Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

 

Поскольку значение 358547,75 тыс. руб. является наибольшим значением аудитор принимает решение отбросить его при расчетах, а наименьшее оставить (0,099 тыс. руб.).

Расчет уровня существенности показателей составляет: средние арифметические показатели уровня существенности: (0,099 + 6096,006 + 29155,674 +158632) / 4= 48470,94475 тыс. руб.;

Полученную величину допустимо округлить до 48471 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения существенности.

Различие между значениями уровня существенности до и после округления составляет: (48471 – 48470,94475): 48470,94475× 100% = 0,0001, что находится в пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может использовать аудитор в своей работе).

Аудиторский риск принятый индивидуальным аудитором составляет 2%.

Объем аудита проводимого на организации определяется произведением количества рабочих дней аудитора, продолжительности рабочего дня, количества аудиторов: Объем аудита = 7 дней х 8 часов х 2 аудитора = 112 часов.

Если рассматривать план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Саранский завод лицевого кирпича» в целом, то можно рассмотреть данные план и программу проверки:

1 этап:

- Проверка и изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

- Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировок.

- Проверка наличия в учетной политике сроков, на которые выдаются деньги под отчет.

2 этап:

- Проверка правильности оформления первичных учетных документов. Обратить внимание на оправдательные документы (наличие на чеках реквизитов и пр.).

- Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

- Проверка соответствия записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету 71.

- Установление факта выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.

- Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.

- Проверка правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

- Проверка правильности отражения в учете приобретения материальных ценностей.

- Проверка обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплачиваемым работам и услугам.

- Проверка правильности учета норм (пределы норм) на командировки.

- Проверка учета операций с валютой, в частности, курсовых разниц.

- Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации.

Типичные ошибки:

- нарушение порядка выдачи подотчетных сумм, нарушение при оформлении командировочных расходов;

- нарушение порядка налогообложения;

- нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

 

2.3 Совершенствование  аудита расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Саранский завод  лицевого кирпича»

 

Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Саранский завод лицевого кирпича» включает следующие направления.

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, приказы предоставлены не были.

Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверял:

- оформление авансовых отчетов;

- оформление командировочных расходов;

- своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

- существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

На данном этапе было выявлено, что в ООО «Саранский завод лицевого кирпича» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения:

- отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет,

- на предприятии подотчетные лица по подотчетным суммам отчитываются не всегда вовремя,

- существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Оформление первичной документации ООО «Саранский завод лицевого кирпича» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

 

Таблица 3 - Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет исключительно сотрудникам организации ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

Выдача денег, отраженная в бухгалтерском учете					Статус лица	Код нарушения	Описание нарушения	Примечание
Дата операции	№ документа	Дата документа	Сумма	Ф.И.О.
12.11.2012	13	12.12.2012	2600	Семенов О.Н	менеджер	нет	нет
18.11.2012	14	18.12.2012	10000	Толстов К.М.	менеджер	нет	нет
29.11.2012	15	29.12.2012	1000	Самсонова И.К.	бухгалтер	нет	нет

 

Все расходные кассовые ордера были оформлены правильно, средства выданы в подотчет лицам, являющимся работниками организации и отданными приказом № 5 «О порядке выдачи денежных средств под отчет».

Таблица 4 - Фрагмент рабочего документа по регистрации фактов нарушений в оформлении ПКО ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

Дата ПКО/ №	Содержание операции	Сумма, руб.	Характер нарушения
1	2	3	4
12.11.12 № 22	Оприходован остаток денежных средств, выданных под отчет	200,00	Отсутствует подпись главного бухгалтера
17.11.12 № 23	Оприходован остаток денежных средств, выданных под отчет	500,00	Отсутствует подпись главного бухгалтера

 

Аудитором был составлен рабочий документ по систематизации фактов нарушений в оформлении первичных кассовых ордеров на ООО «Саранский завод лицевого кирпича»», на его основании можно составить рабочий документ по анализу фактов нарушений в оформлении первичных кассовых документов.

 

Таблица 5 - Фрагмент рабочего документа по анализу фактов нарушений в оформлении первичных кассовых документов ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

Показатель	Количество документов, шт.			Сумма по документам, руб.
	всего	с нарушениями	доля, %	всего	с нарушениями	доля, %
1	2	3	4	5	6	7
ПКО	30	2	6,7	568000,00	700,00	0,12
РКО	35	1	2,9	155000,00	2000,00	1,3
Итого	65	3	4,6	723000,00	2700,00	0,4

 

С помощью данного рабочего документа можно сделать вывод о существенности искажения отчетности в отношении расчетов с подотчетными лицами. Также можно сделать вывод о степени контроля за кассовыми операциями руководством ООО «Саранский завод лицевого кирпича». Вследствие ослабления контроля возможны злоупотребления и хищения, а также иные факты мошенничества на предприятии.

 

Таблица 6 - Фрагмент рабочего документа по итоговому представлению нарушений в оформлении первичных кассовых документов ООО «Саранский завод лицевого кирпича»

Краткое описание нарушения	Рабочий документ аудитора	Нормативный документ, который нарушен	Возможные последствия нарушения
Нарушения в оформлении ПКО и РКО, заключающиеся в отсутствии на них подписей руководителя или главного бухгалтера	Таблица 8	п. 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ и требований ст. 8,9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ	Злоупотребления и хищения вследствие ослабления контроля. Исключение из списка налоговых расходов

 

В данном рабочем документе подведен итог по вопросу правильности оформления первичных кассовых документов.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании и в порядке, установленном законодательством.

Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность на конец отчетного периода отсутствует.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

При проверке было установлено, что подотчетные лица, оформляющие авансовые отчеты, отражают израсходованные суммы верно.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. В ООО «Саранский завод лицевого кирпича» соблюден весь порядок подтверждения командировочных расходов.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.