Разработка автоматизированного рабочего места секретаря

• приемка  на контрольном примере;
• ввод  в опытную эксплуатацию (ОЭ).

А.6.3.1 Приемка системы на контрольном примере заключается в проверке правильности реализации функций, определенных техническим заданием, на контрольных (тестовых) данных или на минимально необходимом для проверки всех функций  объеме  реальных данных.

А.6.3.2 Ввод системы в ОЭ заключается в разработке программы ОЭ, утверждаемой Заказчиком, определяющей порядок и сроки проведения работ ОЭ.  В программу ОЭ должны быть  включены  следующие виды работ:

• обучение пользователей правилам эксплуатации  системы;
• проверка реализации функций системы на реальных данных;
• проверка информационных связей системы с другими системами;
• доработка системы и корректировка документа «Руководство  пользователя» по замечаниям Заказчика.

В ходе опытной эксплуатации должен вестись рабочий журнал регистрации сведений о качестве функционирования системы. По результатам опытной эксплуатации составляется соответствующий акт завершения работ.

А.6.3.3 По завершении комплексной отладки и опытной эксплуатации системы в целом АИС «АРМ секретаря» должна быть сдана в промышленную эксплуатацию.

Приемка АИС «АРМ секретаря» в промышленную эксплуатацию заключается в выполнении следующих работ:

• проверки соответствия выполненных работ требованиям технического задания;
• проверки работоспособности системы  на реальных данных;
• проверки подготовленности пользователей к работе с системой;
• выработки рекомендаций по дальнейшему развитию системы.

А.6.3.4. Для приемки АИС «АРМ секретаря» в промышленную  эксплуатацию должна быть создана приемочная комиссия, в которую входят представители Заказчика и Разработчика.

Работа комиссии завершается подписанием актом приемки-передачи программного продукта.

 

А.7 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ И СОДЕРЖАНИЮ РАБОТ ПО  ПОДГОТОВКЕ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ К ВВОДУ В ДЕЙСТВИЕ

А.7.1 Для подготовки к вводу в действие АИС «АРМ секретаря»  необходимо выполнить следующие основные мероприятия:

А.7.1.1 Организационные мероприятия:

• провести обучение персонала;
• назначить системного администратора;
• ввести изменения в должностные инструкции.

 

 

 

А.7.1.2 Технические мероприятия:

• оборудовать помещения, в которых будут размещены ПЭВМ,  соответствующим количеством двухполюсных розеток 220В (с заземлением), из расчета – 2 розетки на одну ПЭВМ;
• оборудовать помещения, в которых размещаются ПЭВМ, средствами охранной и пожарной сигнализации;
• осуществить монтаж и наладку комплекса технических средств.

А.7.1.3 Организация базы нормативно-справочной информации:

• провести анализ используемой нормативно-справочной информации (НСИ);
• выбрать классификаторы информации;
• завести НСИ на машинные носители информации.

А.7.2 Работы по п.п. В 7.1.1 – В 7.1.3 выполняет Заказчик АИС.

 

А.8 ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ

А.8.1 При создании системы должна быть разработана следующая технорабочая документация:

• Перечень входных данных и выходных документов;
• Описание массива информации (структура таблиц информационной базы);
• Руководство пользователя (для соответствующих рабочих мест).

Технорабочая документация АИС «АРМ секретаря» должна разрабатываться в соответствии с государственными стандартами:

• ГОСТ 34.2О1-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем»;
• РД 50-34.698-90 «Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».

А.8.2 Документация на систему должна передаваться Заказчику на бумажных носителях и в электронном виде в двух экземплярах.

А.8.3 Функциональное программное обеспечение должно устанавливаться на жестких магнитных дисках ПЭВМ Заказчика.

 

Приложение Б – Руководство пользователя

 

Б.1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

 

Данный документ содержит описание основных возможностей и порядка работы с программой «АРМ секретаря».

Руководство пользователя предназначено для секретаря ООО «Алтаймонтажавтоматика», ответственному за документооборот на предприятии. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных секретарь получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

Для выбора пункта меню приводится путь к данному пункту. Например: «Работа с документами» / «Входящие документы». Это означает, что в главном меню следует выбрать пункт «Работа с документами», а в нем – подпункт меню «Входящие документы».

Для указания функциональных кнопок диалоговых окон используются угловые скобки, например, <ОК>.

 

Б.2 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ

 

Б.2.1 Назначение

Программа «АРМ секретаря» предназначена для автоматизации ведения документооборота секретаря предприятия.

Объект автоматизации – ООО «Алтаймонтажавтоматика».

В программе «АРМ секретаря»  реализованы следующие задачи:

-  работа с документами;

- формирования отчетности.

Документы, поступающие на предприятие, проходят несколько этапов: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством,  передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение директору и на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения директора передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить директора от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение директора передаются документы, адресованные генеральному директору предприятия, и документы по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо директору, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные директором документы возвращаются секретарю, где в регистрационную форму переносится резолюция директора, выражающая принятое управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается директором, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Секретарь должен систематически вести учет количества обрабатываемых документов, то есть учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самим предприятием и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих и исходящих документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, поэтому необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на регистрационно-контрольных карточках.

 

Б.2.2 Ресурсы, требуемые для работы программы

Требования к комплектации  рабочей станции:

- не ниже Celeron 1ГГц;

- оперативная память не  менее 256 Mбайт;

- монитор 21’’;

- HDD не менее 2 Гбайт;

- клавиатура;

- мышь;

- принтер.

Требования к программным средствам: Windows XP, MS Word, MS Access 2003/2007.

 

 

Б.3  ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ

 

Б.3.1 Запуск программы

Необходимо запустить программу «АРМ секретаря».

Запуск программы предполагает выполнение следующей последовательности действий.

1. Двойным щелчком мышью осуществляется нажатие ярлыка «АРМ секретаря»  на Рабочем столе.

Программа запущена. Вид программы представлен на рисунке Б.1.

Рисунок Б.1 – Вид программы

 

 

Б.4 ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ

 

До начала работы в программе «АРМ секретаря», необходимо выполнить последовательность операций. С помощью пункта меню «Справочники» добавить в справочники хотя бы по одной соответствующей записи.

 

 

Б.4.1 Основные элементы интерфейса

Основными элементами интерфейса программы «АРМ секретаря»  являются:

- основное меню программы (рис.Б.2);

- панель инструментов (рис.Б.3) – это набор кнопок, предназначенных для выполнения различных действий: просмотр отчетов всех видов, редактирование и удаление записей, печать формы, открытие дополнительной формы.

Рисунок Б.2 – Основное меню программы

 

Рисунок Б.3 – Панели инструментов

 

 

В таблице Б.1 рассмотрены чаще всего используемые в работе кнопки.

Таблица Б.1 – Кнопки панели инструментов

Элемент управления	Назначение
	Закрыть форму
	Растянуть форму во весь экран
	Свернуть форму
	Добавить запись
	Сохранить запись
	Удалить запись
	Выбор данных из справочника
	Открытие документа в текстовой программе Word
	Переход по записям (первая, предыдущая, следующая, последняя запись)
	Название формы
	Возврат в основное меню программы

 

 

Б.4.2 Справочники

 

В разделе «Справочники» хранится справочная информация о корреспондентах, структурных подразделениях и сотрудниках организации. Каждый справочник может быть отредактирован с помощью соответствующих кнопок.

Рисунок Б.4 – Форма для работы со справочниками

 

Формы справочников «Корреспонденты», «Подразделения» и «Сотрудники» представлены на рисунках Б.5, Б.6 и Б.7 соответственно.

 

Рисунок Б.5 – Справочник «Корреспонденты»

 

Рисунок Б.6 – Справочник «Подразделения»

 

Рисунок Б.7 – Справочник «Сотрудники»

 

 

 

Б.5 Ввод и обработка документов

 

После запуска «АРМ секретаря» откроется главная кнопочная форма приложения (Рисунок Б.8)

Рисунок Б.8 – Главная кнопочная форма

 

Раздел «Работа с документами» позволяет выполнять операции с документами, хранящимися в системе, а также регистрировать вновь поступившую корреспонденцию или ответные исходящие документы.

Рисунок Б.9 – Главная кнопочная форма

 

Для регистрации поступившего документа необходимо выбрать соответствующий раздел. Форма «Регистрационная карточка документа» разделена на три вкладки. Вкладка Реквизиты документа предназначена для внесения первичных сведений о документе. Вкладка Резолюция – для внесения текста поручения по документу, сведений об авторе резолюции, исполнителе и сроке исполнения. Во вкладке отметка об исполнении вносится информация об исполнении поручения по документу, когда работа с документом уже закончена. Для регистрации вновь поступившего документа необходимо выбрать кнопку «Добавить запись» во вкладке Реквизиты документа, заполнить необходимые поля, по завершению работы нажать кнопку «Сохранить» и «ОК» для выхода из регистрационной карточки.

Рисунок Б.10 – Форма для работы с входящими документами

 

 

По аналогии в системе регистрируются исходящие документы. Форма регистрационной карточки здесь содержит только реквизиты документа.

Рисунок Б.11 – Форма для работы с исходящими документами

 

Для возврата из формы работы с документами на главную форму необходимо нажать кнопку перехода в главное меню.

 

 

Б.6 ОТЧЕТЫ

 

Раздел «Отчетность» предназначен для печати различных отчетов на основе данных, хранящихся в базе. Отчеты, формируемые в системе, приведены в приложении.

Рисунок Б.12 – Форма для работы с отчетностью

Б.6.1 Примеры сформированных отчетов

Рисунок Б.13 – Журнал зарегистрированной входящей корреспонденции (отчет)

 

 

Рисунок Б.14 – Журнал зарегистрированной исходящей корреспонденции (отчет)