Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

Налог на добавленную стоимость. Поскольку многие подотчетные хозяйственные операции связаны с приобретением услуг или товаров, то соответственно, возникает ряд нюансов по налогу на добавленную стоимость. Налоговый кодекс разъясняет, при каких условиях можно принять НДС к зачету, а при каких нет (ст. 168,172).

Трудовой кодекс РФ. Понятие служебной командировки приведено в Трудовом кодексе РФ. Так, согласно 166 статье служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В то же время, если работа связана с постоянными поездками или имеет разъездной характер, то такие поездки не признаются командировками.

Если фирма отправляет сотрудника в командировку, то она (фирма) должна ему оплатить (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные в размере, установленном в трудовом договоре;

- другие расходы, связанные с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Согласно ст. 167 ТК РФ, когда работник находится в командировке, фирма должна выплатить сотруднику не обычную зарплату, а доход исходя из среднего заработка.

Если по завершении командировки сроки, установленные для отчета, прошли, а сотрудник так и не отчитался, то в таком случае образуется долг работника перед предприятием. В соответствии с главой 39 Трудового кодекса РФ работники предприятия несут материальную ответственность. Материальная ответственность работников в полном размере предусмотрена в статьях 242 и 243 ТК РФ. Это случаи ущерба, причиненного по вине работника предприятию, учреждению, организации, когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам.

На основании 137 статьи Трудового кодекса РФ работодатель может написать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса.

Возможно, что работник не отчитался за подотчетную сумму вовремя, но при этом не оспаривает величину своего долга и согласен погасить долг путем удержания из заработной платы. Трудовой кодекс устанавливает верхний предел всех удержаний, который не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику (ст. 138 ТК РФ). Только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50% от суммы, причитающейся к выплате.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

Решением ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. N 373-П утвержден «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». В соответствии с указанным «Порядком...» выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать (по согласованию с банком) кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

В настоящее время достаточно широко используются пластиковые электронные карточки. Расчеты при помощи пластиковых карт приравниваются к наличным расчетам. Таким образом, если предприятие не выдавало наличных средств подотчетному лицу, но перечислило средства на кредитную карточку сотрудника, такая операция приравнивается к обороту наличных средств. Как следствие, на такие платежи распространяются требования Указанного Порядка ведения кассовых операций.

В соответствии с пунктом 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»: лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. По пункту 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» следует и такое ограничение. Если из кассы выдается под отчет наличная иностранная валюта, то необходимо помнить, что нельзя выдавать аванс работниками, которые еще не отчитались по ранее полученным подотчетным суммам. Это относится ко всем суммам, которые выдавались подотчетному лицу, в том числе и рублевым суммам. Таким образом, прежде чем послать в командировку сотрудника, нужно провести с ним полные расчеты по ранее выданным подотчетным суммам, в какой бы валюте они ни выдавались.

Постановления Госкомстата России. Постановление Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. устанавливает унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет». К заполняемому авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены формы Приказа о направлении работника в командировку, Служебного задания и Командировочного удостоверения. Если сотрудник направляется в командировку, то отдел кадров должен оформить указанные документы.

При оформлении авансового отчета по зарубежной командировке следует учесть и такие особенности. Если сотрудник получал наличные в иностранной валюте и соответственно расходовал ее, то в отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны. Суммы валюты пересчитываются в рубли по официальному курсу, действующему па дату утверждения авансового отчета. Таким образом, при оформлении авансового отчета не имеет значения курс валюты на дату получения денежных средств. Курс фиксируется практически после того, как все траты уже проведены, а сотрудник отчитался по ним. Ведь дата составления и утверждения авансового отчета могут не совпадать.

Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

Указания ЦБ РФ. Учитывая, что подотчетные операции - это операции с наличными деньгами, то необходимо руководствоваться Указанием ЦБР от 20 июня 2007 г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя». Согласно этому «Указанию…» установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 000 руб. Между тем данное «Указание…» само по себе не ограничивает размер подотчетной суммы как таковой – в случае расчетов с несколькими контрагентами она (эта сумма) может и превышать 100 000 руб.

Положение Банка России от 25 июня 1997 г. № 62. Данное «Положение…» запрещает покупать наличную иностранную валюту (или дорожный чек) для оплаты командировочных расходов в обменных пунктах. Кодексом РФ об административных правонарушениях за данное правонарушение предусмотрен штраф .

Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле». Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям и не требует разрешения Банка России.

Выводы: как следует из вышеизложенного, вопросы учета расчетов с подотчетными лицами и неразрывно связанных с ними хозяйственных операций регулируются достаточно широким кругом нормативных документов - от федеральных законов до писем, указаний, постановлений Госкомстата, Центробанка России, Министерства по налогам и сборам (и его локальных управлений) и др.

В целом явных противоречий между законами и подзаконными актами не установлено. Тем не менее, если принять во внимание не только непосредственные расчеты по подотчетным суммам (по схеме «получил-потратил-отчитался»), но и весь спектр неразрывно связанных процессов (налогообложение, факт командировки, списание затрат на правильные статьи расходов и пр.), то возникает достаточно сложная схема, затрагивающая различные стороны не только чисто экономических, но и гражданско-правовых, трудовых, налоговых и других отношений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Учет  и аудит  расчетов с подотчетными лицами

в ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

 

2.1 Организация  бухгалтерского учета. Аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами

 

Организация бухгалтерского учета в ООО «Саранский завод лицевого кирпича» представлено следующими элементами, которые и будут рассмотрены в данном пункте настоящей главы:

- Форма бухгалтерского учета, организация документооборота;

- Учет основных статей бухгалтерского баланса;

- Учет основных подразделений организации (на складе, на производстве), внутренняя отчетность.

Ведение бухгалтерского учёта в организации осуществляется работниками бухгалтерии предприятия.

Для обеспечения сохранности имущества, соблюдения законности и целесообразности финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных в организации администрацией осуществляется внутрихозяйственный контроль. Определен и утвержден график инвентаризации.

В ООО «Саранский завод лицевого кирпича» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, программа 1:С Предприятие, версия 8.0.

Документы и документооборот. Основные регистры расположены в виде окон программы, заполняются на основании первичных документов, проводки формируются автоматически:

- Ведомость учета основных  средств, начисленных амортизационных  отчислений - форма № В-1;

- Ведомость учета производственных  запасов и товаров, а также  НДС, уплаченного по ценностям, - форма № В-2;

- Ведомость учета затрат  на производство - форма №В-3;

- Ведомость учета денежных  средств и фондов - форма №  В-4;

- Ведомость учета расчетов  и прочих операций - форма №  В-5;

- Ведомость учета реализации - форма № В-6 (оплата);

- Ведомость учета расчетов  и прочих операций - форма №  В-6 (отгрузка);

- Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7;

- Ведомость учета оплаты  труда - форма № В-8;

- Оборотно-сальдовые ведомости  формируются автоматически.

Первичные документы, подшиваются и хранятся в соответствующих папках.

Учет основных средств в ООО «Саранский завод лицевого кирпича». Для синтетического учета основных средств используются балансовые счета: 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств», 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 3 «Выбытие основных средств». Аналитический учет ведется в инвентарной книге пообъектно. Запись открывается на основании первичных документов: акта приемки-передачи и др. Акт приемки-передачи вместе с технической документацией передается бухгалтерию, подписывается бухгалтером и утверждается руководителем.

При списании основных средств составляется акт списания основных средств (ф. № ОС-4), который утверждается директором и передается в бухгалтерию.

Инвентаризация основных средств производится 1 раз в год.

Учет труда и расчетов с персоналом. Первичный учет численности персонала осуществляется на основании документов:

- Приказ о приеме на работу (ф. № Т-1)

- Личная карточка (ф. №Т-2)

- Приказ о предоставлении отпуска (ф. № Т-6)

- Приказ о прекращении трудового договора (при увольнении) (ф. № Т-8), на его основании производится расчет с работником.

- Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-13)

- Расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49)

В ООО «Саранский завод лицевого кирпича» простые требования к отчетности: она должна быть достоверной, своевременной, в ней должна обеспечиваться сопоставимость отчетных показателей с данными за прошлые периоды.

Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности. Составляют ее по данным бухгалтерского учета.

Внутренняя отчетность организации состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, включающих: отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, которые предоставляются руководству общества в виде квартальных и годовых отчетов.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена на рисунке 1.

 

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода