Подготовка и оформление распорядительных документов

     Полный  протокол – в документе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

     Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

     Полный  и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Протокол оформляет  секретарь заседания, перепечатывая  текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2–3 межстрочными интервалами, от границы левого поля. Некоторые разновидности протокола подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.). Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Однако нередко возникают случаи, когда работнику необходимо представить в другую организацию (или структурное подразделение) принятое решение. В таком случае оформляется выписка из протокола.

     1.4 Выписка из протокола.

      Выписка из протокола представляет собой  точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

      Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности – «Секретарь», его(ее) личной подписи, расшифровки подписи и даты. Если выписка делается для предоставления в другую организацию, она заверяется печатью организации или соответствующей службы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИМЕР  ОФОРМЛЕНИЯ ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА

Научно-исследовательский  институт

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

2007.               №25

Москва 

Заседания совета института 

Председатель  – А.М. Кротов

Секретарь –  О.М. Смагина

Присутствовали: 25 человек (список прилагается) 

      ПОВЕСТКА  ДНЯ:

      2. о назначении директора центра.

      Выступление А.М. Кротова. 

3. СЛУШАЛИ:

      Кротов  А.М. – предложил руководство  центром поручить профессору Н.В. Иванову.

ПОСТАНОВИЛИ:

      Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра профессора Иванова Н.В. 

Председатель                    А.М. Кротов

Секретарь                  О.М. Смагина 

Верно 

Секретарь     (подпись)            О.М. Смагина

21.04.200

ГЛАВА II. СОСТАВИТЬ АКТ

     Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. 

     ЗАО «Информационные  системы»  УТВЕРЖДАЮ

     Директор

                                                      И.И. Иванов

                                                      23.03.2003

АКТ

22.03.2003   №  57                 

Москва 

О проверке сохранности  документов 

 

     Основание: приказ директора от 20.03.2003 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов».

     Составлен комиссией:

     председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П.

  члены комиссии: заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С., начальник отдела кадров Васильева В.В., менеджер Романова Р.Р.

     Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова  К.К. 

     В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила  проверку организации и условий хранения управленческих документов. В ходе проверки установлено:

     1. Документы хранятся в структурных подразделениях.

     2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.

     3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.97 № 123).

     Комиссия  рекомендует:

       Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.  Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.

     Составлен в 2 экземплярах:

     1-й  экз. - в дело № 01-14

     2-й  экз. - в объединение «Мосгорархив» 

  

Председатель    подпись    П.П. Петров 

Члены комиссии    подпись          С.С. Сидорова

     подпись                                  В.В. Васильев

     подпись                                   Р.Р. Романова 
 
 
 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Управление  организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

     В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

     Правила оформления документов закреплены в  правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель), устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации. 
 
 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

     Нормативные источники:

     1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

     2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные Положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив, 1994.

     Литература:

     1. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О. И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474с.

     2. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова  Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2007. – 432с.

     3. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Изд. 6-е, доп. И перераб. — М., 2002. – 512с.