Разработка автоматизированного рабочего места секретаря

Рисунок Б.15 – Реестр документов, переданных на исполнение (отчет)

 

Рисунок Б.16 – Сводка об исполнении документов (отчет) 
Приложение В -  Описание программы

 

Г.1 Введение

Программа имеет условное обозначение «АРМ секретаря» (далее Программа).

Среда программирования: Access;

ОС: Windows XP и выше;

Офисный пакет: Microsoft Office (Word) 2003, 2007.

CASE средства: BPWin 4.0, ERWin 4.0, Microsoft Visio.

В системе используются следующие программные компоненты:

• операционная система: «Windows XP». Используется для обеспечения комфортной работы пользователя с системой. Выполняет прикладные функции системы. Среда разработки приложений – Access.
• база данных: Предназначена для хранения основных информационных массивов системы.
• офисное программное обеспечение: Microsoft Office 2003 (Microsoft Word). Используется для вывода печатных форм и других целей.

 

Г.2 Назначение и область применения

Целью создания Программы является создание автоматизированного рабочего места секретаря. Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту на предприятии. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных секретарь получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

 

Г.3 Технические характеристики

Необходимым условием для начала использования программы является ввод исходных данных. Их ввод может быть осуществлен через соответствующие формы. Введенные данные могут храниться в  течение неограниченного периода времени и могут быть использованы в любой момент. Программой предоставляется возможность корректировки и удаления введенных данных.

Логическая структура фрагмента базы данных представлена на рисунке Г.1.

Рисунок  Г.1 – Логическая схема базы данных

 

 

Внутримашинная информационная база состоит из таблиц. Каждая таблица состоит из полей и индексов.

 

Таблица Г.1 – Описание таблицы «Справочник подразделений» (Spr_podrazd)

Полное наименование реквизита	Идентификтор	Тип	Длина
Код подразделения	ID_podrazd	Числовой	Длинное целое
Наименование подразделения	Name_podrazd	Текстовый	50

 

Таблица Г.2 – Описание таблицы «Справочник должностей» (Spr_Dolzn)

Полное наименование реквизита	Идентификтор	Тип	Длина
Код должности	ID_dolzn	Числовой	Длинное целое
Наименование должности	Name_dolzn	Текстовый	50

 

Таблица Г.3 – Описание таблицы «Справочник Вид документов» (Spr_vid_doc)

Полное наименование реквизита	Идентификтор	Тип	Длина
Код вида документов	ID_  vid_doc	Числовой	Длинное целое
Вид документа	Vid_doc	Текстовый	10

 

Таблица Г.4 – Описание таблицы «Справочник Вид доставки» (Spr_vid_dost)

Полное наименование реквизита	Идентификтор	Тип	Длина
Код вида доставки	ID_  vid_dost	Числовой	Длинное целое
Вид доставки	Vid_dost	Текстовый	10

 

Таблица Г.5 – Описание таблицы «Сотрудники» (Sotrudniki)

Полное наименование реквизита	Идентификатор	Тип	Длинна
Таб номер	Tab_namber	Числовой	Длинное целое
ФИО	FIO	Текстовый	100
Код должности	ID_dolzn	Числовой	Длинное целое
Код подразделения	ID_podrazd	Числовой	Длинное целое

 

Таблица Г.6 – Описание таблицы «Справочник корреспондентов» (Spr_Korres)

Полное наименование реквизита	Идентификатор	Тип	Длинна
Код корреспондента	ID_korres	Числовой	Длинное целое
Наименование организации	Name_organiz	Текстовый	50
Адрес	Adres	Текстовый	50
Телефон	Telefone	Текстовый	20

 

Таблица Г.7 – Описание таблицы «Исходящие документы» (Isxod_doc)

Полное наименование реквизита	Идентификатор	Тип	Длинна
Регистр номер	Reg_namber	Числовой	Длинное целое
Регистр дата	Reg_date	Дата	Краткий формат даты
Содержание	Soderzanie	Текстовый	200
Файл	Fail	Текстовый	100
Таб номер	Tab_namber	Числовой	Длинное целое
Код вида документов	ID_  vid_doc	Числовой	Длинное целое
Код вида доставки	ID_  vid_dost	Числовой	Длинное целое
Код корреспондента	ID_korres	Числовой	Длинное целое

Таблица Г.8 – Описание таблицы «Входящие документы» (Vchod_doc)

Полное наименование реквизита	Идентификатор	Тип	Длинна
Регистр номер	Reg_namber	Числовой	Длинное целое
Регистр дата	Reg_date	Дата	Краткий формат даты
Содержание	Soderzanie	Текстовый	200
Файл	Fail	Текстовый	100
Таб номер	Tab_namber	Числовой	Длинное целое
Исходящ номер	Isxod_namber	Числовой	Длинное целое
Исходящ дата	Isxod_date	Дата	Краткий формат даты
Резолюция	Rezoluc	Текстовый	200
Срок исполнения	Srok_ispolnen	Дата	Краткий формат даты
Дата исполнения	Date_ispolnen	Дата	Краткий формат даты
Исполнитель	Ispolnit	Текстовый	100
Контроль	Kontrol	Логический
Код вида документов	ID_  vid_doc	Числовой	Длинное целое
Код вида доставки	ID_  vid_dost	Числовой	Длинное целое
Код корреспондента	ID_korres	Числовой	Длинное целое

 

Для построения системы классификации и кодирования разрабатываются многочисленные справочники. Каждой записи присваивается идентификатор – код, по которому можно быстро и с полной уверенностью обратиться к нужной строчке в справочнике.

В базе данных используется несколько справочников для быстрого и удобного заполнения форм:

Справочник подразделений

Справочник должностей

Справочник Вид документов

Справочник Вид доставки

Справочник корреспондентов

 

Для лучшего понимания и наглядности изобразим структуру программного обеспечения с помощью диаграммы компонентов (рисунок Г.2).

Диаграммы компонентов показывают, как выглядит модель системы на физическом уровне. Система «АРМ секретаря» будет использоваться на одном компьютере.

Рисунок Г.2 – Диаграмма компонент

 

 

Диаграмма компонент состоит из исполняющей программы и ее компонентов:

- компонент АРМ секретаря.exe (является исполняемой программой);

- компонент базы данных  документов и ввод информации в систему;

- компонент базы отчетов  и вывода информации.