Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

    СОДЕРЖАНИЕ

 
 
 
 
 
 
 
 

    ВВЕДЕНИЕ 

    В процессе осуществления коммерческой (предпринимательской) деятельности юридические лица и отдельные предприниматели в той или иной степени несут расходы (затраты), связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности организации. У организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях многие предприниматели, сотрудники различных организаций и фирм не только совершают деловые поездки, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмен опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах, в выставках, ярмарках и так далее. В таких случаях возникают ситуации, когда необходимые расходы не могут быть произведены безналичным путем и появляется необходимость в использовании наличных денежных средств, вне района деятельности организации, например:

    - для реализации  конкретной  партии товара и создания  определенного имиджа у потенциальных покупателей;

• для выдачи наличных денежных средств на представительские расходы;
• для выдачи денежных средств для оплаты выполненных работ и оказанных услуг и так далее.

    В подобных ситуациях организации  осуществляют расчеты со своими работниками, которым выдаются из кассы организации  наличные денежные средства под отчет. Таких работников называют подотчетными лицами.

    Тема  расчетов организации с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же, командировочные расходы относятся к категории затрат организации, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

    Опыт  аудиторских проверок показывает, что  на практике возникает более широкий спектр проблем учета и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. Потребность в услугах аудитора возникла в связи с обособлением интересов тех, кто непосредственно занимается управлением предприятия (администрация, менеджеры), кто вкладывает средства в его деятельность (собственники, акционеры, инвесторы), а также государства как потребители информации о результатах деятельности предприятий. Проведение аудиторской проверки даже в тех случаях, когда она не является обязательной, несомненно, имеет важное значение.

    Основной  целью аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами является установление достоверности бухгалтерской отчетности в части данных расчетов и соответствия совершенных финансово-хозяйственных операций нормативным актам, действующим в РФ.

    Большое внимание уделяется правильности поставления  налогового и бухгалтерского учета, своевременности и полноты отражения фактов хозяйственной деятельности, а в рамках данной работы - правильности отражения расчетов с подотчетными лицами. Это связано с постоянным изменением нормативной базы. Все это говорит об актуальности данной темы выпускной квалификационной работы.

    Целью данной курсовой работы является рассмотреть учет и аудит расчетов с подотчетными лицами» на материалах ПО «Хлебокомбинат Тевризский».

    Для достижения цели необходимо решить следующие  задачи:

    1. изучить теоретические основы  расчетов с подотчетными лицами;

    2. рассмотреть учет расчетов с  подотчетными лицами на материалах  ПО «Хлебокомбинат Тевризский»;

    3. рассмотреть аудит расчетов с  подотчетными лицами.

    Объектом исследования ПО «Хлебокомбинат Тевризский».

    Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами.

    Периодом  исследования является 2007 год.

    При написании курсовой работы были использованы такие методы, как наблюдение, сравнение, чтение документации.

    Курсовая  работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Первая глава работы посвящена теоретическим основам расчетов с подотчетными лицами. В практической части работы будет приведен учет расчетов с подотчетными лицами на материалах ПО «Хлебокомбинат Тевризский», а в третьей главе рассмотрение аудита расчетов с подотчетными лицами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

    Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет"). [4]

    Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.

    Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с  приложением документов, подтверждающих расходы).

    При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

    К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

    Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. [2]

    В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

    В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. [3]

    Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

    Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ [1].

    Согласно  этой статье, к представительским  расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

    Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются. 

2. Учёт расчётов с подотчётными лицами и

их документальное оформление 

    Неиспользованные  наличные деньги, выданные в подотчет, должны быть возвращены в кассу предприятия  не позднее трех дней по истечении  срока, на который они были выданы. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу. После исполнения операции, для которой были получены в подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов. [5]

    При приобретении товарно-материальных ценностей  за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение их и документы, подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы (ГСМ, канцтовары и др.), к авансовому отчету должны быть приложены требования с росписью получателей либо другие документы, подтверждающие расход. Очень часто подотчетные лица не сдают в установленные даты подотчетные суммы и не предоставляют отчеты, тогда бухгалтер включает эти суммы в облагаемый НДФЛ. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на отчетную дату такие суммы отражены по Д-ту счета 71, основание для включения этих сумм в облагаемый доход работника не имеется. Однако если потом эта сумма будет списана с подотчетного лица без оправдательных документов, она подлежит включению в совокупный доход на общих основаниях. Документы, подтверждающие приобретение товарно-материальных ценностей за наличные (копии чеков, квитанции, фактуры, счета и др.) должны содержать минимум реквизитов, по которым можно определить продавца и его местонахождение. [6]

    Торгово-закупочные акты по приобретению товарно-материальных ценностей или услуг должны содержать  паспортные данные продавца и место  прописки. В противном случае сумма  затрат списывается только за счет чистой прибыли с добавлением таких сумм к совокупному доходу подотчетного лица.

    Подотчетные суммы для контроля за их расходованием  учитываются по каждому работнику  предприятия в ведомости и  журнале-ордере № 7 по счету 71.

    Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. [7]

    Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.