Особенности составления и оформления организационно распорядительных документов.Систематизация документов

align="justify">     Дата  Регистрационный номер документа 

     ________________________________________

     Место издания документа 

     Заголовок к тексту распоряжения 
 

     Текст 

     Констатирующая  часть

     Вступление (указывают причину издания документа)

     Доказательство (излагают основные факты)

     Заключение (отмечают цель издания постановления) 

     Распорядительная  часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

     1. Действие, которое необходимо предпринять

     1.1. |

     1.2. | Конкретные поручения и т.д. |

     2. Срок исполнения

     3. Ответственные за исполнение (фамилия,  инициалы должностного лица, на  которое возложен контроль за исполнением)

     Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

     Виды согласования должностных лиц  (на оборотной стороне листа)

     Приложение 6.6 

     Образец выписки из распоряжения (с продольным расположением реквизитов)

     ____________________________________________________

     Наименование  организации 

     ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ

     От ______________№__________

     ____________________________________

     Место издания 

     Заголовок распоряжения 

     Текст

     [Повторение  всей констатирующей части документа с выпиской нужного пункта]

     Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия 

     Верно: 

     Должность работника, подготовившего выписку из распоряжения Подпись Инициалы, фамилия 

     Дата 

     Печать 

     Текст

     Констатирующая  часть

     Отделяется  от распорядительной части словом

     ПРИКАЗЫВАЮ:

     Распорядительная  часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

     1. Действие, которое необходимо предпринять 
1.1. |

     1.2. | Конкретные поручения и т.д. |

     2. Ответственные за исполнение (фамилия,  инициалы должностного лица, на  которое возложен контроль за исполнением).

     Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия 
Виды согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа) 

     В связи с _________________________________________________

     Основание

     ____________________________________________________________________________________________________________________________

      
ПРИКАЗЫВАЮ:

     Внести  в должностную инструкцию __________________________

     _________________________________________________________

     (Наименование категории работников отдела)

     следующие изменения:

     1.________________________________________________________

     2. _______________________________________________________

     3. _______________________________________________________

     Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

     Визы  согласования (на оборотной стороне листа) 
 
 

     Приложение 6.9 

     Образец оформления протокола (с продольным расположением реквизитов) 

     Герб  РФ

     Наименование  организации

     ПРОТОКОЛ

     ____________________ № _________________

     Дата

     _______________________________

     Место издания

     Заголовок:

     Заседания комиссии по...

     Председатель  — Смирнов С.С.

     Секретарь — Антонова М.И.

     Присутствовали: 30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую) 

     ПОВЕСТКА  ДНЯ: 

     1. О порядке подготовки к конференции.

     Доклад  заведующего...

     2. О...

     1. СЛУШАЛИ:

     Соколову  А.И. — текст доклада прилагается.

     ВЫСТУПИЛИ:

     Иванов  М.И. — краткая запись выступления (от третьего лица).

     ПОСТАНОВИЛИ:

     1.1. Одобрить...

     1.2....

     2. СЛУШАЛИ: 

     ВЫСТУПИЛИ:

     ПОСТАНОВИЛИ: 

     Председатель Подпись С.С. Смирнов

     Секретарь Подпись М.А. Антонова

     ъ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Систематизация документов. Формирование дел.  Признаки группировки  документа в дело. 

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

     Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.

     Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

     Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

     Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

     Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

     При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

     Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

     Состав заголовка дел образует следующие элементы:

     - название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.)

     - название предприятия или его структурного подразделения;

     - адресат или корреспондент документа;

     - краткое содержание документов дела;

     - даты (период), к которым относятся документы дела;

     - указание на копийность документов дела.

     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

     В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

     В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.

     В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка  в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

     Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

     В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

     По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения. 
 

     2.1.  Формирование дел. 

     Формирование  дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся  к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

     В начале каждого года в организации  начинается формирование документов в  дела.

     В организациях дела формируются централизованно  в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

     Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования: