Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

Рис. 1 - Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

 

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО «Саранский завод лицевого кирпича» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса»

- на выданную сумму  соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи (кассиром  оформляется расходный кассовый  ордер (унифицированная форма № КО-2).

Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

- оплата подотчетным лицом  ТМЦ за организацию (момент предоставления  ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

- отражена курсовая разница  при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71

- отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71

- учтен НДС, отраженный  в счете-фактуре по приобретенным  запчастям;

Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71

- приобретение материальных  ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71

- приобретены канцелярские  принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 «Касса» Кредит 71

- на суммы, возвращенные  в кассу подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки (кассиром  оформляется приходный кассовый  ордер (унифицированная форма № КО-1);

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71

- на суммы, удержанные  из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71

- если недостача будет  удерживаться в течение нескольких  отчетных периодов;

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71

- если командировка носит  непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71

- если недостачу по  расчетам с подотчетным лицом  нельзя возместить.

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

- если сотрудник не  отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71

- приобретена лицензия  на осуществление деятельности  подотчетным лицом;

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами на ООО «Саранский завод лицевого кирпича» является журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала – ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

В ООО «Саранский завод лицевого кирпича» небольшой объем расчетов с подотчетными лицами (2-3 авансовых отчета в месяц по средствам, выданным на хозяйственный нужды, 1-2 авансовых отчета по командировкам в месяц), но, тем не менее, данный вид расчетов играет очень важную роль в хозяйственной деятельности предприятия.

 

2.2 Методика аудита  расчетов с подотчетными лицами

 

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл. 1)

 

Таблица 1 - Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

№	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер вывода
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды	“Подотчет 1.1.1.”
		Нет			11
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Да	Журнал-ордер № 7	“Подотчет 1.1.2.”
		Нет			2
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Да	Письменные распоряжения руководителя	“Подотчет 2.1.2.”
		Нет			3
4	Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Да	Приказ руководителя о . возмещении	“Подотчет 2.2.1.”
		Нет			4
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Да		“Подотчет 2.1.5.”
		Нет			5
6	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов	Да		“Подотчет 4.1.1.”
		Нет			6
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Да	Письменные распоряжения руководителя и сметы	“Подотчет 4.1.2.”
		Нет			7
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	Да
		Нет			8

 

Прежде чем начать составление плана и программы аудита, аудитор должен провести предварительную оценку системы внутреннего контроля.

Предварительная оценка состояния расчетов с подотчетными лицами в ООО «Саранский завод лицевого кирпича» за 2012 год производилась на основании вопросника.

Вопрос 1. Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды.

В ООО «Саранский завод лицевого кирпича» выдача денежных средств из кассы по отчет предусмотрена для следующих сотрудников: 2 менеджеров и бухгалтера.

Менеджерам денежные средства выдаются на командировочные расходы, а также на хозяйственные нужды. Сотрудники предприятия направляются в командировки для налаживания партнерских отношений с поставщиками, для изучения новинок поступающих на рынок, для формирования конкретных заказов клиентов, а также на приобретение ГСМ для поездок внутри города.

Бухгалтер получает денежные средства под отчет для приобретения канцелярских принадлежностей и бланочной продукции. Перечень работников, которым разрешено выдавать деньги под отчет оговаривается в Приказе «О порядке выдачи денежных средств под отчет».

Проверка документов, предусмотренная процедурой 1.1.1. показала, что в 2012 г. при выдаче денежных средств под отчет список лиц, указанный в Приказе «О порядке выдачи денежных средств под отчет» соблюдался.

Вопрос 2. Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам.

В результате проверки журнала-ордера № 7 (процедура 1.1.2.) не было выявлено нарушений, связанных с выдачей новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам.

Вопрос 3. Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлению работников в командировки.

В результате проведения процедуры 2.1.2. было сделано заключение о наличии всех необходимых приказов о направлении работников в командировку.

Вопрос 4. Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия.

Размер суточных по ООО «Саранский завод лицевого кирпича» определяется приказом, величина установленных норм составляет 200 руб., что не противоречит действующему законодательству. За анализируемый период не было выявлено превышения суточных сверх установленных норм.

Вопрос 5. Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения/

В ООО «Саранский завод лицевого кирпича» аналитический учет командировочных расходов ведется в пределах норм, расходы сверх норм, установленных приказом, осуществляются за собственный счет работника, что оговорено в трудовом договоре по данному сотруднику.

Вопрос 6. Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительских расходов.

За анализируемый период предприятием не выдавались средства на представительские расходы.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику можно сделать следующие выводы:

Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия соответствует действующим законодательным нормам.

Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы, не нарушается.

Приказы о направлении работников в командировку оформляются.

После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, аудитор на его основании принимает решение о планировании аудита и составление программы аудиторской проверки.

Планируя аудиторскую проверку, необходимо установить уровень существенности (максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, т.е. не вводящая пользователей в заблуждение) и аудиторский риск (риск, который берет на себя аудитор, давая заключение о полной достоверности данных внешней отчетности, в то время как возможны ошибки и пропуски, не попавшие в поле зрения аудитора).

Расчет уровня существенности можно произвести на основе данных баланса ООО «Саранский завод лицевого кирпича» за 2012 год.

 

 

 

 

Таблица 2 - Данные для расчета уровня существенности для ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

Наименование базового показателя	Значение базового показателя бухгалтерской отчетности, тыс. руб.	Доля, %	Значение для нахождения уровня существенности, тыс. руб.
1 Нематериальные активы	99	0,1	0,099
2 Основные средства	743'875	48,2	358547,75
3 Сырье	96'762	6,3	6096,006
4 Готовая продукция	211'273	13,8	29155,674
5 Денежные средства	502	31,6	158632
Валюта баланса	1'544'712	100