Разработка автоматизированного рабочего места секретаря

Коллективная работа с документом в программе "1С Документооборот" включает в себя следующие бизнес-процессы:

• Рассмотрение. В ходе этого бизнес-процесса документ направляется руководителю организации на рассмотрение, после которого возвращается автору с резолюцией.
• Исполнение документа. На этом этапе производится оповещение всех исполнителей документа и контролера за его исполнением, а также непосредственное исполнение. Может быть назначен один ответственный исполнитель. 
• Согласование. Бизнес-процесс предполагает, что документ отправляется на согласование всем указанным пользователям, а потом возвращается его автору для ознакомления с результатом или повторной отправки на согласование. 
• Утверждение. Документ передается на утверждение конкретному пользователю и возвращается автору с результатом. 
• Регистрация. Документ направляется секретарю, который присваивает номер, проставляет печать и отправляет адресату. 
• Ознакомление. В ходе этого бизнес-процесса документ отправляется всем пользователям для ознакомления. 
• Поручение. Этот бизнес-процесс подразумевает, что с помощью документа осуществляется выдача пользователям поручений и контроль их выполнения.

Однако выполнение задачи может осуществляться не только исполнителем, но и пользователем, находящимся в роли исполнителя. Например, документ, отправленный на утверждение роли "Директор" будет доставлен тому, кто в данный момент исполняет обязанности директора – ему самому или его заместителю.

В программе можно четко прописать маршруты движения документа в зависимости от его вида и типа бизнес-процесса.

Электронный документ является набором информации с определенной структурой, и состоит из двух частей: реквизитной и содержательной. Обе эти части могут быть задействованы в процессе поиска какой-либо информации.

В программе "1С:Документооборот" есть возможность осуществлять поиск документов и файлов как по информации, содержащейся в карточке, так и по содержимому версий документации наиболее используемых форматов с поддержкой русского и украинского языков.

В программе имеется возможность учета рабочего времени, что позволяет руководителю организации оптимизировать работу сотрудников и принимать верные управленческие решения.

Кроме того, есть возможность составления пользователями программы отчетов о количестве времени, потраченном на тот или иной проект с указанием его содержания. Данные этого отчета позволяют сделать выводы о временных затратах сотрудников на тот или иной вид работы.

В система документооборота на базе 1С версии 8.2 можно сохранять информацию как в информационной базе, так и на диске в компьютере - в режиме распределенной базы данных.

 

2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ  АИС

 

2.1 Моделирование  системы

 

2.1.1 Формирование  требований

 

Документы, поступающие на предприятие, проходят несколько этапов: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством,  передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение директору и на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения директора передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить директора от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение директора передаются документы, адресованные генеральному директору предприятия, и документы по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо директору, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные директором документы возвращаются секретарю, где в регистрационную форму переносится резолюция директора, выражающая принятое управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается директором, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Секретарь должен систематически вести учет количества обрабатываемых документов, то есть учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самим предприятием и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих и исходящих документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, поэтому необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на регистрационно-контрольных карточках.

Целью ИС является создание автоматизированного рабочего места секретаря. Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных секретарь получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

В модели требований описываются установленные пользователем задачи, функциональные и нефункциональные требования к системе. Так  рассматриваемая нами система описывается при помощи UML-диаграмм.

Диаграммой прецедентов, или использования (Use case diagram), называется диаграмма, на которой показана совокупность прецедентов и актеров, а также отношения между ними. Диаграммы прецедентов представляют собой один из пяти типов диаграмм, применяемых в UML для моделирования динамических аспектов системы. Они применяются для моделирования вида системы с точки зрения прецедентов (или вариантов использования). Чаще всего это предполагает моделирование контекста системы, подсистемы или класса либо моделирование требований, предъявляемых к поведению указанных элементов.

Диаграмма вариантов использования изображена на рисунке 2.1.

 

 

Рисунок 2.1 -  Диаграмма вариантов использования

2.1.2 Описание процесса  деятельности секретаря-референта ОЦ (как должно быть)

 

После внедрения проектируемой информационной системы, организация документооборота будет представлена в виде модели TO-BE.

ПРОЦЕСС: Автоматизированное рабочее место секретаря ООО «Алтаймонтажавтоматика».

ВХОД: Входящие документы.

ВЫХОД: Автоматизированные отчеты.

ПОДПРОЦЕССЫ:

АРМ «Делопроизводство: работа с документами».

АРМ «Делопроизводство: отчетность».

Рисунок 2.2. IDEF0- Диаграмма декомпозиции

 

 

 

 

ПРОЦЕСС: Работа с документами.

ВХОД: Входящие документы.

ВЫХОД: Исполненные документы, исходящие ответные документы.

АЛГОРИТМ: Автоматизированный учет документов и контроль за их исполнением.

ПОДПРОЦЕССЫ:

Регистрация в АРМ «Делопроизводство».

Рассмотрение документа.

Исполнение документа.

Рисунок 2.3. IDEF0- Диаграмма декомпозиции процесса

 «Работа  с документами»

 

ПРОЦЕСС: Формирование отчетности.

ВХОД: Исполненные документы, исходящие ответные документы.

ВЫХОД: Автоматизированные отчеты.

АЛГОРИТМ: Автоматизирование формирование отчетов и вывод их на бумажные носители.

ПОДПРОЦЕССЫ:

Автоматическая загрузка данных в шаблоны отчетов.

Вывод отчетов.

Рисунок 2.4. IDEF0- Диаграмма декомпозиции процесса

 «Формирование  отчетности»

 

 

 

2.2 Функциональные  подсистемы 

 

Ранее было отмечено, что в рамках данной курсовой работы будет произведена разработка и реализация автоматизированной информационной системы «АРМ секретаря».

Целью ИС является создание автоматизированного рабочего места секретаря. Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных секретарь получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

АИС «АРМ секретаря» должна быть создана как интегрированная информационная система, состоящая из следующих подсистем:

• Подсистема работы с документами;
• Подсистема формирования отчетности.

 

2.2.1 Подсистема администрирования, обеспечения целостности и безопасности данных

 

Можно выделить 2 категории пользователей. Первая категория – специалисты предметной области - секретарь предприятия, вторая категория – программисты и администраторы, которые должны будут сопровождать программное обеспечение.

Организационная структура должна соответствовать основным подсистемам АИС: работа с документами, формирование отчетности.

К структуре и функциям подразделений, участвующих в функционировании системы или обеспечивающих эксплуатацию предъявляются требования компетентности в предметной области.

Под информационной безопасностью понимается защищенность информации и поддерживающей ее инфраструктуры от любых случайных или злоумышленных воздействий, результатом которых может явиться нанесение ущерба самой информации, ее владельцам или поддерживающей инфраструктуре. Задачи информационной безопасности сводятся к минимизации ущерба, а также к прогнозированию и предотвращению таких воздействий.

Составим небольшой список наиболее вероятных угроз:

1) Потеря данных вследствие случайных или преднамеренных действий пользователя.

Решение проблемы – периодически делать резервные копии базы данных, чтобы затраты на восстановление информации были минимальны.

2) Потеря данных вследствие  аппаратных или программных сбоев.

Решение проблемы – хранить резервные копии базы данных необходимо на нескольких носителях, причем разных поколений.

3) Фальсификация данных.

Решение проблемы – периодически осуществлять выборочные проверки, контролировать ввод информации.

4) Искажение и модификация данных вследствие НСД.

Решение проблемы – своевременно обнаружить факт несанкционированного доступа к базе данных (с использованием журнала) и предпринять необходимые меры к ликвидации последствий, выявить виновных лиц.

5) Нарушение работоспособности  системы вследствие наличия ошибок, допущенных программистом при  написании кода.

Решение проблемы – сообщить об ошибке программисту, ответственному за сопровождение и, при необходимости, провести модификацию.

6) Получение доступа к системе путем перехвата пароля с помощью сетевого анализатора.

Решение проблемы – пароль для входа в систему при передаче шифруется.

Разрабатываемая система защиты использует следующие средства:

- Правовые. Информацию о входящей и исходящей документации, обрабатываемую секретарем предприятия можно отнести к конфиденциальной информации. Конфиденциальная информация, как правило, содержится в документах — бумажных либо электронных. Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние.

Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из обшей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется секретарем. Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем.

В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности, должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами.