Использование служебного автомобиля во время командировки

    Работник может выехать в командировку на служебном автомобиле.

    Документальным  подтверждением произведенных расходов, связанных с эксплуатацией и  обслуживанием производственных расходов, связанных с эксплуатацией и  обслуживанием служебного автомобиля, являются:

    - путевые листы, которые выдаются  водителям служебного автотранспорта  и являются первичными документами  по учету работы автотранспорта;

    - чеки ККМ на приобретение ГСМ;

    - чеки ККМ или квитанции установленного  образца за стоянку автомобиля  и др.

    С 2002 года расходы на содержание служебного автомобиля учитываются в состав прочих расходов, связанные с производством и (или) реализацией.

Командировки  в страны дальнего зарубежья

       Для ведения переговоров, заключения контрактов, приемки приобретаемого имущества и в иных целях представители российских компаний часто выезжают в зарубежные командировки. Данные обстоятельства приводят к тому, что бухгалтерия организаций постоянно сталкиваются с различного рода трудностями при отражении подобных операций в учете. К числу таких проблем можно отнести порядок оформления выезда за рубеж, правильность отнесения затрат на командировки для целей налогообложения и т.п.

        Следует отметить, что под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы Российской Федерации, в том числе и в страны СНГ.

      Обычно на командированного сотрудника организация должна оформить командировочное удостоверение. Однако если он направляется в страну дальнего зарубежья, то достаточно одного приказа. При этом даты отъезда в командировку и возвращения из нее будут определяться по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Если же вы направляете своих сотрудников в страны СНГ, рекомендуется оформить командировочное удостоверение. Это нужно для того, чтобы избежать недоразумений с налоговыми органами.

        Направляя сотрудника в командировку за границу, предприятие выдает ему аванс в иностранной валюте. [18]      

        В случае отсутствия на счете предприятия необходимого количества валюты предприятие может приобрести иностранную валюту через уполномоченный банк. 

      В обоснование снятия, покупки валюты или приобретения чека необходимо представить в банк:

- заявку  по установленной форме в двух  экземплярах;

- приказ  о направлении работника в  служебную командировку за границу с указанием страны, города, цели и срока командировки;

- приказ  об установленной норме суточных  персонально командируемому лицу  или по категориям работников.

       Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше, чем за 10 рабочих дней до выезда.

       Если работнику выдавались рубли для командировки за рубеж, то валютные расходы работника будут отражены по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчета, но расчеты с ним также будут производиться в рублях с учетом выданного рублевого аванса.

       Работнику также возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в места отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа. Если работник выехал в командировку поездом, то ему возмещаются еще и затраты на пользование постельными принадлежностями.

       Командированным заграницу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом – в каюте V группе морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

        При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

- водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

- автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

       Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

- расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

- расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

       Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

       Расходы на пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных, а при их возмещении они не могут быть учтены для целей налогообложения, так же как и затраты по найму автомобиля во время загранкомандировки в случае наличия прямого сообщения с местом командировки.  При командировке за границу, в отличие от командировок по РФ, возмещение расходов по найму жилого помещения без документального подтверждения не предусмотрено.

       В пункте 12 статьи 264 НК РФ определено, что работнику возмещаются расходы на наем помещения (за исключением обслуживания в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами).[4]

        Статьей 168 ТКРФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения.

   К таким расходам можно отнести:

1. расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
2. расходы на получение визы;
3. сборы за услуги аэропортов;
4. комиссионные сборы;
5. расходы по оплате услуг связи;
6. расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
7. другие расходы.

        Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов в организации в соответствии с ТКРФ должны быть:

1.суточные;

2. расходы по найму жилья – в размере фактических затрат или в размере фактических затрат,;

3. расходы на проезд;

4. иные расходы – в размере и порядке, установленных внутренними локальными нормативными актами организации.  

       После возвращения из загранкомандировки сотрудник в обычном порядке должен представить отчет о результатах командировки. Он должен быть составлен в течение 3 дней по возвращении из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Однако в пункте 6.1 Положения ЦБР от 25 июня 1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" сказано, что по окончании служебной командировки за пределы РФ командируемое лицо обязано представить авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ.

        К авансовому отчету обязательно прилагается ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы, также билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки. [15]

        Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета командированного работника. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. После утверждения и обработки авансового отчета завершаются расчеты с работником. Сданная в уполномоченный банк наличная иностранная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.

        Бухгалтерские проводки по отражению затрат по командировкам будут аналогичны российским с особенностью валютного учета.

    1.3. Методика аудиторской проверки  расчетов с подотчетными лицами

    Подготовительная  деятельность, последовательность и  содержание отдельных этапов аудиторской  проверки

    Подготовительная  деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь. [19]

    В результате предварительного ознакомления, аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

    После принятия решения о проведении аудиторской проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник.

    Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур. [18]

    Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

    Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием специальной карточки.

    При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить. [21]

    Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

    1. Соответствие дат и сумм, указанных в документах, относящихся к одной командировке или одному авансовому отчету.

    2. Соответствие предоставленных документов  правилам оформления, установленных  действующими законодательными  актами.

    3. Правильность отнесения проверяемых сумм на бухгалтерские счета.

    Типичные  нарушения при осуществлении

      расчетов с подотчетными лицами

    Основные  нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом: