Разработка автоматизированного рабочего места секретаря

 

Таким образом, разница (экономия) во времени составляет

Te =835-140=695 час (за год).

Суммарная экономия в рублях за год будет равна

E = 695*100=69500 (руб.)

В результате деления суммы расходов на разработку и внедрение системы на сумму экономии за год получим 40150 / 69500 = 0,6 (года) - срок окупаемости.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В результате работы были реализованы все этапы предпроектной стадии, стадии проектирования, а также был разработан интерфейс пользователя.

Цель курсового проекта заключалась в проектировании автоматизированной информационной системы АРМ секретаря.

В ходе реализации курсового проекта  были решены следующие задачи:

- обследована деятельность объекта (собраны общие сведения об объекте, изучена организационная структура предприятия, определена схема документооборота, выявлен состав технических средств);

- определены «узкие места» в деятельности объекта;

- осуществлён и обоснован выбор инструментального средства для решения проблемы «узкого места»;

- сформулирована постановка задачи на разработку АРМ секретаря;

- разработана система автоматизации рабочего места секретаря;

- составлена вся необходимая техническая документация к автоматизированной системе;

- разработана методика и проведён расчёт экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы.

 

 

Список использованных источников

 

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф . Г.А. Титоренко.- М.: Компьютер,ЮНИТИ, 2008. -400 с.
2. Вендров А.М. Современные методы и средства проектирования информационных систем. М.: Финансы и статистика, 2006.-176с.
3. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: учебник.- М.: Финансы и статистика, 2006.-353с.
4. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2006.-192с.
5. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных: Вводный курс. – М.:Гелиос АРВ, 2012. – 368с.
6. Документирование управленческой деятельности. – СПб.: Изд-во Сев.-зав.гос. тех.ун-та, 2008. –С.3.
7. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на "Автоматизированные системы".-М: Комитет стандартизации и метрологии,2005.
8. Калянов Г.Н. CASE структурный анализ (автоматизация и применение). М.: Лори, 2009.-242c.
9. Клещев Н.Т.  Практическое руководство по организации и проектированию информационных систем. М.: Научтехлитиздат, 2011. -389с.
10. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. Case – средства разработки информационных систем -М.: Диалог-Мифи, 2000. –256c.
11. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. Учебник:/ Под ред. Ю.Ф. Тельнова. М.: Финансы и статистика, 2001. -512с.
12. Терехова В. А. Международные и национальные стандарты учета и финансовой отчетности: Учеб. Пособие для студентов вузов/ В. А. Терехова. – 2-е изд., перераб. И доп. – СПб.: Питер, 2003. – 267 с. – ( Учеб пособие ).
13. Фуфаев Э.В. Базы данных: Учеб. пособие для студ.сред.проф. образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. – Издательский центр «Академия», 2005. – 320 с.

 

Приложение А - Техническое задание

 

ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы»

 

А.1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

А.1.1 Настоящее техническое задание (ТЗ) является основным документом, определяющим состав автоматизируемых функций и требования к их реализации, порядок создания, внедрения и приемки автоматизированной системы учета движения товара в магазине.

Полное наименование программной разработки АИС «Автоматизированное рабочее место секретаря ООО «Алтаймонтажавтоматика».

Условное обозначение системы – система или «АРМ секретаря» далее «Система».

А.1.2 Заказчиком АИС «АРМ секретаря» является ООО «Алтаймонтажавтоматика», далее «Заказчик». Юридический адрес предприятия: 659100, Алтайский край, г.Заринск, ул.25 Партсъезда, 11.

Разработчик – студентка АлтГТУ гр.Зр(з)ПИЭ-91 Киреева Н.В., далее "Разработчик".

А.1.3 Разработка Технического задания выполнена в соответствии с требованиями ГОСТ 34.602-89 “Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

 

А.2 НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ

А.2.1 АИС «АРМ секретаря» предназначена для автоматизации управления деятельностью Заказчика.

Программный комплекс должен обеспечивать эффективную реализацию следующих функций: ввод новых данных в базу данных; удаление данных из базы; корректировку данных; поиск данных не менее чем по трем критериям; формирование не менее двух отчетов с выбором входных параметров; контроль информационной технологии; архивацию данных и обеспечение целостности данных.

А.2.2 Основной целью разработки системы является создание автоматизированного рабочего места секретаря. Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных секретарь получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

Критериями достижения цели создания АИС являются:

• создание инструмента для решения поставленных задач;
• повышение эффективности работы секретаря в ведении документооборота предприятия.

 

А.3 ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА  АВТОМАТИЗАЦИИ

Объектом обследования является – ООО «Алтаймонтажавтоматика», предприятие по предоставлению услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию прочего оборудования общего назначения.

ООО «Алтаймонтажавтоматика» находится в г.Заринске, Алтайского края 659100, г. Заринск, ул. 25 Партсъезда, д. 11.

Одно из старейших предприятий  города, организовано в 1971 году.

Основной вид деятельности - монтаж зданий и сооружений из сборных конструкций.

В настоящее время большая часть информационных процессов работы секретаря предприятия, реализуется вручную. Для хранения информации применяется электронная база данных, состоящая из фалов, реализованных в MS Word. Все документы, необходимые отчеты формируются вручную секретарем предприятия.

А.4 ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ

А.4.1 Требования к системе в целом

А.4.1.1 Требования к структуре и функционированию системы

А.4.1.1.1 АИС «АРМ секретаря» должна быть создана как интегрированная информационная система, состоящая из следующих подсистем:

• Подсистема работы с документами;
• Подсистема формирования отчетности.

А.4.1.1.2 Основным режимом функционирования АИС «АРМ секретаря» является нормальный режим функционирования. В случае возникновения аварийных ситуаций (отсутствие связи с БД, разрушение БД) необходимо предусмотреть восстановление нормального режима функционирования в срок, не превышающий 1 суток.

А.4.1.1.3 Для диагностирования системы, контроля правильности функционирования технических и программных средств системы должен проводиться функциональный контроль этих средств по установленному регламенту, который включает проверку:

• готовности технических средств и средств связи;
• функциональной готовности системы.

А.4.1.1.4 Система должна разрабатываться, как система открытого типа, что решает следующие задачи:

• обеспечение расширяемости и масштабируемости системы;
• повышение качества компонентов системы;
• обеспечение переносимости программного обеспечения;
• функциональной интеграции задач, решаемых ранее раздельно.

А.4.1.2 Требования к надежности

А.4.1.2.1 Надежность функционирования АИС «АРМ секретаря» должна обеспечиваться следующими способами:

• надежностью приобретаемых технических средств;
• резервированием оборудования;
• соблюдением условий эксплуатации оборудования в соответствии с техническими условиями и проведением своевременных профилактических работ;
• обеспечением вычислительного комплекса средствами стабилизации напряжения и источниками бесперебойного питания с тем, чтобы при аварийном отключении электроэнергии обеспечить его работоспособность на время, достаточное для корректного завершения работы;
• применением технологии ведения информационной базы, исключающей ее утрату или искажение;
• надежностью разрабатываемого программного обеспечения.

А.4.1.2.2 Безопасность хранения данных АИС «АРМ секретаря»  при аппаратных сбоях должна обеспечиваться соответствующими средствами операционной системы (MS Windows XP) и комплексом программных средств встроенного языка Access.

Сохранность информационных баз данных при отказах технических средств должна быть обеспечена путем создания копий на магнитных носителях (сменных устройствах резервного хранения данных, дисковых накопителях).

А.4.1.2.3 Разрабатываемое программное обеспечение должно позволять:

• запрет ввода некорректной информации;
• запрет выхода из программы без сохранения информации.

А.4.1.2.4 В качестве критерия надежности АИС «АРМ секретаря» и ее компонентов определяется время восстановления работоспособности системы в целом при возникновении любой аварийной ситуации. Указанное время не должно превышать 24 часов.

А.4.1.3 Требования к безопасности

Помещения, в которых устанавливаются комплексы технических средств для эксплуатации АИC, должны соответствовать санитарным правилам и нормам, утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. №14 “Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы” (СанПиН 2.2.2. 542-96).

А.4.1.4 Требования к эргономике и технической эстетике

Создание любой информационной системы требует широкомасштабного учёта человеческих факторов в данной области. Система «человек-машина» - сложная система, в которой человек-оператор (группа операторов) взаимодействует с техническим устройством в процессе управления, обработки информации и т.д. Цель эргономики – добиться максимальной эффективности работы системы путем оптимизации всех компонентов человеко-машинной системы, то есть придать системе максимально высокие потребительские свойства (удобство, комфортность, лёгкость обучения, продуктивность и эффективность).

А.4.1.4.1 Эргономика рабочего места

Рабочее место пользователя должно удовлетворять следующим рекомендациям:

• высота рабочей поверхности рекомендуется в пределах 680-760 мм, высота рабочей поверхности, на которую устанавливается клавиатура, должна быть 650 мм;
• рекомендуемая высота сиденья над уровнем пола должна быть в пределах 420-550 мм. Поверхность сиденья рекомендуется делать мягкой, передний край закругленным, а угол наклона спинки рабочего кресла – регулируемым;
• необходимо предусматривать возможность различного размещения документов: сбоку от видеотерминала, между монитором и клавиатурой и т.п.;
• при высоком качестве изображения  на видеотерминале расстояние от глаз пользователя до экрана, документа и клавиатуры может быть равным.

А.4.1.4.2 Эргономика пользовательского интерфейса

При разработке пользовательского интерфейса необходимо соблюдать следующие правила:

• цветовая гамма пользовательского интерфейса должна быть выдержана в мягких тонах (например, серый), сообщения, требующего особого внимания пользователя, должны быть выделены ярким цветом;
• разрешение экрана должно обеспечивать спокойное восприятие информации с экрана;
• одинаковые элементы управления  для идентичных операций;
• идентичные элементы управления в различных функциях должны иметь одинаковые «иконки» (вставка, удаление и т.п.);
• стандартным операциям должны соответствовать «горячие» клавиши;
• вложенность меню не должна превышать трех уровней;
• при использовании управляющих элементов интерфейса не должны допускаться перекрещивания движения руки и движения глаз;
• в диалоговом режиме должна соблюдаться однозначность восприятия вопроса.

А.4.1.5 Требования к эксплуатации

Условия и режим эксплуатации системы определяется составом технических средств, используемых системой.

Помещения, в которых установлено оборудование, должны соответствовать санитарно-техническим нормам, иметь охранную сигнализацию, в них должны быть обеспечены нормативные температурно-влажностные характеристики. Для стабильной работы системы должно быть организовано регламентное обслуживание технических средств.

А.4.1.6 Требования к защите информации от несанкционированного доступа

А.4.1.6.1 Функциональная область защиты информации должна включать в себя следующие функции защиты, реализуемые разными компонентами системы:

• функции, реализуемые операционной системой и СУБД;
• функции защиты, реализуемые на уровне программного обеспечения;
• функции администрирования средств передачи данных в сети;
• функции администрирования средств безопасности.

А.4.1.6.2 При создании системы ведения базы данных АИС «АРМ секретаря» должны быть применены в полном объеме необходимые средства операционной системы и комплексом программных средств СУБД Access для защиты информации от несанкционированного доступа.

В качестве обязательных средств защиты информации должны использоваться системные средства защиты СУБД Access и система паролей на уровне администрирования операционной системы.

А.4.1.6.3 Защита информации средствами администрирования: