалы постоянных участников совещания, членов коллегиального органа, комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. В тех случаях, когда на заседаниях присутствуют должностные лица из сторонних организаций в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание. Перечисление присутствующих и приглашенных оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

     При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество: “Присутствовали: 47 человек (список прилагается)”. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”, которые печатают от границы левого поля, отступив 2–3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

     Вопросы нумеруются арабскими цифрами и  располагаются в порядке значимости. Каждый пункт повестки дня формулируется  с предлогом “О” или “Об” и отвечает на вопрос “О чем?” Например: “Об аттестации старшего специалиста финансового отдела Тропининой М.Л.” или “О присвоении 6 разряда слесарю механического цеха Свиридову А.Н.”

     Повестка  дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.

     Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”), которые печатаются с абзаца, чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Запись выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа в форме косвенной речи. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать. Перед словом “СЛУШАЛИ” проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Остальные части (ВЫСТУПАЛИ,ПОСТАНОВИЛИ,РЕШИЛИ) не нумеруются. Слова “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”) печатают от границы левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

     В части СЛУШАЛИ излагается текст  выступления. В части ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Выступлений помимо основного доклада может и не быть. В этом случае часть ВЫСТУПИЛИ из текста выпускается, и раздел состоит из двух частей: СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”). Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола³.

       Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает или оформляется протокол, в котором результаты голосования обязательны (например, протокол заседания аттестационной (квалификационной) комиссии или общего собрания акционеров), то они указываются отдельно по каждому пункту решения. Например: Результаты голосования: “Единогласно”-25 или “За” – 14, “Против” – 1, “Воздержались” –нет.

В текстах протоколов аттестационных комиссий фиксируются  принятые решения по кандидатуре каждого работника.

     Решение может содержать один или несколько  пунктов. Они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Действенность любого документа значительно возрастает при использовании конкретных и четких формулировок. Эта часть протокола формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель (ответственный), срок. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить Положение  о персонале АО.

1.2. Начальнику отдела  кадров Васюкову  Т.Л. подготовить  к 15.10.2000 формы трудовых договоров (контрактов) по категориям персонала.

1.3. Начальнику планово-экономического  отдела Куприяновой  Р.Г. подготовить изменения к штатному расписанию АО к 20.10.2000.

     В зависимости от вида заседания и  статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

     Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Допускается опускать фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.