Оглавление 

 

Введение 

      Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен  идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

     Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Эффективно  работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     Актуальность  темы курсового проекта заключается в том, что процесс коммуникации является неотъемлемой частью любой деятельности в организации.

     Объектом  исследования является «СВС-Энергострой».

     Предметом исследования является коммуникационный процесс.

     Цель  курсового проекта — разработка проекта рекомендаций по совершенствованию коммуникационного процесса в организации.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• раскрыть сущность, этапы, элементы и функции коммуникаций в системе управления;
• исследовать структуру коммуникационного процесса на предприятии;
• выявить сущность влияния коммуникаций на эффективность управления.

     Проект состоит из введения, основной части из двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

     В первой главе раскрыта сущность, этапы и функции коммуникационного процесса, а также структура коммуникаций.

     Во  второй главе осуществляется анализ и совершенствование коммуникационного процесса.

     Теоретической базой исследования является учебник  О.С.Виханского «Менеджмент».

     Информационной  базой исследования является электронный ресурс http://www.erudition.ru/referat/ref/id.30893_1.html.

Методами  исследованиями являются наблюдение, анализ, сравнение, а также сопоставление  факторов влияющих на процесс коммуникаций.

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

 

1.1 Коммуникационный процесс, его элементы, этапы и функции 
 

      Коммуникационный  процесс - это обмен информацией  между двумя или более людьми.

      Основная  цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

      В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

      При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.  

      Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен.

      Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

• зарождение идеи;
• кодирование и выбор канала;
• передача;
• декодирование (см.рис.1).

                                    Рис.1 – этапы процесса коммуникаций

  

      Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Нужно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить процесс эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

      К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов  работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных. Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией.

      Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела).

      Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель также должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал не пригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме [5,c.422].

      Если  канал не слишком соответствует  идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективным. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или, послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушения столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также премией [9, с. 19].

      Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании.

      Процесс усложняется, поскольку отправителю  приходится устанавливать последовательность использования этих средств и  определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

      Ориентация  на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.

      Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которые многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

      Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

      К основным функциям коммуникации относятся:

1. информативная - передача истинных или ложных сведений, осуществляет процесс движения информации;
2. интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);
3. перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;
4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний [4,c.325].

     Делая вывод по данной главе нужно отметить, что коммуникационный процесс - сложный  процесс, состоящий из нескольких этапов и выполняющий много важных функций. Однако в коммуникационном процессе существует и обратная связь, которая не менее важна, её сущность я раскрою в следующем пункте. 
 

      1.2 Сущность обратной  связи в коммуникационном  процессе 

      Значительное  улучшение обмена информацией происходит при использовании в коммуникационном процессе обратной связи. В этом случае отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями.

      Правильные  последующие действия и обратная связь требуют создания соответствующих  формальных и неформальных механизмов, посредством которых передатчик может проверить, насколько правильно было интерпретировано его сообщение. Успешная деятельность посредством межличностных коммуникаций определяется, прежде всего, эффективностью или неэффективностью обратной связи [12, с. 132].

      Условия эффективности обратной связи:

     1. Намерение. Целью обратной связи являются улучшение качества работы, повышение ценности каждого отдельного работника.

     2. Конкретность. Обратная связь должна обеспечивать реципиентов конкретной информацией, благодаря которой могут быть установлены способы исправления сложившейся ситуации.

     3. Описательность. Обратная связь  должна иметь скорее описательный  характер, чем оценочный, и содержать  объективные сведения о результатах  деятельности работника.

     4. Полезность. Обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения результатов и качества своего труда, помочь получить новые знания, сформировать новые навыки и умения.

     5. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться вовремя, так как дает возможность внести коррективы в действия и тем самым влиять на результаты процессов.

     6. Готовность. Для эффективности обратной связи требуется готовность работников ее воспринять; если она навязывается работникам, то ее эффективность заметно падает.

     7. Ясность и достоверность. Если  информация неверна, то это формирует предвзятое мнение и может исказить или привести к ошибочным коррективам в деятельности работников [15. c. 38]. 

        
 

      Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание.