Разработка автоматизированного рабочего места секретаря

- характеристика статуса создаваемой системы;

- правовые полномочия подразделений ЭИС;

- правовые полномочия отдельных видов процессов обработки информации;

- правовые отношения пользователей в применении технических средств.

 

2.4.2 Техническое  обеспечение

 

Программное обеспечение разрабатываемой ИС состоит из базы данных, хранящейся на рабочей станции пользователя -  секретаря предприятия.

Система должна позволять выполнять такие операции, как регистрация и хранение поступающей корреспонденции и ответных исходящих документов, контроль исполнения поручений по входящим документам и формирование определенных отчетов.

На рабочей станции аппарата управления помимо работы с базой данных происходит формирование отчетов.

Информация в системе будет храниться в виде реляционной базы данных.

Для работы системы используется широко распространенный набор технических средств.

Персональные компьютеры пользователей представляют собой «IBM» – совместимые электронно-вычислительные машины, с «Intel» - совместимыми процессорами.

Принтер – лазерный, позволяющий выводить на печать монохромные документы на бумажные носители формата «А4».

 

2.4.3 Программное обеспечение

 

Среда программирования: Access;

ОС: Windows XP и выше;

Офисный пакет: Microsoft Office (Word) 2003, 2007.

CASE средства: BPWin 4.0, ERWin 4.0, Microsoft Visio.

В системе используются следующие программные компоненты:

• операционная система: «Windows XP». Используется для обеспечения комфортной работы пользователя с системой. Выполняет прикладные функции системы. Среда разработки приложений – Access.
• база данных: Предназначена для хранения основных информационных массивов системы.
• офисное программное обеспечение: Microsoft Office 2003 (Microsoft Word). Используется для вывода печатных форм и других целей.

 

2.4.4 Лингвистическое обеспечение

 

Подсистема «Лингвистическое обеспечения» включает совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в информационных системах, а также правил формализации естественного языка, включающих методы сжатия и раскрытия текстовой информации с целью повышения эффективности автоматизированной обработки информации и облегчающих общение человека с ЭИС.

Языковые средства, включенные в данную подсистему, делятся на две группы: традиционные языки (естественные, математические, алгоритмические языки, языки моделирования) и языки, предназначенные для диалога с ЭВМ (информационно-поисковые языки, языки СУБД, языки операционных сред, входные языки пакетов прикладных программ).

 

2.4.5 Информационное обеспечение

 

Информационное обеспечение представляет собой совокупность необходимых для функционирования АИС «АРМ секретаря» данных и документов. Данные должны быть организованы в соответствующие таблицы базы данных, обеспечивающие оптимальный доступ к требуемой информации при реализации алгоритмов (поиска, фильтрации, сортировки).

В состав информационного обеспечения входят: нормативно-справочная информация, входные данные, выходные данные, система управления базами данных (СУБД), интерфейсы межсистемных обменов.

Состав данных должен быть достаточным для выполнения всех функций АИС «АРМ секретаря» и отвечать требованиям: полноты, достоверности, однозначной идентификации, непротиворечивости, необходимой точности представления.

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база АИС «АРМ секретаря». Информационная база - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Организация хранения файлов в информационной базе отвечает следующим требованиям:

- полнота хранимой информации  для выполнения всех функции  управления и решения соответствующих  задач;

- целостность хранимой  информации, т.е. обеспечение непротиворечивости  данных при вводе информации  в ИБ;

- своевременность и одновременность  обновления данных во всех копиях данных;

- гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся  информационным потребностям;

- реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень  сложности структуры ИБ, способность  системы осуществлять поиск и  выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

- релевантность ИБ, под  которой подразумевается 

- удобство языкового  интерфейса, позволяющее быстро  формулировать запрос к ИБ.

На рис. 2.13 приведена логическая модель базы данных АИС «АРМ секретаря», разработанная с помощью case-системы ERwin.

Рисунок 2.13 – «Логическая модель»

 

 

Физическая модель базы данных АИС «АРМ секретаря», разработанная с помощью case-системы Erwin представлена на рис. 2.14.

Рисунок 2.14 – «Физическая модель»

 

 

2.4.6 Технологическое обеспечение

 

Подсистема «Технологическое обеспечение» ЭИС соответствует разделению ЭИС на подсистемы по технологическим этапам обработки различных видов информации:

- первичной и результатной  информации (этапы технологического  процесса сбора, передачи, накопления, хранения, обработки первичной информации,  получения и выдачи результатной информации);

- организационно-распорядительной  документации (этапы получения входящей  документации, передачи на исполнение, этапы формирования и хранения  дел, составления и размножения внутренних документов и отчетов);

- технологической документации  и чертежей (этапы ввода в систему  и актуализации шаблонов изделий, ввода исходных данных и формирования  проектной документации для новых  видов изделий, выдачи на плоттер чертежей, актуализации банка ГОСТов, ОСТов, технических условий, нормативных данных, подготовки и выдачи технологической документации по новым видам изделий);

- баз данных и знаний (этапы формирования баз данных  и знаний, ввода и обработки  запросов на поиск решения, выдачи варианта решения и объяснения к нему);

- научно-технической информации, ГОСТов и технических условий, правовых документов и дел (этапы  формирования поисковых образов  документов, формирования информационного  фонда, ведения тезауруса справочника ключевых слов и их кодов, кодирования запроса на поиск, выполнения поиска и выдачи документа или адреса хранения документа).

 

 

3 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ  ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТА

 

Эффективность – это одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока единого общепризнанного определения. Можно рассматривать эффективность, как одну из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристику с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы. К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений. Экономический эффект – это результат внедрения какого-либо мероприятия, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления.

Постоянное повышение эффективности производственно-хозяйственной деятельности возможно лишь при условии развития научно-технического прогресса и совершенствования менеджмента предприятия. Непременное условие успешной реализации этих задач – глубокие экономические знания молодых специалистов, их инициативность и умение принимать грамотные, экономически обоснованные решения: понимание специалистами того, что экономическая безграмотность – это один шаг до просчёта и сбоя в работе всего предприятия. В связи с этим каждый экономист-информатик наряду со специальными знаниями должен хорошо владеть вопросами экономики организации производственно-хозяйственной деятельности, менеджмента, рыночными основаниями бизнеса, маркетинга и правового обеспечения рынка программных продуктов.

Экономический эффект, получаемый в результате реализации проектных решений на предприятии, состоит из двух слагаемых:

                                              ,  

где – экономический эффект, получаемый за счёт снижения затрат на   

               подготовку и обработку информации, руб.;

      – производственный экономический эффект, получаемый за счёт 

                снижения себестоимости выпускаемого продукта по прямым  

                 затратам за счёт увеличения  прибыли, улучшения других 

                 социально-экономических показателей  деятельности  

                 предприятия.

Величина слагаемого определяется исходя из следующих выражений:

                                              ,                  

где – годовая суммарная стоимость выполнения работ в базовой 

                   системе, руб.;

      – то же в проектируемой системе, руб.

Источниками производственного экономического эффекта могут быть:

- увеличение выпуска  продукции за счёт оптимизации  производственной программы, а вследствие этого улучшение использования сырья и материалов, производственных мощностей, топлива и трудовых ресурсов;

- повышение производительности  труда за счёт сокращения непроизводительных потерь рабочего времени и простоев оборудования;

- оптимизация уровней  запасов материальных ресурсов;

- оптимизация объемов  незавершенного производства;

- сокращение сроков технической  подготовки производства;

- повышение качества  выпускаемой продукции (повышение  сортности, надёжности, долговечности);

- сокращение потерь от  брака;

- снижение остатков нереализованной продукции;

- прочие источники.

 

3.1 Проектно-сметная  документация

В стоимость программного изделия включаются следующие затраты:

1) Заработная плата (по  видам работ)

Вид работы	Ставка, руб.	Кол-во часов	Сумма, руб.
- предпроектное обследование	200	4	800
- техническое проектирование	400	3	1200
- рабочее проектирование	400	3	1200
- внедрение	300	3	900
- сопровождение	300	3	900
Итого		16	5000

 

2) Стоимость расходных материалов

Наименование статьи расходов	Стои- мость ед-цы, руб.	Кол-во	Сумма, руб.
Бумага формата A4 пачка 500л	150	1	150
Итого	150	1	150

 

3) Амортизационные отчисления  и т.д.

Наименование статьи расходов	Стои- мость ед-цы, руб.	Кол-во (на ед.)	Кол-во (на разраб. ПИ)	Сумма, руб.
Персональный компьютер	20000	1	1	10000
Итого		1	1	10000

 

4) Стоимость лицензионного  программного обеспечения, используемого  при разработке 

Наименование статьи расходов	Стои- мость ед-цы, руб.	Кол-во (на ед.)	Кол-во (на разраб. ПИ)	Сумма, руб.
Среда разработки Access	3500	1	1	3500
Итого	3500	1	1	3500

 

5) Стоимость одного рабочего места

Наименование статьи расходов	Стои- мость ед-цы, руб.	Кол-во	Сумма, руб.
Персональный компьютер	20000	1	20000
Операционная система	1500	1	1500
Итого	21500	2	21500

 

Рассчитаем общую сумму денежных средств, которую нам необходимо вложить в проект.

R = 5000+150+10000+3500+21500=40150

 

3.2 Расчет экономической  эффективности от внедрения системы  «АРМ секретаря»

 

Основным источником экономической эффективности создания ИС является улучшение экономических показателей предприятия, достигаемое за счет повышения качества управления. При этом выделить в чистом виде зависимость экономических показателей предприятия от ввода в эксплуатацию ИС практически невозможно. Экономический эффект подразделяется на прямой и косвенный.

Внедрение разрабатываемой системы не окажет прямого влияния на годовой прирост прибыли и экономический эффект, так как данная система не может оказать непосредственного влияния на рост или снижение количества заказов.

Рассчитаем потенциальную экономию от внедрения системы.

Разрабатываемая информационная система должна автоматизировать некоторые функции:

- регистрация документов;

- обработка документов;

- формирование отчетов;

Час работы  стоит 100 рублей.

№	Наименование операции	Кол-во операций за год	Время до, часов	Время после,  часов
1	Ввод данных систему	200	300	50
2	Получение ежедневных отчетов	265	500	80
3	Получение ежемесячных отчетов	12	35	10
	ИТОГО	477	835	140