3 ПРОЕКТ РЕКОМЕНДАЦИЙ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  КОММУНИКАЦИОННОГО  ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ

      Для улучшения механизма  внутренних коммуникаций в данной организации  необходимо разработать новую программу  коммуникаций внутри организации.

      Разработку  программы внутренних коммуникаций следует начинать с общей оценки управленческой среды. Затем изучить организационную структуру и тип уже существующих коммуникаций. Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными. Результаты проверки покажут, можно ли уже сейчас вводить в компании новые виды коммуникаций, или выявят некоторые сложности, напряженность в коллективе.

      Ящик  предложений и общие собрания – два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководством.

      Но  они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру ответов. Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов не должен перерастать в монолог одного лица. Не стоит вынуждать работников посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну, нельзя подвергать цензуре.

      Чтобы выбранный канал коммуникации был  эффективным, следует учесть ряд  моментов:

• руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом – это воодушевляет и сплачивает людей;
• организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;
• участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

      Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

      Как наладить коммуникации внутри компании? Итак, что может предпринять служба персонала для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций? Прежде всего, проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании.

      Для этого необходимо определить:

• на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;
• какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;
• как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;
• каким образом они получают информацию и др.

      На  основе полученных заключений можно  начать разработку стратегии коммуникаций. Здесь важно понять, какие деловые цели руководитель поддерживает, как выбранная стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И наконец, какими средствами вы собираетесь этого добиться.

      Протестировать  эффективность коммуникаций можно  при помощи опроса случайной выборки  работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения – необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

      Предлагается  также уделять больше внимания эмоциональной  составляющей, не ограничиваться схемой "миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности".

      Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

      В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз.

      Неудивительно, что возрастает роль руководителей  среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача –  способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь  разработанную "наверху" стратегию.

      Осуществлять  коммуникации следует, по крайней мере, несколькими способами, такими как:

• личная беседа с сотрудниками; 
• распространение информации по электронной почте.

      Для формирования в сознании персонала  положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

• листок новостей;
• бюллетень для менеджеров;
• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
• доски объявлений;
• страница компании в Интернете;
• общие собрания работников.

      При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как  делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию. 

      Заключение 

     В курсовом проекте выяснилось, что в наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций в управлении организацией не снижается, а наоборот, возрастает.

     Коммуникации, выступая как процесс обмена информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью ценностей, является важным объектом управления организацией.

     В качестве принципиальных отличий постиндустриального  развития отмечаются изменения в  коммуникации. Коммуникация с общественной средой является одним из критериев  рыночной адаптации. Невозможно разделить  аспекты экономического и социального воздействия коммуникации и на общество в целом, и на отдельного потребителя (товара или услуги).

     Управление  коммуникацией позволяет реализовать  сильные стороны организации (товара, процесса) и элиминировать или  нейтрализовать слабые. Получаемая информация, как правило, вносит изменения в поведение рыночных субъектов, особенно в сфере предпринимательства. Только по достижении необходимого уровня коммуникативности организация может своевременно реагировать на сдвиги в рыночной ситуации (изменить производственную программу, экспортный ассортимент, цены, формы и методы сбыта и т.д.), а также оказывать направленное воздействие на рынок.

     Интегрированные маркетинговые коммуникации приносят пользу обществу различными путями. С  одной стороны, обеспечивая покупателя рыночной информацией и поддерживая фирменную марку, они помогают ему принять правильное решение о покупке. С другой стороны, вооружая фирму надежным и эффективным инструментарием, интегрированные маркетинговые коммуникации обеспечивают ей высокую результативность общения с реальными и потенциальными потребителями, продвижения в общественном сознании новых продуктов и идей.

     Коммуникации  важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь  информацией друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни. Для менеджера коммуникации - это «хлеб насущный». Значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться. Научно - технические разработки, постоянные изменения в политической и экономический обстановке заставляют менеджеров применять все более и более новые и совершенные приемы в своей работе, связанной с информацией и коммуникациями.

     Каждый  день все сталкиваются с информационными потоками и коммуникационными процессами, а так как лишь не многие делают это согласованно, о чем говорилось ранее, актуальность изучения данной проблемы растет день ото дня. Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.

      Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении организацией. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен. 

      Библиографический список 
 

1. Абчук В.А. Лекции по менеджменту. Решение. Предвидение. Риск / А.В. Абчук. - Спб.: Союз, 2006.-369 с.
2. Андреева Г.М. Социальная психология: учебник для вузов / Г.М. Андреева. - М.: ЮНИТИ, 2006.- 274 с.
3. Большаков А.С. Менеджмент: учебное пособие / А.С. Большаков.- СПб.: изд. ЗАО "Питер", 2007.-342 с.
4. Веснин В. Р. Основы менеджмента: учебник для вузов / В.Р.Веснин.– М.: Институт международного права и экономики им. Грибоедова, 2006.- 429 с.
5. Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс / О.С. Виханский, А.И. Наумов. – М.: ЮНИТИ, 2006. -561 с.
6. Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник для вузов / И.Н. Герчикова. - М.: ЮНИТИ, 2007. - 480 с.
7. Граждан В. Д. Теория управления: учебное пособие / В.Д. Граждан.- М.: Гардараки, 2007.- 416 с.
8. Гофман И. Представление себя другим в повседневной жизни / И. Гофман. - М.: ЮНИТИ, 2008.- 365 с.
9. Гудушаури Г.В. Управление современным предприятием / Г.В. Гудушаури. - М.: Тандем, 2007, - 332 с.
10. Дейк Т.А. Язык, познание, коммуникация / Т.А. Дейк. - Благовещенск, 2006. – 387 с.
11. Доценко Е.Л. Психология манипуляции: феномены, механизмы и защита / Е.Л. Доценко. - М.: ЮНИТИ, 2007. – 295 с.
12. Друкер П. Эффективный управляющий / П. Дукер.- М.: ЮНИТИ, 2007. -295 с.
13. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности: учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях / В.Г. Жигалов. – М.: 2007.- 397 с.
14. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: учебник для вузов – Минск: ЗАО «Эконом-пресс» НПЖ «ФУА», 2006 - 457 с.
15. Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии /А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров.- М.: ГАУ, 2007.- 324 с.
16. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления: учебник для вузов / В.И. Кнорринг.- М.: НОРМА-ИНФРА, 2006.- 528 с.
17. Мескон М. Основы менеджмента: учебник для вузов / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури.- М.: Дело, 2007. - 847 с.
18. Морозов А.В. Психология влияния / А.В. Морозов. СПб., 2001. – 473 с.
19. Теория управления: учебник для вузов / под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А. Л. Панкрухина. - М.: РАГС, 2007. - 558 с.
20. Хабермас Ю. Моральное сознание и коммуникативное действие / Ю. Хабермас. М.: ЮНИТИ, 2006.- 294 с.