Отчет по практике в администрации г Оренбурга

 Необходимой составной частью современного муниципального управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Темы программы практики

 

2.1 Миссия, цели, задачи и стратегия  администрации Южного округа города Оренбурга

 

 

Муниципальное управление - это деятельность выборных и других органов местного самоуправления по управлению муниципальной собственностью, объектами муниципального хозяйства, формированию и исполнению местного бюджета. А также иной их деятельностью в различных сферах местной жизни, направленной на обеспечение жизнедеятельности населения муниципального образования, решения других вопросов местного значения, включая и вопросы организации своей работы, муниципальной службы.

Необходимой составной частью современного муниципального управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

ДОУ (Делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Это вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.

Документационное обеспечение управления на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы документационного обеспечения управления, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). Документационное обеспечение управления является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Объектом документационного обеспечения управления являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет документационного обеспечения управления – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Главная задача документационного обеспечения управления – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.

Документационное обеспечении управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

- документирование - запись информации на различных  носителях по установленным правилам;

- организации  работы с документами - организация  документооборота, хранения и использования  документов в текущей деятельности.

К документированию относятся:

- разработка и внедрение форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;

- разработка  бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных  видов документов;

- составление  документов по поручению руководства;

- оформление  документов, представляемых на подпись  руководству.

Функции организации работы с документами  лучше расположить в порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входят:

- отправка  и приём документов по почте, телеграфу, факсу, электронной почте, от курьера и первичная обработка  документов;

- предварительное  рассмотрение документов, отбор  и подготовка документов к  докладу руководству;

- контроль  за прохождение документов в  учреждении;

- контроль за сроками исполнения документов;

- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

- формирование дел;

- подготовка дел для сдачи в архив и организация его работы;

- организация  работы с письмами и обращениями  граждан.

Основные задачи документационного обеспечения управления:

- отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

- обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Документационное обеспечении управления играет важную роль в управлении муниципального образования.   Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Составляются эти документы специалистами отдела. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Любому органу управления муниципального образования для исполнения своих функций необходимы качественная, эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

 

 

2.2  Управленческие системы и  практическая деятельность

 

 

Структура администрации Южного округа разрабатывается и утверждается Главой города по представлению главы округа. Структура администрации Южного округа представлена  в приложении Б.

В структуру администрации входят:

• глава администрации округа;
• заместители Главы округа, помощник;
• отделы (окружные, районные);
• сельские администрации.

Глава администрации округа имеет первого заместителя, заместителей по Центральному и Ленинскому районам, заместителя по социальным вопросам. В целях обеспечения координации деятельности администрации, глава округ распределяет обязанности между заместителями.

 Распределение  обязанностей включает в себя  вопросы ведения, курирования, обеспечения, представления и взаимодействия. Функции и полномочия отделов  администрации, организация и порядок  их деятельности определяется  Положениями об этих отделах.  Администрация округа является юридическим лицом.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов.   Существуют три системы документации:

- система организационно- правовая документация;

- система распорядительной документации;

- система информационно-справочной  документации.

Для организации работы с документами в администрации Южного округа города Оренбурга необходимо постоянное фиксирование информации на материальных носителях, которая в дальнейшем  необходима для  принятия   управленческих   решений.  Каждые принятые управленческие решения – это новая информация управляющего органа,   предназначенная   для   использования внутри самой организации, так и для  внешних  потребителей.  При  этом  оформлять документы   необходимо  в   соответствии  с  установленными  правилами.

В соответствии с Регламентом делопроизводства в администрации Южного округа города Оренбурга правильная постановка делопроизводства является одним из важнейших условий надлежащей организации работы администрации.

В администрации Южного округа города Оренбурга  вся работа с документами осуществляется канцелярией, численный состав, которого представлен одним сотрудником – главным специалистом. К основным обязанностям главного специалиста относятся:

- обеспечение  приема, учета, регистрации, контроля  исполнения документов, информационно-справочного  обслуживания и хранения документной  информации;

- контроль  качества подготовки, правильности  составления, согласования, утверждения  документов, представляемых на подпись;

- осуществление  контроля исполнения документов  и поручений руководства, принятие  оперативных мер, направленных на  своевременное и качественное  их исполнение;

- использование  ПК, как средства автоматизации  документационного обеспечения  филиала;

- проведение  ежегодного отбора документов  на архивное хранение или на  уничтожение.

Должностная инструкция главного специалиста представлена в приложении В.

От оперативности обработки и четкости движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия управленческого решения. В администрации Южного округа города Оренбурга введена единая система электронного документооборота. Которая соединила городскую администрацию с округом. Приёмная граждан  и канцелярия Центрального района не внесены  в общую  базу.

Вся корреспонденция, поступающая по почте, факсу или поданная непосредственно в администрацию Южного округа города Оренбург  принимаются главным специалистом. Форма работы с документами в администрации Южного округа города Оренбурга централизованная. Такая форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного сотрудника.

Порядок движения документов и операции, производимые с ними, регламентируются должностной инструкцией главного специалиста.

Основными способами получения и отправки документов являются: почта, факсимильная связь, электронная почта, курьеры. 

Подсчет ведется по журналам регистрации поступающих, внутренних и отправляемых документов. При этом следует помнить, что учитывается лишь число зарегистрированных документов, а документы, не подлежащие регистрации, не подсчитываются, хотя их количество значительно  превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные, объяснительные  записки, справки и поэтому их количество подсчитать трудно. Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые существенно  увеличивают  общее  количество  документов.  В таблице 1 представлено количество поступающих, отправленных и внутренних документов в администрации Южного округа города Оренбурга в 2010 – 2012 гг.Подсчитан общий итог документопотоков.