Коммуникационные процессы в организации

Достоинство такой коммуникационной сети: высокая надежность обратной связи. Но есть и недостатки. Анализ данных, полученных в результате проведенного анкетирования для выявления состояния организационных коммуникаций и путей их совершенствования показал: что работники имеют много побочной, не свойственной их квалификации работе и трое из пяти специалистов высказали пожелание освободить их от лишних работ, а также почти все сотрудники указали на недостаточное обеспечение информацией. Причиной тому может служит нехватка программного обеспечения, необходимого для поддержания баз данных. В виду этого необходимо совершенствовать коммуникативный процесс через совершенствование новых информационных систем.

Таким образом, коммуникационные процессы в компании «Евросеть» можно охарактеризовать следующим образом:

1. По субъекту и средствам  коммуникаций больше всего преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются без помощи технических средств и информационных технологий. Кроме того, межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими – это самый характерный вид для такой организации, как компании «Евросеть». При этом возможности обратной связи ничем не ограничены.

Межличностные коммуникации могут определяться как социальным статусом человека, его позицией в  системе формальных отношений, так  и чувствами, которые работники  вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений и оценочных суждений, что заслуживают  самого пристального внимания со стороны  руководителя в контексте общения  с коллективом и совместной деятельности.

2. По форме общения,  коммуникации в организации происходят  при помощи устной речи, то  есть вербальные.

3. По каналам общения,  наряду с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые  можно определить как «вероятностная цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций.

Кроме того, неформальные коммуникации распространяются на празднованиях  дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях  с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день  создания компании «Евросеть» На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на туристическую базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

4. По пространственному  расположению каналов или организационному  признаку коммуникации в компании  «Евросеть» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные коммуникации.

В конце каждого месяца начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной  работе директору. Также в этом докладе  возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих докладчиков, так и  рядовых работников, которые находятся  у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются  с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады  менеджеров, организовывает с собрание, на котором дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается  и передает информацию, поступившую  к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных  собраниях всего трудового коллектива компании «Евросеть», где обсуждаются  успехи, достижения, неудачи и перспективы, как организации, так и сотрудников.

Горизонтальные  коммуникации в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора, образуя следующую схему:

Таким образом, основными  видами коммуникаций в компании «Евросеть» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также  имеют неформальный характер в связи  с особенностями структуры и  специфики деятельности.

Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования. Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и гарантия обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую  коммуникативную сеть, чтобы в  ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость  и спонтанность, новый и прежний  опыт.

Для того чтобы наладить коммуникации внутри организации компании «Евросеть», необходимо учесть:

1. Профессиональные и  социальные группы работников.

2. Средняя продолжительность  работы сотрудников в организации.

3. Способ, как наладить  организационные коммуникации с  «отдаленными» работниками (рядовыми  работниками, занимающиеся обслуживанием  сторонних лиц).

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять  больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия  – стратегия – цели – тактика  – оценка эффективности».

В таких организациях, как  компании «Евросеть», руководитель в  силу его приближенности к подчиненным  пользуется уважением и в низах. Но все же необходимы личные встречи  с начальниками отделов с глазу  на глаз. Это неизбежно приводит к возрастанию роли менеджеров среднего звена. Их задача – способствовать тому, чтобы рядовые исполнители поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.

Вместе с тем, менеджеру  среднего звена следует себе уяснить, что для руководителя он является в роли и партнера, и исполнителя, и оппонента при решении возникшей  проблемы. Поэтому в коммуникационном процессе ему необходимо проявлять  поведенческую гибкость – уметь  менять стиль поведения в соответствии с ситуацией, на первое место ставить  не собственные амбиции, а интересы дела, уверенно, доказательно отстаивать свою точку зрения. Ведь именно они  являются уникальным и самым «дешевым»  источником информации о положении  в коллективе, на основе которого планируется  вся работа. Менеджеры на местах проводят политику и идеи, которые  разрабатываются руководителем  и правлением.

Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует  несколькими способами, такими как:

1. Личная беседа с сотрудниками,

2. Рассылка циркуляров.

3. Распространение информации, используя электронные каналы  связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и  доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять  следующие формы внутриорганизованных коммуникаций:

1. Листок новостей.

2. Квартальные, годовые  отчеты сотрудников (аналог отчета  всей организации).

3. Доска объявлений.

4. Страница организации  в Интернете.

5. Общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Как было ранее замечено, показателем зрелости, и эффективности  коммуникативных процессов в  коллективе является социально-психологический  климат. Благоприятный социально-психологический  климат в компании «Евросеть», в  основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

1. Ценности и отношения  в коллективе соответствуют ценностям и задачам общества.

2. Существует достаточная  взаимная информированность по  значимым вопросам.

Для развития коммуникаций внутри организации также необходимо поддерживать культуру общения, для  чего следует развивать следующие  социально-психологические умения:

1) поддерживать общение,  стимулировать активность партнера;

2) психологически точно  определять «точку» завершения  общения;

3) максимально использовать  социально-психологические характеристики  коммуникативной ситуации, в рамках  которой разворачивается общение;

4) прогнозировать реакции  партнеров на собственные действия  и психологически настраиваться  на эмоциональный тон собеседника;

5) овладевать и удерживать  инициативу в общении и провоцировать  «желательную реакцию» партнера  по общению;

6) формировать и «управлять»  социально-психологическим настроением  партнера и преодолевать психологические  барьеры в общении;

Для достижения коммуникативной  задачи руководителю необходимо четко  распределить между исполнителями  функции и ответственность, следует  осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения. Организационные  меры призваны, прежде всего:

Во-первых, они должны сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначное понимание  глобальной цели и сопряженных с нею специфических и частных целей, тем самым определить место каждого отдела и служащего в общем процессе. Очень важно, чтобы все исполнители осознали связи, необходимые для хода процесса, и включились в поиск оптимальной структуры этих связей. Во-вторых, организационные меры обеспечивают каждому исполнителю получение информации о тех новых знаниях или навыках, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в реализации решения.