Отчет по практике в администрации г Оренбурга

 

 

Таблица 1 – Объем документооборота  в администрации Южного округа города Оренбурга  2010 – 2012 гг.

 

Документопотоки	2010		2011		2012
	Подлинники	тираж	Подлинники	тираж	Подлинники	тираж
Поступающие	8305	-	7938	-	9587	-
Отправляемые	4368	-	4870	-	9549	-
Внутренние	213	-	210	-	115	-
Итого	12886	-	13018	-	19251	-

 

На основании представленных данных была построена диаграмма представленная на рисунке  1, которая отражает количество документов в администрации Южного округа города Оренбурга   в  2010– 2012 гг.

Анализируя документооборот, следует рассмотреть порядок движения поступающих, отправляемых и внутренних документов в  администрации.

Анализ количества поступающих документов в администрацию Южного округа города Оренбурга  зависит от взаимодействия со всеми видами государственных, муниципальных образований, различными юридическими и физическими лицами.  К поступающим документам администрации относятся: переписка с городской администрацией, областной администрацией, предприятиями, организациями и частными лицами.

При анализе исходящей корреспонденции было выявлено, что в основном  это ответы на различные запросы из городской и областной администрации, прокуратур и других организаций.

 

 

Рисунок 1 – Количество документов администрации Южного округа города Оренбурга

 

В 2012 году документооборот составил 19251  документооборот, что на 6233 единицы больше уровня 2011 года (13018)  В 2012 г. в администрацию округа поступило 19251 документов: из городской администрации 10326 документов (писем – 6021, постановлений администрации города – 459. протоколов – 358), от предприятий и организаций – 1127 документов, из областной администрации – 52. Отправлено в 2012 г. 9549 документов.

Количество поступивших документов в администрацию Южного округу города Оренбурга и отправленной корреспонденции представлено в таблице 2.

 

Таблица 2 – Количество поступивших документов в администрацию Южного округа города Оренбурга  за 2011-2012 г.

 

1	2	3	4
Поступило документов из:	2012	2011	Сравнение
городской администрации	10326	10174	+152
областной администрации	52	31	+21
от предприятий, организаций и частных лиц	1127	1382	-255
Отправлено исходящей корреспонденции	9549	4870	+4679

 

Анализ исходящей корреспонденции показал, что в отчётный период из отправленных 9549 документов около 50 % - это ответы на контрольные письма из городской администрации и организаций.

Прием и первичная обработки поступающих документов осуществляется централизованно главным специалистом, который является ответственным за делопроизводственные операции, проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов, наличие приложений. При отсутствии листов или приложений  ставится в известность отправитель письма и составляется акт в 3 экземплярах. Первый экземпляр посылается отправителю, второй – приобщается к документу, третий остается у главного специалиста. При вскрытии корреспонденции сотрудник сохраняет конверт, на котором указаны почтовые реквизиты: если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; если на документе вообще отсутствует дата; если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта.

В таких случаях конверт присоединяется к документу и вместе с ним поступает в дело. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

Документы, адресованные руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в канцелярии, а затем направляются руководству или в подразделения.

 

 

 

 

2.3 Управление персоналом

 

 
            Управление персоналом — область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации «качественным» персоналом и оптимальное его использование. Оптимальное использование персонала достигается за счёт выявления положительных и отрицательных мотивов индивидуумов и групп в организации и соответствующего стимулирования положительных мотивов и «погашения» отрицательных мотивов, а также анализа таковых воздействий. Управление персоналом является неотъемлемой частью качественных систем управления.  
Управление персоналом организации заключается в: 
          - формировании систем управления персоналом;

- планировании кадровой работы;

- разработке оперативного плана кадровой работы;

- проведении маркетинга персонала;

- определении кадрового потенциала и потребности организации в персонале. 
           Цель управления кадрами состоит в формировании коллектива, способного инициативно действовать в разнообразных условиях обстановки. Законодательство предусматривает использование на предприятии нормативных и методических документов-правил внутреннего трудового распорядка, положения о персонале, положения о подразделении, должностных инструкциях. 
           Профессионально-квалификационная структура персонала Администрации Южного округа г. Оренбурга разнообразна. Сотрудники имеют среднее и высшее экономическое и юридическое образование, образование иного направления по специальностям, соответствующим функциям и конкретным задачам, возложенным на структурное подразделение, а также - 
дополнительное профессиональное образование по специализации занимаемой должности. 
Права и обязанности Гражданского служащего, права и обязанности Представителя нанимателя, оплата труда, служебное время и время отдыха, а также срок действия служебного контракта приведены в Служебном контракте о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Непрерывные изменения в технологиях и внедрение новой техники требуют обучения работников в любой организации. Дополнительное профессиональное образование гражданского служащего в Администрации Южного округа г. Оренбурга включает в себя профессиональную подготовку переподготовку, повышение квалификации и стажировку кадров. 
Основанием для направления гражданского служащего на профессиональную переподготовку, повышение квалификации или стажировку являются:

- назначение гражданского служащего на иную должность гражданской службы в порядке должностного роста на конкурсной основе;

- включение гражданского служащего в кадровый резерв на конкурсной основе;

-результаты аттестации гражданского служащего. 
Профессиональная переподготовка, повышение квалификации и стажировка гражданского служащего осуществляются с отрывом, с частичным отрывом или без отрыва от гражданской службы. 
При проведении аттестации непосредственный руководитель гражданского служащего представляет мотивированный отзыв об исполнении служащим должностных обязанностей за аттестационный период. К мотивированному отзыву прилагаются сведения о выполненных гражданским служащим за аттестационный период поручениях и подготовленных им проектах документов, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности, а при необходимости пояснительная записка служащего на отзыв непосредственного руководителя. Аттестация проводится один раз в три года. Внеочередная аттестация гражданского служащего может проводиться после принятия в установленном порядке решения:

-о сокращении должностей гражданской службы в инспекции;

-об изменении условий оплаты труда гражданских служащих. 
По результатам аттестации комиссией принимается одно из следующих решений:

-соответствует замещаемой должности гражданской службы;

-соответствует замещаемой должности гражданской службы и рекомендуется к включению в кадровый резерв для замещения вакантной должности в порядке должностного роста;

-соответствует замещаемой должности гражданской службы при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации;

-не соответствует замещаемой должности гражданской службы.

В течение одного месяца после проведения аттестации по ее результатам издается правовой акт Администрации Южного округа г. Оренбурга о том, что гражданский служащий:

-подлежит включению в кадровый резерв для замещения вакантной должности в порядке должностного роста;

-направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации;

-понижается в должности гражданской службы. 
Система стимулирования персонала, как и во многих других организациях, используется и в Администрации Южного округа г. Оренбурга. Стимулирование это процесс внешнего воздействия на сотрудника с целью получить от него результат или выполнение какой-то части работы. За успешную службу в инспекции применяются следующие виды поощрения и награждении: объявление благодарности с выплатой единовременного поощрения, награждение почетной грамотой с выплатой единовременного поощрения или с вручением ценного подарка, поощрение Правительства РФ, поощрение Президента РФ, присвоение почетных званий РФ, награждение знаками отличия РФ, награждение орденами и медалями РФ. 
Выплата премии производится по итогам работы за месяц, два месяца, квартал, полугодие, год или иной период, определенный приказами. Размер премии, выплачиваемой отдельным работникам администрации определяется руководителем по представлению начальников отделов, согласованных с курирующим заместителем руководителя администрации Выплата премии  
производится за счет средств федерального бюджета. Использование средств внебюджетных источников не допускается. 
Премирование за тот или иной период календарного года производится за фактически отработанное время, исходя из должностного оклада с установленными надбавками и доплатами, либо должностного оклада, либо в процентах к должностному окладу с надбавками и доплатами, с начислением районного коэффициента. 
При определении премии каждому конкретному работнику учитываются следующие показатели:

- выполнение планов контрольной работы;

- результативность проводимых проверок и меры по обеспечению взыскания платежей;

- соблюдение порядка ведения учета и сроков представления в Администрации Южного округа города Оренбурга установленной отчетности и информации;

- отношение к делу на порученном участке работы (соблюдение трудовой и служебной дисциплины). 
Кадровая политика Администрации Южного округа г. Оренбурга включает в себя:

- формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;

- ведение трудовых книжек и личных дел гражданских служащих;

- ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;

- оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;

- организацию и обеспечение проведения аттестации и квалификационных экзаменов гражданских служащих;

- организацию профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки;

- формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

- обеспечение должностного роста гражданских служащих;

- организацию проведения служебных проверок;

- консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы. 
Формирование кадрового состава и управление персоналом администрации основаны на следующих принципах:

- назначение на должность гражданской службы гражданских служащих с учетом их заслуг в профессиональной служебной деятельности и деловых качеств;

- совершенствование профессионального мастерства гражданских служащих. 
Приоритетные направления формирования кадрового состава:

- профессиональная подготовка служащих, их переподготовка, повышение квалификации и стажировка в соответствии с программами профессионального развития гражданских служащих;

- содействие должностному росту служащих на конкурсной основе;

- ротация гражданских служащих;

- формирование кадрового резерва на конкурсной основе и его эффективное использование;

- оценка результатов профессиональной служебной деятельности гражданских служащих посредством проведения аттестации или квалификационного экзамена;

- применение современных кадровых технологий при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении. 
            В итоге, профессионально – квалификационная структура персонала и особенности кадровой политики имеют важное значение в достижении целей и задач предприятия.