Разработка автоматизированного рабочего места секретаря

министерство ОБРАЗОВАНИЯ и науки российской федерации

 

 

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. И.И.ПОЛЗУНОВА

 

 

Кафедра "Информационные системы в экономике"_

 

 

УДК 51803.001

Курсовой проект защищен с оценкой _____________________ Руководитель проекта _____________________________ (работы) подпись, должность, и.о. фамилия

 

 

 

Разработка автоматизированного рабочего места секретаря

 

 

 

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К  КУРСОВОМУ ПРОЕКТУ 

по дисциплине «Проектирование информационных систем»

…………..КП 351400.01.000 ПЗ…………

обозначение документа

 

 

 

 

Проект выполнила                                                      Н.В. Киреева       .

Студентка гр. Зр(з)ПИЭ-91                            ____________________

                   _______________                            ____________________

                                                             подпись,       и.о. фамилия

 

 

 

 

 

 

2014

Министерство образования Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. И.И.ПОЛЗУНОВА

 

Кафедра           Информационные системы в экономике             .

          

                                                                                   

 

                                                                         УТВЕРЖДАЮ

 

              Заведующий кафедрой ____________О.И. Пятковский

                                                            подпись  и. о. фамилия

                                                 “___”__________________20__   г.

 

 

 

ЗАДАНИЕ №_____

НА КУРСОВОЕ   ПРОЕКТИРОВАНИЕ

 

По дисциплине    __Проектирование информационных систем_________

 

студенту группы        Зр(з) ПИЭ-91   Киреевой Н.В.                               ___________

                                                                        фамилия, имя, отчество

 

 

 

Тема: Разработка автоматизированного рабочего места секретаря

 

 

 

Срок исполнения проекта _____________________________________

Задание принял к исполнению _________________________________

                                                                      подпись                      фамилия, имя, отчество

 

 

2 Содержание разделов проекта

Наименование и содержание разделов проекта	Трудоемкость, % от всего объема проекта	Срок выпол-нения
1 Предпроектное обследование, выбор технологии проектирования	15
2 Построение модели бизнес-процессов предметной области	10
3 Построение модели требований информационной системы	5
4 Разработка технического задания	10
5 Моделирование системы	10
6 Разработка функциональной архитектуры и постановок задач	10
7 Разработка информационного обеспечения	5
8 Разработка системы обеспечения безопасности	10
9 Разработка интерфейса и программного  обеспечения	5
10 Расчет экономической эффективности	10
11 Оформление пояснительной записки	5
12 Защита курсового проекта	5

 

 

Руководитель проекта ________________              _________________

                                                                  подпись                               и. о.  фамилии

 

 

 

г.Заринск 2014

Содержание

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Вряд ли кто не согласится с известным всем изречением: «Кадры решают все!». Успешность любого бизнеса зависит, не в последнюю очередь, от квалификации персонала предприятия, его умения и желания продуктивно работать. Следовательно, вопросы продуманного управления персоналом должны занимать одно из ключевых мест в общей стратегии развития предприятия. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками любого предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом. В своей деятельности компании вынуждены нанимать работников, как на временной, так и постоянной основе, вести документацию на каждого из них, поддерживая ее в виде, соответствующем как внутренним, так и внешним (кодекса законов о труде) требованиями. Любая автоматизированная система управления персоналом предоставляет всем заинтересованным лицам (руководству, менеджерам, самим работникам, наконец, государственным чиновникам) мгновенный доступ ко всей необходимой информации.

Раньше использование автоматизированных систем управления считалось привилегией крупных предприятий. Поэтому масштаб и цены этих систем были соответствующими, а малым и средним компаниям большинство продуктов были не по карману. И хотя ныне практически все поставщики предлагают системы малого среднего класса, рынок все еще далек от насыщения. Поэтому перед руководством предприятий малого и среднего бизнеса встаёт выбор: приобретать готовую автоматизированную систему, или использовать офисные средства. Следует отметить, что при приобретении готового программного продукта в любом случае потребуется серьезная настройка программы под конкретные требования, а также обязательное дальнейшее программное сопровождение, и обучение персонала, что выразится в ощутимых финансовых и временных затратах, а офисные средства способны в полной мере решить поставленные задачи и приемлемы по цене.

Таким образом, тема данного курсового проеккта является актуальной с практической точки зрения.

Объектом обследования является – ООО «Алтаймонтажавтоматика», предприятие по предоставлению услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию прочего оборудования общего назначения.

Основной вид деятельности - монтаж зданий и сооружений из сборных конструкций.

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении. Весь процесс управления организацией пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления в любой организации, учреждении, предприятии рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Целью данной работы является создание автоматизированного рабочего места секретаря (специалиста службы ДОУ). Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных делопроизводитель получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

В задачи курсового проекта входят:

1. разработка базы данных для автоматизации обеспечения информационных потребностей пользователей в конкретной предметной области;

2) разработка программного  обеспечения, реализующего основные функции по ведению БД;

3) реализация запросов  пользователей с использованием  языка запросов SQL.

 

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ  ОБЛАСТИ

 

1. Характеристика объекта автоматизации

 

Объектом обследования является – ООО «Алтаймонтажавтоматика», предприятие по предоставлению услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию прочего оборудования общего назначения.

ООО «Алтаймонтажавтоматика»» находится в г.Заринске, Алтайского края 659100, г. Заринск, ул. 25 Партсъезда, д. 11.

Одно из старейших предприятий  города, организовано в 1971 году.

Основной вид деятельности - монтаж зданий и сооружений из сборных конструкций.

Вспомогательные виды деятельности:

• Здания и сооружения всех типов (общестроительные работы);
• Монтаж металлических строительных конструкций;
• Электромонтажные работы;
• Каменные работы;
• Магазины неспециализированные (универсальные) (розничная торговля);
• Кровельные работы;
• Бетонные и железобетонные работы;
• Универсальный ассортимент товаров (оптовая торговля);
• Монтаж строительных лесов и подмостей;

 

1.1.1 Организационная  структура

 

Исполнительным органом предприятия является администрация, возглавляемая ген.директором. Организационно-производственная структура предприятия «Алтаймонтажавтоматика» приведена на рис. 1.1.

Все работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций, согласно которым определяются место, роль в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполняемую работу.

Рисунок 1.1 - Организационная структура «Алтаймонтажавтоматика»

 

 

Рассмотрим деятельность секретаря предприятия.

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении. Весь процесс управления организацией пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления в любой организации, учреждении, предприятии рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В любой, даже хорошо организованной, структуре делопроизводства всегда имеется ряд недостатков: документы теряются, тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа, сложность получения информации о прохождении документа и др.

Целью данной работы является создание автоматизированного рабочего места секретаря (специалиста службы ДОУ). Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных делопроизводитель получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

 

1.2 Модель деятельности секретаря («как есть»)

 

Входными данными для секретаря будет являться любой правильно оформленный входящий документ: письмо, договор, счет и т.д. В случае если входящий документ предполагает необходимость отправки ответного документа, выходной информацией будет исходящий документ-ответ. Кроме того, выходной информацией будут служить различного рода отчеты, необходимые, как уже было сказано выше, для определения объема документооборота в организации – Реестр или журнал зарегистрированных входящих/исходящих документов, для облегчения контроля за переданными на исполнение входящими документами – Реестр документов, переданных на исполнение, а также отчет, отражающий исполнительскую дисциплину подразделений – Сводка об исполнении документов. Промежуточной выходной информацией на этапе обработки документа также служит регистрационно-контрольная карточка входящего документа, поставленного на контроль службой ДОУ по поручению руководства и передаваемая  ответственному исполнителю.

Отразим действующие процессы документооборота в организации с использованием средств BPwin. Для отражения этих процессов используем модель AS-IS.

Рисунок 1.2. IDEF0 – Контекстная диаграмма

 

Рисунок 1.3. IDEF0- Диаграмма декомпозиции:

деятельность предприятия ООО «Алтаймонтажавтоматика»

 

ПРОЦЕСС: Обработка документа.

ВХОД: Зарегистрированный входящий документ.

ВЫХОД: Исполненный входящий документ, исходящий ответный документ.

АЛГОРИТМ: Исполнить поступивший документ и, если требуется, подготовить и отправить ответный исходящий документ.

ПОДПРОЦЕССЫ:

Вынесение резолюций.

Постановка на контроль.