Совершенствование системы планирования деятельности организации

Таким образом, процесс планирования является первым этапом общей деятельности фирмы. Процесс планирования состоит  из ряда этапов, следующих друг за другом [23, c.32]:

Фирма проводит исследования внешней и внутренней среды организации. Определяет главные компоненты организационной  среды, выделяет те из них, которые действительно  имеют значение для организации, проводит сбор и отслеживание информации об этих компонентах, составляет прогнозы будущего состояния среды, производит оценку реального положения фирмы.

Фирма устанавливает желаемые направления и ориентиры своей  деятельности: видение, миссию, комплекс целей. Иногда этап установления целей  предшествует анализу среды.

Стратегический анализ. Фирма  сравнивает цели (желаемые показатели) и результаты исследований факторов внешней и внутренней среды (ограничивающих достижение желаемых показателей), определяет разрыв между ними. При помощи методов  стратегического анализа формируются  различные варианты стратегии.

Производятся выбор одной  из альтернативных стратегий и ее проработка.

Подготавливается окончательный  стратегический план деятельности фирмы.

Среднесрочное планирование. Готовятся среднесрочные планы  и программы.

На основе стратегического  плана и результатов среднесрочного планирования фирма разрабатывает  годичные оперативные планы и  проекты.

Процесс выполнения плана.

Контроль за выполнением плана.

В целом процесс планирования представляет собою замкнутый цикл с прямой (от разработки стратегии к определению оперативных планов до реализации и контроля) и обратной (от учета результатов выполнения к переформулированию плана) связью.

Выбор миссии и цeлeй opгaнизaции являeтcя пepвым и caмым oтвeтcтвeнным peшeниeм пpи плaниpoвaнии. Сфopмyлиpoвaть миccию фиpмы - нaибoлee вaжнoe peшeниe для ee ocнoвaтeлeй и выcшиx мeнeджepoв. Миссия - cтepжeнь фиpмы, нaибoлee ycтoйчивaя чacть ee opгaнизмa, это цeль, для кoтopoй opгaнизaция cyщecтвyeт и кoтopaя дoлжнa быть выпoлнeнa в плaнoвoм пepиoдe.

В cлyчae широкого понимания миссия paccмaтpивaeтcя кaк кoнcтaтaция филocoфии и cмыcлa cyщecтвoвaния opгaнизaции. Философия организации oпpeдeляeт цeннocти, вepoвaния и пpинципы, в cooтвeтcтвии c кoтopыми opгaнизaция нaмepeвaeтcя ocyщecтвлять cвoю дeятeльнocть.

В тoм cлyчae, ecли имeeтcя yзкoe пoнимaниe миccии, oнa paccмaтpивaeтcя кaк cфopмyлиpoвaннoe yтвepждeниe oтнocитeльнo тoгo, для чeгo или пo кaкoй пpичинe cyщecтвyeт opгaнизaция, тo ecть миccия пoнимaeтcя кaк yтвepждeниe, pacкpывaющee cмыcл cyщecтвoвaния opгaнизaции, в кoтopoм пpoявляeтcя oтличиe дaннoй opгaнизaции oт eй пoдoбнoй.

Содержание миссии может  включать в себя следующие основные пункты [25, c.87]:

описание продуктов и (или) ycлyг, пpeдлaгaeмыx opгaнизaциeй;

xapaктepиcтики pынкa - opгaнизaция oпpeдeляeт cвoиx ocнoвныx пoтpeбитeлeй, клиeнтoв, пoльзoвaтeлeй;

цeли opгaнизaции, выpaжeнныe в тepминax выживaния, pocтa дoxoднocти;

тexнoлoгия: xapaктepиcтикa oбopyдoвaния, тexнoлoгичecкиx пpoцeccoв, иннoвaций в oблacти тexнoлoгии;

филocoфия: здecь дoлжны быть выpaжeны бaзoвыe взгляды и цeннocти opгaнизaции, cлyжaщиe ocнoвoй для coздaния cиcтeмы мoтивaции;

внyтpeнняя кoнцeпция, в paмкax кoтopoй opгaнизaция oпиcывaeт coбcтвeннoe впeчaтлeниe o ceбe, yкaзывaя иcтoчники cилы, ocнoвныe cлaбocти, cтeпeнь кoнкypeнтocпocoбнocти, фaктop выживaния;

внeшний oбpaз кoмпaнии, ee имидж.

Оpгaнизaция дoлжнa иcкaть cвoю миccию вo внeшнeм oкpyжeнии, тaк кaк тoлькo пocтoяннoe пoддepжaниe coциaльнoй знaчимocти oбecпeчивaeт eй выживaниe и ycтoйчивoe фyнкциoниpoвaниe в бyдyщeм.

Миссия организации является важнейшей составляющей планирования развития любой компании. Она определяет основную цель фирмы. Компания, как  правило, начинает свою деятельность с  определения четкой миссии, устанавливаемой  высшим руководством.

Формулировка миссии компании должна отражать предвидение компании и направление ее развития на ближайшие  десять-двадцать лет. Компаниям не стоит  пересматривать свою миссию каждые несколько  лет, реагируя на малейшие изменения рыночной среды. Однако компании следует переопределить свою миссию, если она не вызывает доверия потребителей или противоречит оптимальному пути развития компании. Формулировка миссии предприятия должна содержать следующее [19, c.43]:

1. Задача предприятия с  точки зрения его основных  услуг или изделий, основных  рынков и основных технологий;

2. Внешняя среда по отношению  к фирме, которая определяет  рабочие принципы предприятия;

3. Культура организации.

Формулирование миссии - это  формулирование основной цели компании: чего она хочет достичь в самом  широком смысле.

Формирование целей компании происходит из оценки потенциальных  возможностей фирмы и обеспеченности ее соответствующими ресурсами. В теории управления цели организации подразделяются на цели общие, разрабатываемые для  фирмы в целом, и цели специфические, разрабатываемые по основным видам  деятельности подразделений фирмы  на основе общей стратегии [10, c.65].

1. Общие (глобальные) цели  должны отражать концепцию фирмы;  должны быть разработаны на  длительную перспективу; определять  основные направления программ  развития фирмы; должны быть  четко сформулированы и увязаны  с ресурсами; должны ранжироваться  по принципу приоритетности.

2. Специфические цели выражаются  в количественных и качественных  показателях (рентабельность, норма  прибыли).

3. Другие специфические  цели (подцели):

по маркетингу (уровень  продаж, диверсификация, система распределения, объем сбыта);

научные исследования и разработки (новые товары, качество продукции, технологический уровень);

производство (издержки, качество, экономия материальных ресурсов, новая  и усовершенствованная продукция);

финансы (структура и источники  финансирования, методы распределения  прибыли, минимизация налогообложения);

Цели должны быть [26, c.87]:

1. конкретными и измеримыми;

2. ориентированными во времени (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочными);

3. достижимыми;

4. совместимыми.

Задачи выбора цели определяются каждой фирмой самостоятельно зависимости  от деятельности, которой она занимается. В целом же цели любой фирмы  сводятся к следующему [19, c.98]:

1. Повышение контролируемой  доли рынка;

2. Предвидение требований  потребителя;

3. Выпуск продукции более  высокого качества;

4. Обеспечение согласованных  сроков поставок;

5. Установление уровня  цен с учетом условий конкуренции;

6. Поддержание репутации  фирмы у потребителей;

В заключение следует отметить, что для достижения компанией  поставленных целей необходимо наличие  сильных связей внутри организации, которые определяли бы общую стратегию, структуру и стиль менеджмента.

1.5 Понятие и  виды плана

Результатом процесса планирования является система планов. План включает основные показатели деятельности, которые  должны быть достигнуты к концу планового  периода. По сути, план - это набор  инструкций для менеджеров, описывающих, какую роль каждая часть организации  должна играть в процессе достижения целей фирмы.

Процесс планирования сложен и разнообразен. Этим определяется комплексный характер системы планов, которую можно разделить на следующие  элементы [6, c.43]:

1. Стратегический план, по-другому  называемый генеральным планом  фирмы (часто составляется на 5 лет вперед) и общефирменные  планы, составленные в продолжение  стратегического плана.

2. Стратегические планы  отдельных деловых единиц, входящих  в состав фирмы.

3. Оперативные планы организации  [24, c.98]:

общефирменные планы текущей  деятельности, так называемые "хозяйственные  планы", или "планы прибыли", рассчитываются на один год. С помощью  планов текущей деятельности товары и услуги производятся и поставляются на рынок;

текущие планы подразделений, в том числе бюджетные, дополняют  общефирменные планы текущей  деятельности.

Помимо планов результатами процесса планирования являются программы (или планы-программы) и проекты.

Стратегический план включает в себя видение и миссию, общие  цели, определяющие место организации  в будущем, выбранные стратегии  действий. Составной частью стратегического  плана является политика организации. В стратегический план входят глобальные программы организации. Стратегический план является ориентиром для принятия решений на более низких уровнях; общие цели организации, определенные в стратегическом плане, конкретизируются в цели текущей деятельности, называемые задачами [13, c.54].

Кроме того, стратегический план является ограничителем для  планов более низких уровней, поскольку  ограничивает число ресурсов, необходимых  для решения задач оперативного планирования.

Планы действий любой организации  можно охарактеризовать либо как  наступательные, либо как оборонительные. Наступательные планы предполагают развитие организации: производство новых  товаров и услуг, выход на новые  рынки сбыта, завоевание конкурентного  превосходства. Наступательные планы  обычно создают крупные, обладающие высоким экономическим потенциалом  фирмы.

Средние и мелкие фирмы  во многих случаях довольствуются оборонительными  планами, нацеленными на удержание  своих позиций на рынке и предупреждение банкротства фирмы.

План развития организации, являясь выражением наступательных планов, включает в себя комплекс мероприятий, необходимых для создания новых  сфер деятельности фирмы. План развития должен определять пути выхода на новые  позиции.

План развития для отдельной  деловой единицы оформляется  в виде бизнес-плана. Вариантом оборонительных планов является ликвидационный план. Ликвидационный план включает в себя рекомендации по избавлению от ненужных организации элементов, то есть от таких  элементов, которые создают препятствия  на пути ее развития. Это могут быть конкретные виды убыточных или низко  рентабельных товаров и услуг, неэффективно работающая собственность, отдельные  организационные единицы.

Характерной для экономической  организации является разработка программ и проектов. Программы обычно определяют развитие одного из важных аспектов жизни  экономической организации. Это  могут программы по совершенствованию  технологии, программы организации  контроля качества, программы учета  движения запасов и другие.

Проекты отличаются от программ тем, что, ориентируясь на определенный аспект жизнедеятельности и развития организации, они имеют установленную  стоимость, график выполнения, включают технические и финансовые параметры, то есть отличаются высоким уровнем  конкретной проработки. Обычно проекты  бывают связаны с созданием и  продвижением на рынок новых продуктов  и услуг фирмы. Нельзя преувеличивать возможности проектов при определении  точных сроков выполнения и конкретных характеристик нового товара. В форме  проекта обычно составляется бизнес-план.

Кроме указанных видов  плановых документов организация должна составить вспомогательные планы, которые нужны для лучшей организации  планирования на предприятиях: план организации  планирования, планы действий при  непредвиденных обстоятельствах, программы  обратной связи, программы оценки планов [22, c.43].

1.6 Методы планирования

Методы планирования представляют собой способы преобразования экономической информации с целью определения темпов и оптимальных пропорций развития объекта планирования, а также путей наиболее эффективного использования ресурсов. Методы планирования предполагают обоснование и непосредственные расчеты показателей хозяйственной деятельности организации [3, c.65].

Основные методы планирования - балансовый, нормативный, индексный, расчетно-аналитический (экономико-статистический), экономико-математическое моделирование.

Сущность балансового метода заключается в том, что он позволяет путем построения соответствующих балансов взаимно увязывать имеющиеся в наличии ресурсы (материальные, трудовые, финансовые) и фактические потребности. Построение различных балансов позволяет определить возможные конечные результаты хозяйственной деятельности в плановом периоде, наиболее эффективную структуру источников ресурсов, вскрыть резервы улучшения использования ресурсов. Каждый баланс состоит из отдельных статей, в которых указываются размеры отдельных видов ресурсов, с одной стороны, и потребностей в этих ресурсах - с другой. Экономическое обоснование показателей этих статей представляет собой сложный самостоятельный этап планирования с применением различных методов. Финансовый план организации ОП имеет форму баланса, в котором увязываются источники денежных доходов и направления расходов.

Применение балансового  метода при планировании деятельности ресторанного хозяйства позволяет  непосредственно увязывать выпуск продукции и объем товарооборота  с продовольственными ресурсами. Зная формулу продуктового баланса, связь  между его элементами, поступление  сырья и товаров можно определить так [12, c.43]: 

 

П = Р + Е + Зк - Зн, где

П - поступление сырья и товаров;

Р - расход сырья и товаров;

Е - естественная убыль в пределах нормы;

Зк - запасы сырья и товаров на конец периода;

Зн - запасы сырья и товаров на начало периода.

В планировании применяется  также нормативный метод, предполагающий использование при расчете показателей плана технико-экономические нормативы, которые позволяют обосновать величину этих показателей. Технико-экономические показатели характеризуют рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Они базируются на использовании прогрессивных научно обоснованных норм и нормативов расходования отдельных видов ресурсов на единицу объема услуг или единицу продукции. Нормы и нормативы, используемые при планировании, не являются постоянными. Этот метод применяется при планировании издержек организации. При этом используются нормы расхода электроэнергии, нормы амортизационных отчислений, нормы обеспеченности МБП и т.д. планировании численности работников базируется на нормах обслуживания, нормах выработки [18, c.54].