Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Октября 2014 в 03:31, курсовая работа
Целью данной работы является создание автоматизированного рабочего места секретаря (специалиста службы ДОУ). Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных делопроизводитель получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.
Исполнение документа.
Снятие с контроля.
Рисунок 1.4. IDEF0 - Диаграмма декомпозиции процесса
«Обработка документа»
ПРОЦЕСС: Формирование отчетов.
ВХОД: Списанный документ, исходящий ответный документ.
ВЫХОД: Реестр зарегистрированных входящих/ исходящих документов, Реестр документов, переданных на исполнение, Сводка об исполнении документов.
АЛГОРИТМ: Ручное формирование необходимых отчетов.
ПОДПРОЦЕССЫ:
Поиск форм отчетов.
Ручное заполнение форм отчетов.
Печать отчетов.
Эта модель показывает, как функционирует документооборот в организации, когда процессы не автоматизированы.
Рисунок 1.5. IDEF0- Диаграмма декомпозиции процесса
«Формирование отчетов»
1.3 Анализ аналогов информационных систем
Электронный документооборот или СЭД, автоматизация делопроизводства, эти словосочетания все чаще звучат вокруг нас. Каждой организации необходимо качественное средство обработки и передачи управляющих документов.
Автоматизация делопроизводства обеспечит эффективное управление электронными документами и станет не просто органайзером, а ежедневным рабочим инструментом, повышающим эффективность и скорость принятия решения.
Под электронным документооборотом или автоматизацией делопроизводства, понимается движение различного рода документов от составителей до исполнителей, которое позволяет своевременно довести всю необходимую информацию до заинтересованных лиц. Зачастую, чем больше организация, тем больше документов и договоров отправляется на рассмотрение, и тем труднее это организовать в рамках рабочих групп даже в одном и том же проекте.
Docsvision. Управление делопроизводством: легко и просто!
Если Вы хотите сделать процесс управления предприятием удобным, то Вам в первую очередь потребуется программа, которая позволяет упорядочить делопроизводство, и программа документооборота, которая создаст идеальный порядок в документации. Используя программы автоматизации делопроизводства Docsvision, Вы сможете повысить результативность и прибыльность своего предприятия за счет экономии времени на бумажной документации и контроля качества исполнения работ. Все бизнес-процессы будут происходить под постоянным контролем, а также будет сокращено время на обработку документов и ведение делопроизводства. Вы сможете создать несколько уровней допуска к программам делопроизводства и документооборота, а значит, каждый на предприятии будет заниматься решением своих задач. Управляя делопроизводством, руководство сможет не беспокоиться за утечку данных и распространение ненужной информации. Программа автоматизации делопроизводства Docsvision ограничит свободный доступ к папкам и файлам. Очень удобно, что при управлении делопроизводством начальство сам может настраивать систему защиты данных. Это не потребует больших временных затрат. Любой человек с лёгкостью сможет обучиться управлению делопроизводством.
Программы управления делопроизводством Docsvision идеально подходят для крупных предприятий, на которых без электронного документооборота и систем делопроизводства сложно навести порядок. Использование программ автоматизации делопроизводства Docsvision позволяет в кратчайшие сроки ускорить и упорядочить бизнес-процессы, привести в порядок документооборот, создать удобный электронный архив, а также повысить прибыльность предприятия. Помимо возможности быстрого нахождения необходимого документа программа автоматизации делопроизводства Docsvision позволяет использовать электронную подпись. Одним нажатием клавиши Вы сможете подготовить необходимый документ. Такая функция упрощает ведение делопроизводства и ускоряет движение документов.
Естественно, необходимость в ведении делопроизводства касается также среднего и малого бизнеса. Из-за меньшего документооборота таким фирмам достаточно стандартной комплектации программы автоматизации делопроизводства Docsvision. Затраты на СЭД – это денежные вложения в будущее любого предприятия. Управление делопроизводством – это шаг в сторону развития компании.
Программа документооборота Docsvision предназначена для упорядочивания документации и автоматизации процесса документооборота не предприятии. С помощью этой системы можно сделать процесс делопроизводства более быстрым и аккуратным. Программа ведения делопроизводства Docsvision помогает решить проблемы по хранению документации (электронный архив), по отслеживанию и контролю потоков документации, а также по повышению уровня исполнительской дисциплины. С Docsvision ведение делопроизводства станет простым, лёгким и доступным!
Программа «Регистрация документов организации 3.8» предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.
Сведения обо всей корреспонденции Вашей компании, а также внутренних документах (приказах, распоряжениях и так далее), находятся в одном месте – Журналах регистрации документов, и всегда можно легко найти нужный
• Для удобства работы журналы входящих, исходящих и внутренних документов можно вывести на печать – в привычных форматах Word (Writer) и Excel (Calc). А можно продолжить работу с ним прямо в этих приложениях
• Все сведения о каждом входящем, исходящем или внутреннем документе представлены наглядно в Карточке соответствующего документа
• Карточку каждого документа также можно вывести в Word (OO Writer), а затем отформатировать и вывести на печать. Также имеется возможность создания и использования собственного шаблона карточки документа.
• Формат номера документа Вы можете настроить так, как это принято в Вашем делопроизводстве
• Вы не забудете в ежедневной рабочей суете про контрольный срок неисполненного документа! И перебирать кипу бумаг в поисках таких документов тоже не придется - программа напомнит Вам о них сама
• Оповещения получат только уполномоченные должностные лица: настройка оповещений производится для каждого пользователя. А еще есть возможность посмотреть напоминания в виде календаря!
• Для начала работы с программой Вам не придется вручную вводить документы за предыдущие годы - Вы сможете автоматически загрузить их из екселевского файла.
• Поддержка работы со сканером позволит легко загружать в программу скан-копии оригиналов документов, есть возможность потокового сканирования при использовании сканера, поддерживающего автоматическую подачу листов.
• Доступ и работа с программой «Регистрация документов организации 3.8» строго регламентированы: реализованы три уровня доступа в зависимости от разрешенных пользователю функций – административный, пользовательский и только для просмотра (без права внесения изменений). Дополнительно имеется возможность более тонкой настройки доступа к журналам для каждого уровня доступа.
• Функция "Видеть только свои документы" позволить разделить документы между исполнителями, исключив возможность просмотра и исправления чужих документов.
• Есть возможность формирования произвольных документов по Вашим шаблонам, в результате внешний вид документов именно такой, как принято в Вашей компании – документы формируются программой на основе шаблонов *.dot в MS Word или в OpenOffice Writer
• Удобная командная работа над документами обеспечена поддержкой режима работы по сети и возможностью разграничения прав.
• Ответственные за исполнение документов должностные лица будут вовремя уведомлены о поступлении к ним новых заданий - в программе есть функции отправки уведомлений по e-mail с возможностью привязки файлов, хранения сообщений и поиска по ним
• Ведение в одной программе документов любого количества фирм: вся информация по документам находится в одном месте, она доступна и удобно представлена
• Легко получить нужную информацию для анализа: программа обеспечит отбор информации по различным критериям и сформирует необходимые отчеты
• Можно выводить результаты поиска по отдельным полям журналов входящих, исходящих и внутренних документов в табличные редакторы Excel и OpenOffice Calc и преобразовывать их в удобный для дальнейшей обработки вид
Документооборот 2.0.5.5 - Программа предназначена для локального контроля и ведения документооборота и делопроизводства.
В любом учреждении всегда много различных документов. Чтобы отследить их исполнение в назначенный срок приходится заводить бумажные журналы, постоянно их проверять.
МикроДок-2 подойдет для вас, если контролем всех документов занимается, один сотрудник и у вас нет необходимости распределять работу над документам среди других подчинённых. Если вам необходим сетевой вариант используйте МикроДок-3.
"1С:Документооборот" - новое решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного. Программа "1С:Документооборот", созданная компанией "1С", предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ. |
Программа может применяться на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.
Программный продукт является "детищем" программы "1С: Архив 3", уже много лет применяемой в большом количестве организаций.
Программное обеспечение создается на базе программы "1С: Предприятие 8.2". Более качественная организация электронного документооборота обусловлена обновленными возможностями платформы в области соединения учета ресурсов и координации движения документов.
Имеющиеся функциональные возможности - наличие разнообразных технологий обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, масштабируемость – доказывают, что стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.
Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.
С помощью программы "1С Документооборот" можно:
В программе можно обрабатывать любые типы документов, на каждый из которых заводится учетно-регистрационная карточка, содержащая реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и традиций делопроизводства, принятых в российской практике.
Для организации хранения документов применяется структура папок с возможностью ограничения доступа к ним.
Структура папок может быть создана на основе организационной структуры учреждения либо по видам документации. Для каждой папки можно установить разграничение доступа, то есть, какой пользователь, что может осуществлять – читать, добавлять, редактировать или удалять информацию - из этой папки.
В программе можно производить регистрацию входящих и исходящих документов предприятия. При этом номер документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.
Регистрация корреспонденции осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся в отечественной практике.
Регистрация корреспонденции включает в себя этапы:
Программа позволяет загружать любые документы с внешнего сканера. Единственное условие – поддержка сканером интерфейса TWAIN.
Программа позволяет отправлять с помощью электронной почты любой документ из базы. Кроме того, есть возможность загрузки входящей и внутренней корреспонденции прямо из электронного почтового ящика.
Просмотр и редактирование документации программы осуществляется с помощью приложений, установленных на компьютерах пользователей.
Работа с документацией производится на "рабочем столе", где пользователю показывается перечень документов, находящихся в стадии редактирования, а также перечень текущих задач, требующих выполнения. Пользователь может самостоятельно добавить или удалить раздел, а также поменять местами его элементы.
Пользователь программы "1С:Документооборот" может как просматривать, так и редактировать документы. Одновременная работа с одним и тем же документом невозможна, так как программой предусмотрена блокировка уже использующегося файла.
После сохранения вновь отредактированного файла создается новая его версия, где указывается, кто, когда и во сколько ее создал.
В карточке документа перечисляется список версий, пользователь вправе удалить лишние и поменять текущую версию, кроме того, при необходимости он может сравнить версии файлов часто используемых форматов - doc, trf, html, txt, odt.
Информация о работе Разработка автоматизированного рабочего места секретаря