Коммуникационные процессы в организации

Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Дальневосточный государственный  университет путей сообщения

 

Кафедра «Менеджмент»

 

 

 

 

Курсовая работа

«Коммуникационные процессы в организации»

 

 

Проверила:

Сабитова П.М

 

 

Выполнила :

Вакалова Я.В.

Студентка группы № 323

 

 

 

 

Хабаровск

2011

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Общение, обмен информацией, связь – всё это есть вокруг нас! Всё это – коммуникации.  Организация, как самостоятельный  организм, как социальный объект, так  же крайне нуждается не только в  достоверной информации, но и в  её наличии в целом. Коммуникационные процессы в организации – это  залог качественной работы коллектива, ведь от взаиомоотношений в обществе зависит очень многое. Для детального рассмотрения коммуникационных процессов  в организации, я выбрала предприятие, где небольшой коллектив.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард  отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что  структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью  определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что  она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому  данная тема представляется весьма актуальной.

Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

 Однако, коммуникации  – это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов, каждый  из этих шагов очень нужен  для того, чтобы сделать наши  мысли понятными другому лицу.

 Каждый шаг – это  пункт, в котором, если мы  будем небрежны и не будем  думать о том, что делаем, - смысл  может быть утрачен.

 Цель работы – ознакомить  с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными западнями на  пути к пониманию сути сообщений,  а также с тем, что можно  предпринять, чтобы более эффективно  обмениваться информацией как  среди менеджеров, так и за  пределами их круга

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Значение коммуникаций в организации

1.1. Понятие о коммуникациях

 

Термин «коммуникация» употребляется  в разных значениях. Например, можно  говорить об инженерных, транспортных, информационных коммуникациях как средствах или формах связи. По этому поводу регулярно возникают недоразумения, приводящие к неправильному их толкованию и пониманию.

Под коммуникацией в широком  смысле понимают общение, передачу ин­формации  от человека к человеку, В организационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается как процесс (коммуникация — это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувства­ми, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной  эффективности. Говорят, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

Коммуникация — это  процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Коммуникация — это  одно из необходимых условий жизни  чело­века в социуме, а коммуникабельность — одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью  в социальных группах понимают способность  к общению, общительность, способность к совместной работе. В информационных технологиях коммуникабельность — это совместимость разнотипных систем передачи информации.

Относительно конкретной организации (компании) можно говорить как о внешней коммуникации, так  и о внутренней.

Внешняя коммуникация —  это коммуникация с миром, находящимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщика­ми, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация внутри подразделений  по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации -создание среди сотрудников под­держки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, коммуникация — это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

Коммуникативный поток может  перемешаться в горизонтальном и  вертикальном направлениях. Внутриорганизационные  коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.

Коммуникация в малой  группе дает шанс и руководителю и подчиненному оперативно участвовать в решении стратегических и текущих задач: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.

Межличностная коммуникация — коммуникация с другим чело­веком — наиболее распространенный тип  внутренних коммуникаций. Коммуникации между неформальными группами могут  охватывать набор связей — от бытовых  до производственных. Основой этого  типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального  общения. Иногда руководители специально запускают «слухи», чтобы проверить  реакцию коллектива на возможные  будущие решения (например, по кадровым изменениям или изменению поряд­ка выплаты премиальных и др.)

Общественные, или массовые, коммуникации ~ процесс сообще­ния информации с помощью технических  средств или средств массо­вой  коммуникации численно большим группам  людей: печать, радио, кино, телевидение. Источник информации передает послание рассредоточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.

Важнейшей задачей руководства компании является создание условий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, под­разделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения материальными средства­ми. Один из управляющих фирмы «Хьюлетт-Паккард» признается: «...Мы начинаем любое дело с весьма высокой степени неформального общения, и это — главное. И мы считаем себя обязанными сохранить это любой ценой». В этой же фирме придается большое значение обращению персонала друг к другу по имени. Для этого каждый, в том числе президент, носит именную табличку, на которой указано только имя. На фирмах «Катерпиллер», Макдональдс», «Интел», «Делта-эйрлайнз», «Юнайтед эйрлайнз» много внимания уделяют формированию технологий поддержания связей для обеспечения пребывания персонала в постоянном информационном контакте. Интенсивность информационного обмена в таких компаниях велика, и обычно она начинается с требования неформальности.

Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций способствуют развитию новаторства, инициативы и предприимчивости.

Стимулируя обилие контактов, лучшие фирмы перестраивают помещения, обустраивают по-новому рабочие места. Так, новые здания «Интел» спроектированы таким образом, что в них достаточное  количество конференц-залов, где можно  ознакомиться с новой ин­формацией, общаться, решать возникшие текущие проблемы. Руководство тем самым улучшает коммуникации между сотрудниками.

В одной из передовых компаний в столовой были маленькие столы, рассчитанные на четырех человек, их заменили большими пря­моугольными столами казарменного типа. Компания «ЗМ» организует клубы по групповым интересам. Все это делается с одной целью — повысить вероятность случайных бесед, способствующих решению проблем во время перерыва, обеда, завтрака или в других ситуациях. В лучших компаниях непринужденности общения способствует сама обстановка: скромные, по-спартански обставленные помещения, открытые двери, отсутствие лишних стен. Роскошные кабинеты не способствуют открытым, дружественным отношениям. На эффективность коммуникаций оказывают влияние различные факторы: