Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

    При этом по дебету счета 71 фиксируются  полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 “Касса” (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же - направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием). [8]

    При имеющихся на счету 71 операциях с  валютой его сальдо на конец периода  подлежит переоценке на последний календарный  день в отчетном периоде.

    Таким образом, может возникнуть курсовая разница - разница между рублевой оценкой имущества, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу, котируемому ЦБРФ на дату пересчета или составления отчетности, и рублевой оценки имущества, исчисленной по курсу ЦБРФ на дату принятия их к бухгалтерскому учету или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Следует отметить, что курсовая разница отражается в первую очередь на том счете, где возникает, то есть по счету 71. [9]

    Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый НДФЛ превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. Также в облагаемый НДФЛ включаются суммы, по которым работник не отчитался втечение установленного срока. По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма облагается НДФЛ на общих основаниях.

    К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу, на соответствие выданного  аванса назначению и утвержденным руководителем. Бухгалтер в процессе обработки  авансового отчета проставляет на оправдательных документах и на отчете бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств. [10]

    Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». [14]

    Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

    С 1 января 2002 года при учете командировочных  расходов для целей налогообложения  прибыли необходимо учитывать требования пункта 1 статьи 252 НК РФ. Согласно этим требованиям, в целях обложения  налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при соблюдении следующих трех условий:

    - расходы должны быть обоснованными.  Под обоснованными расходами  понимаются экономически оправданные  затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

    - расходы должны быть документально  подтверждены. Под документально  подтвержденными расходами понимаются  затраты, подтвержденные документами,  оформленными в соответствии  с законодательством Российской  Федерации;

    - расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. [11]

    Расходы признаются таковыми в том налоговом  периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической  оплаты). При этом датой осуществления  командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета командировочного работника. Признание даты осуществления таких расходов необходимо, чтобы правильно определять, в каком отчетном (налоговом) периоде налогоплательщикам должны принимать для целей налогообложения расходы на командировки.

    Командировочные расходы включаются в затраты  предприятия, принимаемые для целей  налогообложения, только при условии  их связи с производственным процессом  предприятия. [13]

    Аналитическими  регистрами налогового учета в этом будут являться карточки или журналы-ордера по налоговым счетам за отчетный (налоговый) период, если они будут содержать реквизиты, перечисленные в статье 313 НК РФ. [12]

    Услуги  по перевозке пассажиров городским  пассажирским транспортом общего пользования (за исключением такси, в том числе маршрутного) НДС не облагаются. Со стоимости проезда работника пригородным морским, речным, железнодорожным или автомобильным пассажирским транспортом общего пользования НДС расчетным путем не выделяется и к вычету не принимается. [15]

    Таким образом, оплата стоимости проезда  транспортом городского и пригородного сообщения общего пользования к  месту командировки и обратно  учитывается в бухгалтерском  учете в сумме фактически произведенных  расходов.

    Исключение  составляет в обоих случаях такси, в том числе маршрутное. Эти услуги облагаются НДС в общем порядке, однако вычеты такого НДС возможен только при документальном подтверждении оплаты данных услуг.

    Суммы НДС по командировочным расходам принимаются к вычету в том случае, если в счет - фактуре выделен НДС отдельной строкой.

    Предприятие или организация как налоговый  агент производит исчисление выплаченных  доходов работникам, нарастающим  итогом с начала налогового периода (календарного года). И по итогам каждого  месяца применительно ко всем доходам налоговый агент обязан удержать налог из начисленных налогоплательщику доходов, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога. При получении доходов в денежной форме датой фактического получения дохода является день выплаты дохода.

    Датой фактического получения дохода является день утверждения авансового отчета работника. Таким образом, бухгалтерская  проводка по начислению налога на доходы должна иметь дату, аналогичную дате утверждения авансового отчета.

    Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

    - расходы по проезду;

    - расходы по найму жилого помещения;

    - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

    - иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя.

    Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

    Срочный трудовой договор заключается:

    - на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;

    - на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;

    - для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);

    - с лицами, направляемыми на работу за границу;

    - для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;

    - с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;

    - с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;

    - для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника;

    - в случаях избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в политических партиях и других общественных объединениях;

    - с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы;

    - с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы;

    - в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами. [17]

    По  соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться:

    - с лицами, поступающими на работу к работодателям - субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания - 20 человек);

    - с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, разрешена работа исключительно временного характера;

    - с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

    - для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

    - с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

    - с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

    с руководителями, заместителями руководителей  и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;

    - с лицами, обучающимися по очной форме обучения;

    - с лицами, поступающими на работу по совместительству;

    - в других случаях. [18]

    Производство  работ вахтовым методом

    Вахтой  считается общий период, включающий время выполнения работ на объекте  и время междусменного отдыха.

    Продолжительность вахты не должна превышать одного месяца. В исключительных случаях на отдельных объектах продолжительность вахты может быть увеличена работодателем до трех месяцев с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

    Гарантии  и компенсации работникам, направляемым работодателем для повышения квалификации

    При направлении работодателем работника  для повышения квалификации с  отрывом от работы за ним сохраняются  место работы (должность) и средняя  заработная плата по основному месту  работы. Работникам, направляемым для  повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки. [20]