Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

    - обеспечение контроля над наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых результатов;

    - своевременное предупреждение негативных  явлений в хозяйственно-финансовой  деятельности, выявление и мобилизация  внутрихозяйственных резервов.

    Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основании натуральных измерений в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения посредством двойной записи на взаимосвязанных счетах, включенных в Рабочий план счетов, разработанный на основе «Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций», утвержденного приказом МФ РФ от 31.10.00г. № 94. Рабочий план счетов бухгалтерского учета содержит полный перечень синтетических и аналитических счетов, а также субсчета.

    Бухгалтерский учёт ведётся по автоматизированной форме только в отношении заработной платы с помощью бухгалтерской программы 1С: зарплата и кадры, остальные объекты учета ведутся вручную.

    Бухгалтерская отчетность организации составляется за отчетный период (месяц, квартал, год) с учетом обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс. Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря 2007 года включительно. Формирование бухгалтерской отчетности производится в порядке установленном Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99.

    При организации плана документации используются типовые формы первичных учётных документов, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов для внутренней бухгалтерской отчетности, приведены в Приложениях к Положению Учетная политика ПО «Хлебокомбинат Тевризский».

    Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения  в бухгалтерском учете производятся в соответствии с Графиком документооборота, который составлен в соответствии с требованиями Положения «О документах и документообороте» в бухгалтерском учете. График документооборота утверждается главным бухгалтером, в котором определён круг лиц, ответственных за оформление документов, указывается порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

    Таким образом, бухгалтерский учет в организации  ведется в общеустановленном  порядке.

2.3. Документальное оформление и учет командировочных

и административно-хозяйственных  расходов 

    Рабочий план счетов ПО «Хлебокомбинат Тевризский» соответствует плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности принятому 31.10.2000 № 94н.

    ПО  «Хлебокомбинат Тевризский» в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности, осуществляет расчеты с подотчетными лицами в общеустановленном порядке. Вся документация по учету хранится в бухгалтерии хозяйства.

    Все операции по расчетам с подотчетными лицами осуществляет заместитель главного бухгалтера.

    В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» данные расчеты учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    По  дебету данного счета заместитель  главного бухгалтера записывает суммы  возмещенного перехода и выданные под  отчет денежные средства, по кредиту  – использованные суммы на основании  утвержденных авансовых отчетов.

    В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» наличные денежные средства выдаются на приобретение ГСМ, запасных частей и командировочные расходы на основании расходных кассовых ордеров, подписанных руководителем организации и главным бухгалтером, они заверяются штампом «Оплачено». Прием (остаток) наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, подписанным также главным бухгалтером и руководителем организации. В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному ордеру, которая вручается лицу, внесшему деньги, заверяются штампом «Получено».

    Среди расходов, связанных с подотчетными лицами, наибольший удельный вес в  ПО «Хлебокомбинат Тевризский» занимают командировочные расходы.

    Для отражения расчетов с командированными работниками ПО «Хлебокомбинат Тевризский» применяет такие документы, как:

- Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку;

- командировочное  удостоверение;

- служебное  задание для направления в  командировку;

- авансовый отчет.

    В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» также имеется список лиц (Приложение 2), которым разрешено получение наличных денег из кассы, утвержденный приказом руководителя.

    Перед тем, как направить работника  в командировку в отделе кадров организации  составляется приказ на имя работника о его направлении в командировку, данный приказ подписывает руководитель организации. Так, приказ о направлении работника в командировку был выдан на имя Бояренко Татьяны Васильевны (экономист). Место назначение г. Омск Облпотребсоюз (адрес: Баррикадная, 20). Срок командировки три календарных дня с 19 февраля 2008г. по 21 февраля 2008г. с целью – на семинара по учету и налогообложению потребительских обществ. Командировка за счет средств ПО «Хлебокомбинат». (Приложение 3)

    Далее работнику выдается служебное задание, в котором указано, что необходимо сделать в командировке. После выдачи задания работнику выписывается командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение выдается работнику, направленному в командировку, в нем проставляется, куда отправляется командируемый сотрудник организации, цель командировки, количество дней командировки, паспортные данные работника, направленного в командировку. В обязательном порядке в командировочное удостоверение должны быть внесены данные о выбытии и прибытии в место командировки.

    Так, ПО «Хлебокомбинат Тевризский» выдал командировочное удостоверение водителю Гордееву Сергею Ивановичу. Цель командировки закупка хозяйственных товаров. Командировался 09.10.2006 г. из р.п. Тевриз в г. Тара на один день. Все отметки о прибытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы проставлены. (Приложение 4)

    Перед тем как отправиться в командировку водителю Гордееву С.И. был выдан из кассы на основании расходного кассового ордера (Приложение 5) аванс в размере 1100,00 руб. на командировочные расходы. Гордеевым было израсходовано 1088,80 руб., в т.ч. 788,80 руб. было израсходовано на бензин, а 300,00 руб. составили суточные. Остаток в размере 11,20 руб. был внесен в кассу. На что 13.10.2007 г. был составлен приходный кассовый ордер. (Приложение 6)

    После возвращения из командировки работник обязан втечение трех дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В авансовом отчете (Приложение 7) отражаются данные по подотчетному лицу (Ф.И.О., должность), назначение выданного аванса, корреспонденция счетов. Кроме этого, в обязательном порядке записываются суммы выданного аванса, количество израсходованных наличных денежных средств, остаток средств, либо их перерасход. Указываются документы, на основании которых производился расход денежных средств.

    В бухгалтерском учете ПО «Хлебокомбинат Тевризский» бухгалтером сделаны следующие записи:

    Д^т 71   К^т 50      ∑ = 1100,00

    Д^т 20   К^т 71.1   ∑ = 1088,80

    Д^т 50   К^т 71      ∑ = 11,20

    Основным  регистром для операций по движению подотчетных сумм расчетов с подотчетными лицами в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» является журнал – ордер № 7-АПК. Этот журнал сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    В журнале – ордере сочитаются как  синтетический, так и аналитический  учет с линейной формой записи. Это  означает, что каждой выданной под  отчет сумме в журнале –  ордере, как правило, отводится одна строка (линейка), и по мере представления авансового отчета или возврата в кассу неиспользованных денежных средств, получения денег, погашение перерасхода записи по этим операциям производятся по этой же строке.

    Журнал-ордер № 7 – АПК печатается с вкладными листами, поэтому он должен быть использован для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала, полугодия или года независимо от количества подотчетных лиц.

    При открытии журнала-ордера № 7 – АПК  по каждому подотчетному лицу указывают сумму переходящей задолженности с прошлого месяца и дату ее возникновения. В следующих графах указывают суммы и даты, выданных под отчет денежных средств, затем суммы возмещения перехода по сравнению с выданными авансом или дополнительных выдач при длительной командировке. Суммы по этому разделу выверяют при обработке отчетов кассиров. Данный раздел журнала-ордера, по существу, является Д^т 71. В следующем разделе журнала-ордера, представляющим кредитовую часть счета 71, отражают суммы возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм, произведенных платежей и расходов за счет подотчетных сумм. В каждом конкретном случае указывают дату, номер авансового отчета и сумму. Суммы платежей отражают как в целом, так и по графам – корреспондирующим счетам. Записи возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм производят на основе документов по кассе и расчетно-платежных ведомостей. Израсходованные суммы записывают на основании принятых авансовых отчетов с приложенными документами. (Приложение 8)

    Расходы по командировкам формируют расходы  по обычным видам деятельности. В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» налоговому вычету при исчислении налога на прибыль подлежат расходы на проезд к месту командировки и обратно, на прочие и иные расходы, а так же суточные в пределах норм, установленных Правительством РФ (100 руб.), сверх норм списываются за счет собственных средств. Налоговый учет в организации не ведется, поэтому в целях совершенствования учета предлагается внедрить регистры налогового учета для отражения командировочных расходов. 

    2.4. Пути совершенствования учета в ПО «Хлебокомбинат Тевризский» 

    Все необходимые операции с подотчетными лицами выполняются в автоматизированном режиме, что упрощает работу, а так  же затрачивается меньше времени по учету данных операций.

    В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» необходимо разработать регистры для учета командировочных расходов (суточных).

    Кроме этого можно счет 71 вести в  разрезе нескольких видов субсчетов:

71.1 «Виды  подотчетных операций»;

71.2 «Подотчетные лица и суммы»;

71.3 «Командировочные  расходы» и т.д.

    В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» для учета работников, прибывающих и выбывающих в командировки можно ввести журнал учета работников. Данный журнал мог бы быть полезен бухгалтеру с точки зрения внутреннего самоконтроля. По журналу можно отслеживать, как работники отчитываются по авансам.

    В данном журнале целесообразно добавить графы «Пункт, предприятие назначения»  и «Цель командировки», чтобы  следить за производственным характером поездки и придать журналу большую информационную нагрузку.

    В плане аудита расчетов с подотчетными лицами целесообразно сверять кредитовые обороты по счету 71 в журнале –  ордере №7-АПК со счетами 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» (с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по ОПР и ОХР); по счету 19 – с данными ведомостей №32-АПК; по другим счетам – с данными соответствующих листов – расшифровок по дебету счетов, либо журналом – ордером №10 и ведомости №46-АПК по материальным счетам.

    В ПО «Хлебокомбинат Тевризский» в  программе 1: С бухгалтерия использует расчеты только по заработной плате, поэтому необходимо автоматизировать все участки расчетов. Благодаря автоматизации произойдет улучшение и ускорение в работе бухгалтерии. Тем самым бухгалтер сможет сэкономить рабочее время.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ