Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

- лист  учета рабочего времени проверяемого;

- расчетные  таблицы, составляемые на соответствующих  участках проверки;

- черновики.

    Перед проведением проверки аудитор составляет программу проверки. (Приложение 10)

    Программа проверки расчетов с подотчетными лицами

1. Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований порядка ведения кассовых операций в РФ в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно-операционные нужды. При этом необходимо установить, соответствует ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

2. Выдача  наличных денег на расходы,  связанные со служебными командировками, должна производиться в соответствии с п. 1 Инструкции № 62. При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов.

3. Процедуры проверки обоснованности выдачи авансов под отчет могут быть выполнены при проверке кассовых операций с передачей информации о выявленных отклонениях аудитору, проверяющему внутренние расчеты операции.

4. Проверка  своевременности предоставления  авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя.

5. Если  будет установлено несоблюдение  этого порядка, то необходимо  далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94 «Недостатки и потери от порчи ценностей» (к 71) и последующие списания этих сумм.

6. Проверка  документальной обоснованности  использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.

7. Законность  и целесообразность расходов  на хозяйственно-операционные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг. Погашение задолженности поставщикам, приобретение запасов. Необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов.

8. При  приобретении подотчетным лицом  товаров на предприятии розничной  торговли за наличный расчет  необходимо убедиться в наличии  документов, подтверждающих расход  денежных средств.

9. Приобретение материалов за наличный расчет на предприятиях оптовой торговли или у производителя необходимо представить квитанцию приходного кассового ордера, товарный документ (счет, накладная, товарно-транспортная накладная) и счет-фактуру, соответствующим образом оформленные. Необходимо обратить внимание на выделение во всех документах отдельной строкой суммы НДС, которые должны совпадать.

10. Необходимо  установить, были ли оприходованы  приобретенные подотчетным лицом  предметы и нет ли фактов  списания непосредственно на счет затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию.

11. При  отсутствии подтверждающих документов  и факта оприходования запасов  подотчетные суммы подлежат включению  в совокупный доход работника для удержания налога на доходы физических лиц. Аудитор устанавливает, производилось ли в таких случаях удержание данного налога.

12. При  проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам сравниваются с лимитом, установленным ЦБРФ. При этом следует проверить, не проводились ли выплаты в адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом, определяется сумма НДС, предъявленного к зачету.

13. При  проверке документов, подтверждающих  произведенные расходы, выявляется  правомерность выделения и предъявления  бюджету НДС. Организации могут самостоятельно выделить НДС только по ГСМ и командировочным расходам (на поезд к месту служебной командировки и обратно, за пользование постельными принадлежностями в поездах, по найму жилого помещения), подтвержденным соответствующими документами. Кроме этого, аудитор прослеживает выделение НДС во всех первичных документах (в платежных и товарных) для подтверждения обоснованности предъявления НДС к зачету.

14. Прослеживая  корреспонденцию счетов, указанную  в авансовых отчетах, аудитор обращает внимание на характер производственных затрат:

- расходы,  связанные с производственной  деятельностью следует отражать  на счетах учета затрат (Д 20, 23, 25, 26 К 71);

- расходы  непроизводственного назначения  списываются за счет собственных  средств организации (Д 91 К 71)

- расходы  капитального характера (Д 08 К  71) и расходы, связанные с приобретением  материально-производственных запасов,  включаются в покупную стоимость  (Д 10, 15, 16 К 71).

15. Проверяя  авансовые отчеты по командировкам,  необходимо установить наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии, первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем организации.

16. Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными, приложенными к отчету, первичных документов и расчета суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки (по данным отметок о прибыли и убытки в командировочном удостоверении), размера суточных в пределах установленных норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяется по данным приложенных проездных документов. Расходы по проезду командировочного работника в мягком вагоне, в каютах на судах морского транспорта, в каютах I и II категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса должны быть оформлены распоряжением руководителя об оплате.

17. Целесообразность  оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливается на основе подтверждающих документов. При этом определяется производительный характер расходов и правомерность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации.

18. Проверка  отражения в учете расчетов  с подотчетными лицами проводится  прослеживание записей корреспондирующих  счетов в авансовых отчетов  и регистре по счету 71.

19. Выявление  при проверке несоответствия  и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определения влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов.

    Кроме составленной программы проведения проверки, аудитору необходимо выяснить:

- отраслевые  особенности организации;

- организационное  устройство организации;

- производственные  связи (поставщики, подрядчики);

- финансовые  связи (вложения в уставные  капиталы других организаций);

- юридические  обязательства (судебные разбирательства, акты налоговой инспекции, внебюджетных фондов).

    Аудиторская проверка всегда ограничена определенным сроком, в среднем две недели. В связи с этим, важное значение приобретает выработка стратегии  проверки с учетом индивидуальных особенностей каждого экономического субъекта. 

    3.4. Аудиторская проверка расчетов  с подотчетными лицами и выявленные  в ходе аудита ошибки 

    Приступая к проверки расчетов с подотчетными лицами в ПО «Хлебокомбинат Тевризский», в первую очередь необходимо проверить соответствие лиц, получающие наличные денежные средства из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем организации (Приложение 8), затем проверяется наличие данных подотчетных лиц в штате организации путем сверки списка лиц со штатным списком расходов организации.

    Следующим этапом является проверка наличия приказов о направлении работника в  командировку (Приложение 3), здесь необходимо обратить внимание на размеры, цели предоставленных авансов и сроки командировки. Данный приказ в обязательном порядке сверяется с заявлением работника, т.к. заявление является необходимым условием поездки в командировку.

    Наличные  денежные средства выдаются на основании  расходного кассового ордера (Приложение 6), значит необходимо проверить полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, кому выдан аванс, в каком размере, и что послужило основанием для выдачи аванса, паспортные данные работника, наличие печати, дату составления, подписи должностных лиц и подотчетного лица.

    Направляя работника в командировку, ему  выдается командировочное удостоверение, где указывается, куда командирован человек, сроки командировки, данные паспорта командируемого, а также, в  обязательном порядке, отметки о  прибытии в пункт назначения и  выбытия из них. Данные командированного удостоверения сверяются с приказом руководителя.

    Если  командируемый работник, будучи в  командировке, заказывал телефонные переговоры со своей организацией, то необходимо установить наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации.

    Согласно  порядка ведения кассовых операций лица, получившие деньги под отчет, обязаны, не позднее трех рабочих  дней по истечении срока на который  они выданы, предъявить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованный суммах (Приложение 5).

    В авансовом отчете обязательно указывается  назначения данного аванса, суммы выданных и израсходованных денежных средств. Назначение платежа, т.е. кому и за что, на какие цели были истрачены выданные средства с обязательным указанием дат. По этому участку осуществляется проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они выданы, полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовому отчету, норме суточных (суточные сверх норм включаются в доход работника и подлежат обложению налогом на доходы с физических лиц), правильность определения сроков командировки, расходы по проезду к месту командировки и обратно. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации.

    Возврат неизрасходованных подотчетных сумм осуществляется на основании приходного кассового ордера (Приложение 7), где в обязательном порядке проверяется основание и сумма, корреспонденция счетов и другие реквизиты.

    В случае если подотчетное лицо приобрело материальные ценности в розничной торговой сети, в этом случае необходимо проверить товарный и кассовый чек, а также правильность учета НДС, в этом случае данный налог к зачету у организации-покупателя не принимается и расчетным путем не выделяется. При приобретении товаров подотчетным лицом на предприятиях оптовой торговли, необходимо проверить квитанции приходного кассового ордера, товарные документы и счет-фактуру, соответствующим образом оформленные, проверяется выделение во всех документах отдельной строкой суммы НДС. Затем осуществляется проверка оприходованных данных ценностей. Проверка соблюдения лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках проверки кассовых операций.

    Деньги, выданные в подотчет на приобретение ГСМ необходимо проверить на наличие документов, подтверждающих факт их приобретения здесь же в общем порядке обратить внимание на количество приобретенного топлива, на стоимость 1 литра топлива, также проверяется правильность выделения НДС.

    Далее осуществляется проверка журнала-ордера №7, где по каждому подотчетному лицу имеется отдельная строка с соответствующими записями, следовательно, при проверки данного документа с ним необходимо сопоставить авансовые отчеты.