Особенности составления и оформления организационно распорядительных документов.Систематизация документов

     ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы  в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре;

     ● включать в дело по одному экземпляру документа;

     ● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

     ● помещать приложения вместе с основными  документами;

     ● группировать в одно дело документы  одного календарного года, за исключением  переходящих дел;

     ● раздельно группировать в дела документы  постоянного и временного сроков хранения.

     В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

     Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

     Дела  заводятся по хронологическому, тематическому  признаку или их сочетанию.  Входящие  документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

     Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в  одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

     ■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

     ■ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

     В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному  составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

     К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

     Практика  использования документов по личному  составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.   

     Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

     ■ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.

     ■ Документы в личных делах располагаются  по мере их поступления.

     ■ Лицевые счета по заработной плате  сотрудников группируются в самостоятельные  дела и располагаются в них  в алфавитном порядке фамилий.

     ■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

     ■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

     ■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные  расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

     По  истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.  
 

     2.2. Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:

     номинальному;

     предметно-вопросному;

     авторскому;

     корреспондентскому;

     хронологическому.

     Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.

     Предметно-вопросный  признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.

     Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.

     Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.

     Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь. 

3. Заключительная часть 

     Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

     Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Список используемой литературы. 

1. Современное  делопроизводство: Учеб. пособие. Кирсанова  М.В.

2. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд., испр.и доп  Автор:  Басаков М.И

3. Делопроизводство”  В.И. Андреева

4. Справочник по делопроизводству  М.В. Стенюков

5. Документы и делопроизводство А.С. Мельникова